小規模事業者の業務効率化
どーもビジネス仕掛人の近藤です。
このところ、仕掛けたことが機能しだして、ご紹介も多くお見積りやスキーう考案など作業が目白押しです。
著しい結果を伴う「交流会集客術勉強会」を7月から値上げすることになるので、並行してあれやこれやをやっています。
嬉しい悲鳴ですが、まだ収益化には時間がかかります。
良い方向性であるのは間違いないようです。
小規模事業者とは何か？
2014年に中小企業法の法律改正に伴い、「小企業」の定義がされました
小規模事業者の法律上の位置づけについては、
中小企業基本法第2条第5項及び小規模振興基本法第2条第1項に規定されている。
それによれば『「小規模企業者」とは、「おおむね常時使用する従業員の数が20人（商業又はサービス業は5人）以下の事業者」をいう。』と規定されている。また、小規模企業振興基本法では、新たに、常時使用する従業員の数が5人以下の事業者を「小企業者」とすることが規定された。
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H27/h27/shoukibodeta/h27/html/b1_1_1_1.html
385万者の中小企業の約9割、334万者を占める小規模事業者
2014年6月20日に「小規模企業振興基本法（小規模基本法）」及び
「商工会及び商工会議所による小規模事業者の支援に関する法律の一部を改正する法律（小規模支援法）」
1999年に改正された中小企業基本法では、成長発展を基本理念として掲げ、
企業の自主的な努力を促すための経営革新、創業促進、経営基盤強化の取組支援を規定しているところであるが、
小規模基本法では、「成長発展」のみならず、小規模事業者の「事業の持続的発展」を基本原則
「成長発展」は、規模の拡大の概念である。売上げ、利益、従業者数などが伸びるよう支援することを基本理念とするのが中小企業基本法ということである。
これに対し、「事業の持続的発展」は、売上げ、利益、従業者数などの規模の拡大を必ずしも求めず、技術の向上や雇用の維持に努めることも積極的に評価するものである。
小規模事業者の77％が、組織的発展を志向しない「維持・充実型」の事業者である（2014年版中小企業白書第3-1-18図）ことを踏まえると、
今回の小規模基本法の制定により、我が国の中小企業政策は大きく舵を切ったといえる。
また、小規模支援法では、この基本原則に則りつつ、地域に根ざした各地の商工会及び商工会議所が、
小規模事業者の持てる力を最大限引き出し、総力を挙げて販路開拓支援を行う体制を構築の支援を掲げた。
このように、2014年度は国における小規模事業者の振興施策の方向性が大きく転換した年であった。
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H27/h27/shoukibodeta/h27/html/b1_1_1_1.html
20年前に100名を抱える所帯も経験しましたが、現在は小規模事業者としてやっています。
中小企業の9割が小規模事業者として存在しています。
大所帯との違い
多人数になれば自ずと事務方、営業、開発などに人を分けて採用します。
現場の営業や販売員は売上を構築する重要なファクターです。
しかし、それを支える経理や書類整理を行う事務方が必要になります。
裏方の仕事である事務方は大所帯において1人では処理件数が追いつきません。複数で部署にして対応が必要になります。
片や小規模事業者は人を雇うほど余裕がない場合が多く、経営者が自身でやらなくてはいけないことでしょう。
利益が多く資金的に余裕があっても自分でやった方が早くh粗利ができて利益を残せるという理由で雇用しない場合もあります。
経理など書類仕事は納品作業に直接関わりませんが疎かにすると会社が潰れてしまいます。
言われなくてもわかるよという方も多くいるでしょうが、意外にも裏方仕事を疎かにしている方はいます。
裏方仕事が疎かになると、入るべき日に入金がなかったり本来使ってはいけない資金を使ってしまったりすることがあります。
そういった方は大抵が起業から5年以内に倒産の憂き目に遭い、会社を畳んでいます。
頭ではわかっていても、実際に行動が伴わない、そうした経営者は少なからずいるのです。
月に数度の〇〇日
私は、月に数度経理日を決めています。
支払いだけであれば月に1度にまとめてやってしまえば、大概において事足ります。
しかし、お金の流れを把握するには最低でも月に2度から3度のチェックを行うことが望ましいです。
キャッシュフロー計算を見直すことで、事業での急な出費や入金の滞りなどに対応しやすくなります。
必要が出てから慌てても対応業務が間に合わないこともあるので、そうしています。
月に数回の利点として、取引相手にも伝えておくことで経理を合わせやすくなります。
例えば、イベント期間における大福販売においてアルバイトを依頼した時に
その日の終わりに支払うのではなく、イベント終了後何日以内に支払うことを伝えています。
当日払いをしたこともあるのですが、約束していた翌日から来なくなることがあり、当日払いはイベントにおいては雇用継続性に難があると経験したのです。
締め日と支払日を月締めで決める通常の企業と同じでも良いのではと思うかもしれません。
しかしそれは、イベント期間のみで毎月の継続性がない仕事に就く魅力が薄れます。
働いたらすぐにお金がもらえる魅力は、イレギュラーのたまにある仕事において人材確保の優位性をもたらします。
当日払いは、次の日から来なくなるリスクがあり、世間一般と同じ月極の給与形態では雇用チャンスが減ります。
よって、イベント終了から何日以内の支払いが現実的です。
ここで小規模事業者はイベントが終わった後に片付けがあり、事務処理が煩雑に圧し掛かります。
店舗を構えていれば、そのまま置いているだけ良いものも片付けなくてはならず、思わぬところで労力がかかります。
そして給与計算もすぐにやらないといけない、これは大変です。
給与計算は間違えてはいけないものです。
特に、イベントでは何時に出勤して何時に退勤したか、交通費は幾らかかったか、たまに消耗品を建て替え購入してもらう場合もあり、それらの額をきっちり出さないといけません。
反面、働いてくれた人はきっちりと報告ができる人ばかりではありません。
一見簡単に見えることもギリギリになって出してくるのは良くある話です。
一般企業においても締め日直前に書類や精算の領収書を出してくる人はいますよね。
それを普段いない不慣れな人にやられると、想定以上の手間がかかるのです。
これらの対策として、私は経理日があると伝えています。
経理日に処理する為にはいつまでに書類などの提出が必要で、それを過ぎると次の経理日まで処理ができないルールにしています。
いつも待機している経理がいないので当然このような形式になるのですが、言われてから慌てて処理する小規模事業者の方もいるのではないでしょうか？
経理日に限らず、ルーチンワークは日程を決めておくと、人手が足りない小規模事業者は効率化できるようになります。
ちなみに、私は昨日が経理日でした。
本日も入金と支払いがあるので、経理を行いますが昨日までに準備してあったので朝の1時間だけで処理を終えました。
これから銀行ATMに行って振込処理の経理担当者もいらっしゃることでしょう。
ネットバンキングは何かあったら不安だと言う経営者はまだいるので、一般の方に紛れてATMに並んで処理する。。。これだけでかなりの時間を費やしますよね。
経理処理を間違えると相手に迷惑をかけて信用も落とすので、時間がかかってもしっかりやらないといけない業務です。
ではこの業務を間違いがなくいかに効率良くするか、小規模事業者であれば課題の1つと言えるでしょう。
雇用者数の多い中小企業になればさらに処理が増えるので課題も大きくなります。
経理に限らず外せないルーチンワークは処理日を決めて、内外に告知しておくことが良い方法だと思います。
効率化できていない方は、一度で良いので試してみてください。