やることを忘れないために

yusuke araki

私は、よく物忘れをします。思えば、小学校の頃から宿題やら持ってくるべきもの（洗った給食着、上履き、連絡帳、画板、なんやかんや）をこれでもかというくらい忘れていました。

それは大人になっても変わらず、今まで様々な物事を忘れては周りに迷惑ばかりかけてきました。「あ、明日これがあるから、家に帰ったらあれをカバンに入れておこう」と思っては、家に帰ってくる頃にはそれを忘れ、ということの繰り返し。

そんな物忘れさんな私の考えた対策をここに書いてみます。私ほどひどい人もいないでしょうから、他の人にとっては全く無用のメモかもしれませんが。

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さて本題。

まず最初にやるべきことは、自分がどんなときに、どんなシチュエーションで、どんなものを忘れたのか、ということをよくよく考えて自分という人間を理解することが重要です。

最終的に、その一つ一つの出来事に対してそれぞれ対策を考えて実行する、というのがこれから記載する内容になります。

ケース１：後でやろう

これは、私の場合は高確率で忘れます。例えば、明日は夕方から雨らしいから家に帰ったら折り畳み傘をカバンに入れておこうとお昼頃思って、家に帰った頃には記憶の彼方。それから、メールの最後にこの内容を書こうと思って、本文書いてる最中にそれを忘れて送信。

これは比較的解決が簡単です。まず時間がトリガーになる場合には、リマインダーを設定しましょう。家に帰ったら、ということは夜9時にはいろいろ落ち着いているな、と予想して夜9時にアラームがなるようにしておくとか、何かしらのアプリでリマインダーを設定しておけば時間をトリガーにして思い出すことができます。

また「メールの最後にこの内容を書こう」というような、何かがトリガーになるような場合。これは順序を入れ替えられるようなら入れ替えましょう。このメールの場合には、メールの最初に最後の内容を書きましょう。最後の内容を書いてから、前に戻って本文を書いていけば忘れることがありません。

順番が入れ替えられないような場合には、それがないと先に進めないという状況を作りましょう。例えば、メールであれば送信先を消しておいて送信ボタンを押すとエラーが出るようにしておくとか、何か先に進めないストッパーを利用して、ストッパーが思い出すトリガーになるようにしましょう。

ケース２：漏れ

メールに指示が5つあって、そのうちの1つを忘れる。忘れる理由はいくつかあって、単純に見落とす場合、何か難しいものが1つあってそれをやりきったことでの満足感でそれ以降を忘れる、何か報告が必要なものがあってその報告のことだけ考えていたらそれ以降を忘れる、などなど。

こういう場合は、TODOリストを最初に作った方がいいですね、私の場合。指示が5つあるから、

1. 何々
2. 何々
…

といった感じで5つを見やすく並べれると忘れにくくなります。で、終わったものはチェックマークでチェックしていくと確実に実行できます。これで単純に見落とす、というミスを撲滅できます。これは別に何かソフトを使ったりしてもいいですし、すぐに終わるものなら紙に書いて一つずつ終わらせてチェックマークをつければいいでしょう。

ケース３：メモしたのを見るのを忘れる

もう絶望的ですね、メモしたのにそれを見るのを忘れる。これにも理由がいくつかあって、それらを一つ一つ潰していくことで問題を解消できます。

メモが複数あってそれを管理できてない場合。物理的なメモ帳、アプリのメモ、メールボックスの中のスターをつけたもの、社内のタスク管理ツール、顧客とのタスク管理ツール、などなど、いろんな所にメモがあってどれをどのタイミングで見ればいいのかわからなくなっているパターン。これは解決が簡単で、メモを一つに集約するとチェックが簡単になります。

例えば、私はメモアプリの中にTODOというメモを1枚持っていて、そこに現在自分がやらないといけないタスクが全部書いてあります。なのでその1つを見ればどんなタスクがあるかがわかります。メールやチャット、口頭で何かオーダーを受ければ、そのTODOの中に加えます。TODOアプリではなくて、もっと柔軟に自分の思い通りにできる単純なテキストエディターです。そこに以下のように記載してあります。

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TODO
《依頼済》
●XXさん
・Tプロジェクトのほげほげ
・Pプロジェクトの件

●YYさん
・Rプロジェクトの人探し

《自分の》
・Tプロジェクトのふがふが
・（YYさん待ち）Rプロジェクトのほにゃらら
・Lプロジェクト
/・Gプロジェクト

《済》
/・Iプロジェクト
…

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これは一例ですが、こんな感じで自分がわかるようにまとめています。依頼済みのタスクは進行管理をしないといけないので、依頼したことを覚えておくために羅列しておきます。自分のタスクも一覧しておいて、何か待っている場合には（待ち）という文言を先頭においたり、自分のタスクは完了し先方のフィードバックを待っているような場合にはいったん「/」でこちらのタスクが完了している状態を表しています。完全に終わったら済みのところにカットペーストしておしまいです。

あとはこのメモを毎朝見れば、忘れることがなくなります。朝見るのを忘れる、という場合にはリマインダーが設定できるアプリで毎朝リマインダーを設定しましょう。通知が来たら見るようにすれば忘れません。通知が来たときに忙しくて見れずに忘れた、という場合には通知が来たときにリマインダーを再設定しましょう（Slackというアプリだと数時間後にリマインダーを再設定することがすぐにできるので重宝しています）。私の場合は日に何度もこのメモを見たり編集したりするので、もはやこれを見るのを忘れるということはありませんが。

ただ、細かいタスクを全て記載していくと、この1枚のメモ帳を管理するのが非常に難しくなりますね。そういう時にはプロジェクト用のメモを別に用意しましょう。例えば上記したメモ例ではLプロジェクトとだけ記載されたプロジェクトがあります。この一覧用のメモにはプロジェクト名だけ記載しておいてその存在を覚えておけるようにしつつ、別のメモをもう一つ用意して、そこにプロジェクトで発生する細かいタスクを記載していくと細かなタスクも管理できるようになります。

社内・社外で使っているタスク管理にあるタスクも、自分が何かアクションをしないといけないものは全てこのメモ帳に入れて置くと、取りこぼしがなくなります。

ケース４：締め切りを忘れる

何度、忘れたことか。締め切り、とても重要な情報ですね。

これは、小さいものならリマインダー、規模のあるものならカレンダーで管理をすることで忘れるのを防ぐことができます。

まず小さいものの場合、締め切りが発生したタイミングですぐにリマインダーを設定しましょう。で、締め切りギリギリでリマインダーを設定してもそれを対処する時間がないので、締め切りに間に合う程度の時間を設けてリマインダーを設定しましょう。場合によっては1回だけではなく2回、3回とリマインダーの通知がなるようにしておくといいでしょう。その辺りは、過去の経験から自分がどのタイミングで忘れそうかを予想して設定しましょう。

規模のあるものも同じで、カレンダーに締め切り日のイベントを入れて、且つそのイベントに通知の設定をしましょう。自分がどのタイミングで通知が欲しいかをある程度予想して、イベントを作成した時に一緒に通知の設定もしましょう。

私は、ビデオミーティングとかもよく忘れてヒヤリとするので、ビデオミーティングのある日の朝、始まる30分前、始まる5分前、と3回リマインダーを設定したりしています。。もうどんだけ〜、という感じですが。

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最後に

私は、これらのことを実践することで忘れることが減りました。メモするのを後回しにして忘れたり、というのはたまにありますが、とにかく自分を律して、思いついた時に即メモというのを実践すると、多くの場合問題を解消できると思います。

あとは、私にとってはSlackがとても重要なアプリで、リマインダーと再通知の設定がとにかく楽で、これがあるおかげで人間社会でなんとか生きていられる気がしています。

・リマインダーアプリ
・メモアプリ
・カレンダーアプリ

皆さんも使いやすいアプリでNO物忘れデイを。