M3初参加しての備忘録と反省①事前準備編
まずは４/28のM3参加、新アルバム発売は無事に終える事ができました！運営の皆さま、ご来場いただいた皆様、そしてスタッフを手伝ってくれた大金ちゃん、ありがとうございました(*^-^*)
今回M3に初参加してみて、準備段階から沢山勉強になった事があったので、次回に生かす意味でも記録しておきたいと思います！
1．申し込み編
一般客としては参加したことのあるこのイベントに出展してみようと思ったのは昨年の事。周りの出展者として既に常連になっている仲間にそれとなく話してみたところ、M3春の申し込みは年末年始あたりになるから気を付けないとうっかり見逃す事があると聞いた。これはまず有益な情報だった。
それからはこまめにM3の公式をチェックして、まず無事に参加費の振り込みをするところまで完了。
ただし、申し込みはここでは終らないのだ。これに加えて「サークルカット」というパンフレットに掲載するアイコンみたいなのを提出しないと、せっかく申し込んでもほぼ審査落ちしてしまうらしい。これの提出期限が1/4だったと思う。年始早々だから確かに、うっかりしていると大変だと思いつつ、年末はなんやかんやでライブが立て続けに入っていて、大晦日もライブだった。なので年始すぐにこれを対応しようと考えていた。
が、しかし大晦日のライブから帰って元旦、異変が起きた。すごい熱がある。これは年末までのどっかで何かもらっちまったか。そう思って手元の検査キットで検査した限りでは。。。生まれて初めてのインフルだった！！
まじかよ。。。これでは帰省などできないので帰省は諦めたが、幸いにも軽くは済んだ。こういう事もあるから早めに対応する必要があるのだと思いつつ、発熱の最中、何とかサークルカットを提出。まだ彩芸術工房のロゴが出来る前だったので、アー写なんかを使って適当に作成して提出した。
後日、当選の連絡が来てほっとする。まずこれで申し込みが完了となった。この時点で次作のリリース日は４/28に決定となった。
２．準備編（作品以外）
2-1 販促物
ところで、彩芸術工房の構成員は正式にはまだ私一人だ。何となく、こういうイベントに参加するなら彩葉永華じゃなくてサークル名にしたかった。それと以前から「彩芸術工房」という総合芸術工房にはいずれするつもりでいた。ならばこのタイミングでそう名乗ってしまおう。そう名乗るからには何かしらロゴが欲しくなった。自分で作ってもよかったが、後からそうそう作り直せないことを考えてここはプロのデザイナーの方に依頼した。数日後、自分では作れなかったであろう素敵なロゴが仕上がって来て、早速これを販促物に使うことにした。
M3に向けて準備した物理的な販促物は、テーブルクロス、ロゴシール、ポスター、フライヤーの４点。
まずテーブルクロス。これはあってもなくてもどちらでも良いが、見栄えの面でもスペースをしっかり区切る面でも絶対にあった方がいい。柄については派手にして売り場を目立たせるという考えがある一方で、あまりテーブルクロスが目立つと作品が目立たなくなるから無地の方が良いという考え方もある。ロゴデザインをいれるくらいならそこまで派手すぎず、またロゴの印象で覚えてもらえることも期待できるので、ロゴデザインと、彩葉永華のローマ字読みの名前のみ入れる事にした。漢字だと読み方が難しいのでｗこれは4/22に到着した。実際に広げてみて、配置シュミレーションをする時間的余裕があったのがよかった。ちなみにＭ３ではテーブルクロスの防炎加工は必須ではないが、イベントによっては防炎加工が必須の場合もあることを考えて防炎加工で発注した。
次にロゴシール。これは自分のスペースに立ち寄ってくれた方向けに無料配布する。５センチ角くらいのを作った。名刺代わりな感じだ。それからポスターもあった方が目立ちやすいと思ってポスターも作成。フライヤは正直どれくらいの枚数を用意したらよいかわからないので、自宅のプリンターで手印刷した。
2-2 webページ、コンテンツ
準備物の中でどうしても優先順位の最上位に来るのは当日売るべき作品になる。これが当日展開できないとお話にならない。だが、特に無名のサークルにとってはwebページ、コンテンツが作品と同じくらい重要な準備物となる。売るべき作品と物理的販促物とを作るのに平行して、出遅れはしたもののこちらも一週間前から着手する事が出来た。完璧にするまでは至らなかったにしても、これがおろそかになると当日知ってもらってから次に繋げるのが難しくなってしまうし、何より事前に認知してもらう事がとても重要になるのでやれるだけはやった方がいい。
まず着手したのは通販のテコ入れ。コロナ禍が始まった時に通販を開設したのだが、ここのところあまり活用出来ていなかったのでこれを機に。というよりも、ある理由でリニューアルする予定ではあったのがこれを機に、となった。
これまではBASEで通販をしていたが、BASEは発送元の住所を匿名には出来ないので、発送元の住所はCD作成レーベルの事務所の住所を拝借していた。だがこれだと万が一返品などがあった場合、事務所に迷惑をかけてしまうのであまりよろしくないな、と思っていた。そこで匿名配送の使えるBOOTHへの移行を行った。BOOTHに移行してみて分かったのは、今更だが本気でクリエイター向けの通販だな、という事。M3含めたイベント情報が豊富に掲載されているし、音源作品は試聴音源を置けたり何かと至れり尽くせり。ここに、当日展開する予定の彩りドロップス、散る花と硝子細工、柘榴の春の３点を掲載。彩りドロップスと散る花と硝子細工の試聴音源を載せるところまでは作業できた。そして、彩りドロップスの購入特典小説（期間限定）も無料ＤＬ出来るようにした。
次に公式webページ。こちらは通販テコ入れを優先した結果、必要最低限の更新となってしまったが、各種ＳＮＳには飛べるようにしてあるので、そこから飛んでいただける事を期待する事にした。
そして試聴コンテンツ。BOOTHに掲載はしたとはいえ、BOOTHはアカウントが必要なのでより万人に聴いてもらえる様にするならyoutubeには載せるべきだ。そうなると動画にはする必要があるので、申し訳程度の動画を作り、youtubeにも掲載。そこで、M3からの案内冊子を読んでいると、「M3友の会」なるものを発見。ここに自サークルのバナーだとかお知らせだとか載せられるらしい。ならば載せない手はないだろう。まずはイラレを起動してバナーを作り、バナーとその先のリンクとしてyoutubeを載せた。バナーがどうしてか小さく掲載されてしまったが、この作業までたどり着いたのが前日なのでもう四の五の言っていられない。とりあえず載せた事に意味があるのだ。次回はもっと早くここに告知を出せるようにしたい。
2-3 実際に用意したもの達
では、実際には全部で何を用意したのかを箇条書きにまとめてみる
１．商品
・新作アルバム「彩りドロップス」
・前作アルバム「散る花と硝子細工」
・前々作ミニアルバム「柘榴の春「
・アクリルスタンド
・シール
・ポストカード
・特典小説の見本
２．販促物
・Ａ２ポスター
・ロゴシール
・テーブルクロス
・フライヤー
・試聴用ＣＤ
３．売り場用品
・おつり（重要）
・ポスタースタンド
・試聴コーナーＣＤ用のプレイヤー（電池駆動）
・試聴用ヘッドフォン２つ
・自分の売り場試聴用ipad
・手提げ金庫（レジ）
・サークルスペース表示
・名札
・作品を立てるスタンドなど
・養生テープ
・本日のお品書き
・手書きPOP
・領収書（稀に物販で下さいって言われる）
・筆記用具
・帳簿
・モバイルバッテリー
持ち込んだものとしてはこんなとこ。ほぼ過不足はなかったとして、ポスタースタンドを今回ケチってipad床置きスタンドとスカートハンガーで自作したのが高さ不十分だった。次回はポスタースタンドケチらず行きましょうっと。
2-4 配送搬入と前日搬入
３月下旬に届いたM3出展者向けの冊子を熟読していると、（初めてだからもう本当色々怖い）事前搬入が出来る事が分かった。正直CDが売れるかの次に搬入が心配だったので、これは助かった。宅配便による配送搬入と、前日持ち込み搬入とがある。
とにかく、まず商品をどのくらいの規模で持ち込んだら良いのかが何度か経験しないと読めない。有名サークルの販売数は今の彩芸術工房には参考にならないにしても、場所が良かったり売り場が目立ったりという要因でもかなり売れる事があるようだし、来場者数も過去一だろうとされている。そこで仮に５０枚売るとした場合、何分に１枚売れる必要があるのかを算出した。イベント時間は10：00～15：30の約5時間半。そうなると、およそ18分に1枚のペースで売れる必要がある。よもやまさか行列の出来るサークルじゃあるまいし、（はよそうなりたい）多くても50、いや40くらいでいいかなという結論に至った。とか言いながら、新作のみならず、前作と前々作も持っていく事にしたので、トータル90枚となった。
この時点では当日使用したキャリーケースを持っていなかった事もあり、まず前作と前々作の合計50枚のみ宅配で配送した。のちにキャリーケースを手に入れた事により、宅配する必要が無かったと判明したが、宅配できる期間が決まっているのだから仕方なかった。これも宅配の対応が現地でどうなるか知るための勉強代だと思う事にした。
そして前日搬入。搬出にも宅配は使えるが、手続きが慌ただしくなりそうだし宅配の送料を考えると、それを払うよりも今後も使える大きいキャリーケースを発注した方がいいな、と思って飛行機に乗らないなら
一週間から１０日旅行できるキャリーケースを手に入れた。軽量で片面開きなのでＣＤ50枚梱包した箱が丸々２箱入るのが有難い。当日は、サークル入場から会場オープンまでは１時間。入場にどれだけ時間がかかるのか、ＣＤ試聴コーナーでの手続きもあるし、設営には実際どれくらいの時間を使えるのか。そもそも設営にはどれくらい時間がかかるのか、全て分からないので心配だ。交通費は倍かかるが、そんなに心配
しながら当日を迎えるよりも前日搬入してしまった方がいいだろう。ちなみに前日搬入が出来る時間帯は決まっていて、12時から14時の2時間だった。この時間なら相当飲んで夜更かししない限りは寝坊することもないだろう。それ以前の時間帯は会場設営で、設営ボランティアも募集しているらしかった。そちらは手伝う余裕がなく申し訳なかったけど。
前日の4/27日。早起きが超絶苦手な私だがちゃんと7時半に起きて、布団の中でM3公式やら出展経験者のブログやらを読んで最終チェックしてから、youtube用の動画編集にかかる。そしておつりなど、貴重品に分類され当日搬入になるものを除く全てのものをキャリーケースに詰め、会場に到着したのは13時。総合受付で受付をして、自分のスペースに行く。
前日搬入しているサークルは思ったよりも居なくて、会場がやたら広く見えた（実際広い）CDの業者搬入がちらほら。自分のスペースに着いて設営することおよそ3０分でほぼ設営完了。ポスターがなかなかまっすぐにならなかったのでそこで時間を費やしたのもあるが、どういう構図で配置するかをじっくり考える必要もあった。多分当日搬入だったら慣れてからなら問題ないだろうけど、初めてでは絶対にテンパっていたと思う。そういう意味でも、客観的に見ていくつか改善点に気付いたのでその対応をする点でも、交通費を倍にして前日搬入した意味があった。ちなみに、先日宅配したＣＤは設営中に自分のスペースに持ってきてもらえた。
その帰り路に売り場を改善するべく100均に寄り、売り場用品を補充して帰宅した。余裕を持って準備してきたつもりでも、こうやってやることは思った以上に増えていく。なんだかんだ言って４月中の誘いは前から決まっていたものや自分がスタッフをすることになっているイベント、必要な打合せや仕事関係以外は全て断り、制作と準備の為に時間と労力を全振りした。
帰宅してからはyoutubeの動画を上げ、M3友の会へ投稿し、そしてSNSやブログにご案内を出す。最後まで少しでも見てもらう努力をしなければ。そこで結構大事なものを用意し忘れていることに気付いた。名札だ。M3公式ページにて、公式グッズの中に名札があるのを見て思い出した。そうだよな、これがないとその辺歩いてて誰だかわからないよな。綺麗に印刷したものを作る余裕はなかったので、とりあえず弟が大学院の学会で使って余っていたネームホルダーに、厚紙を切って手書きしたものを差し込んで即席で作成した。ないよりはよいかと。
そして早めに寝て明日に備える。寝る前に当日の持ち物を準備して、早めに就寝した。
さて、次回の記事はいよいよ当日編です。
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