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Notionのデータベース機能とAirtable

アシカガコウジ | デジタル活用ポッドキャスト

ポッドキャスト「アシカガCAST」第777回の要約記事です。

Notionのデータベース機能は説明が難しい

データベース機能はNotionを語る上で重要な機能ですが、説明が難しいと感じています。ただ表組みを作るだけじゃなくExcelと同じように関数が使えて計算もできるといった紹介もできますが、それだけでは説明不足です。

Notionをノーコード開発ツールと捉えることもできますが、それにはデータベース機能を使いこなすことが必須です。Notionのデータベースは、Airtableやファイルメーカーに近い存在といえば、わかる人には理解しやすい説明だと思います。

データベース機能はAirtableと似ている

Notionのデータベース機能はAirtableと似ています。通常は最初に表形式で表示されるので、表計算／スプレッドシートのように見えますが、一行一行をカード型のレイアウトで表示することもできます。これは見た目だけの話ではなく、一行一行が一レコードとしてデータベースとして扱われているという意味です。

Notionのデータベースの例

例えば、タスク管理を例に考えてみましょう。Notionのデータベースでは、各タスクを一つのレコードとして登録し、表形式だけでなくカード型のカンバンレイアウトでも表示できます。タスクを「未着手／進行中／完了」など進行状況に分けてレイアウトして表示することができるんですね。

同じデータベースをカンバン形式で表示した例

進行状況に合わせてタスクをドラッグ＆ドロップで移動したり、カレンダー形式で表示したりと、視覚的にタスク管理できるのが魅力です。また、カード型のレイアウトで画像を大きく表示して、ビジュアルで探しやすくするといった使い方もできます。

Notionで作った商品データベースをカード型で表示した例

その辺がExcelとかGoogleスプレッドシートとは違うところです。また、Excelのような関数を利用できるはもちろんのこと、複数のデータベースを連携させるリレーション機能も備わっています。

Airtableをひさしぶりに使って再評価

わたしはNotionを使う前からAirtableを使っていたんですが、Notionを使うようになってからはデータベースを使う場合でもNotionを利用していました。

Airtableの方が機能面では優れていると感じつつも、英語表記や日本語での情報の少なさ、無料プランの制限などが少しハードルに感じていたからです。

Airtableのデータベースの例
同じデータベースをカンバン形式で表示した例

ところが最近、Notionのデータベースで頑張ってやっていたことをAirtableで試してみたところ、思いのほかすんなり使いこなせて、Notionよりも使い勝手がいいなと感じました。

Airtableを使いこなせた理由のひとつは、わからないことはAIに質問してすぐに解決できたからです。分からないことがあれば対話型AIに質問することで、Formulaと呼ばれるAirtableの関数の書き方なども教えてくれます。とくに今回頼りになったのは、Perplexityでした。

PerplexityにAirtableについて聞いた例1
PerplexityにAirtableについて聞いた例2

AirtableのデータベースもWeb共有できる

Airtableで作ったデータベースは、Notionと同様にWeb共有してWebブラウザで誰でも見られるように共有することもできます。ただし、レイアウトはそこまでの自由度はありません。わかる人にはAirtableの共有なんだなとわかる見た目になります。

Airtableでのデータベースの共有画面

また、Airtableのデータを利用してWebサイトとして公開する別サービスもあったりします。ノーコードWebサイト制作ツールのStudioは、AirtableやNotionのデータベースと連携し、Webページにデータを表示させることが可能です。

Airtableと連動してWebサイトを作るサービスTable2Site

Airtableには印刷機能もある

Notionは印刷することを全く考えてないと思うんですが、Airtableには印刷機能が用意されています。 たとえば、データベースの各レコードを、指定したレイアウトでプリントアウトできます。

レコードをプリントアウトできる

さらに、印刷レイアウトを自由にカスタマイズできるエクステンションを使うことで、会社のロゴを入れてきっちりレイアウトした納品書を作成することも可能です。ただし、エクステンション（拡張機能）を利用できるのは有料版のユーザーだけなので、わたしは使ったことはありません。

自由にレイアウトできるPage designerというエクステンション

従業員データベースから、社員一人ひとりの名刺を自動レイアウトする、いわゆる差し込み印刷も実現できるはずです。 余談ですが、わたしがかつて勤めていた会社では、当時ファイルメーカーを使って名刺の差し込み印刷用データを作っていました。

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