営業事務の一日 ～事務職はAIに取って代わられるのか？～
営業事務が一体何をしているのか簡単に紹介してみます。
興味ある人いるかな。。？
営業事務と言っても担当しているものによって業務内容がガラっと変わるのであくまで一例となりますが、今回紹介するのは私が仕入先担当営業の営業事務だった頃のものです。事務職なんてAIに取って代わられる業種の筆頭格ですが、形は大きく変われどなくなることはないと感じています。
ではどのように営業事務の業務が変化していくのかこれからお話ししていきたいので、まずは基本的な一日を紹介します。
朝一で片づけたいこと
大量のメールをざっとチェック
前日PCを閉じてから今朝までの間に急ぎの案件が無いかチェック
仕入先との時差が大きいと夜中の間にメールが入ってくるので朝の未読メールが多め
CCに入っているだけのメールでも急ぎフォローしないといけないものがあるので基本メールは全て目を通す
お昼までに受注残のチェック
新規受注で在庫・発注もないものの発注手配、
発注残が在庫になったら受注残へ引当(昔はマニュアルで1件ずつ作業、今は自動化)
発注残に対する仕入先からの回答納期が遅れている場合、営業する受注残を洗い出し営業へアラーム
残りの時間でやること
定例MTG with 担当している営業チーム
営業と営業事務はチームですので営業が今どのような案件を抱えているのかを共有してもらう必要がある。ここで営業の近況を知ることで事前に営業にアドバイスや社内業務視点からの注意点を伝えることができる。ここで突っ込みを入れておかないとあらぬ方向で営業がお客様や仕入先と話を進めていしまう事も多々あるので要注意。
定例MTG with 仕入担当の営業事務全員
営業事務チームの情報共有の場。急ぎのものや大切なものは都度メールで連絡しているが、ここでは各担当で発生した問題やミスを共有し営業事務チームとしての再発防止を図っている。ミス共有については、当人では気づいていない根本的な業務フローの欠点や漏れをチーム内で指摘しあえるので重要な場となる。
定期Report作成 (売上や在庫のReportを仕入先に送付)
仕入先からPOS(Point of sales)report/Inventory reportを要求されることが多い。仕入先によってReportの仕様も様々。頻度も、Daily/Weekly/Monthlyと様々である。
営業からの都度問い合わせへの対応
営業から様々なことで電話だったり、メールで質問を受けるのでその対応。基本的に急ぎだったり、メールだと説明しにくい内容だとTELが来る。でも今はチャットが使えるようになったので急ぎの件でもチャットでやりとりできるよになってめちゃ便利。
営業事務をやると身につくもの
機関システムを使えるようになる(SAPを使ってる会社が多い？)
売上をみたり、在庫をみたり、マスタをみたり、在庫の入出庫をみたり。
物とお金の流れを一致させるために私の会社では全てSAP通して行います。
端末外処理は基本あり得ない。
Excelスキル
仕入先へのReportを作ったり、営業向けのデータ作成をしたりを頻繁に行うのでExcelとはお友達になれます。関数も様々使いますしピボットも良く使います。Wordは全然使わないから私は苦手ｗ
ずうずうしくなるｗ
好き勝手動く営業の手綱を握る必要あるので、こちらから発信していかないと結局自分に影響が出てしまうので、かなりぐいぐいと営業とコミュニケーションをとる必要があります。事務＝受け身なんて営業事務ではあり得ない。営業はお客様、仕入先、社内ととんでもない量のメールをさばきながら打ち合わせをしているので、忙しい人だとメールはスルーされて当たり前だと思っても良いくらい。営業からレスがなければremindするのも仕事を止めないために営業事務の重要な仕事。今はチャットでRemindしても良いよね。
事務職はAIに取って代わられるのか？
現場にいるものとしては、営業の仕事がある限り営業事務の業務全てがAIに奪われることはないと思います。なぜなら能動的な動きや、先読み力、コミュニケーション力も必要になるからです。ただし、定常業務については確実に自動化されると思います。よく言われるマニュアル化できて判断が要らない誰でも出来る業務は自動化できるんです。既に私の会社でも自動化の動きが活発になってきました。
次回は業務が自動化されていくなかでも、活躍する事務職員について
書いてみようと思います。
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