初めて会社員になる君へ#18メール

会社のコミュニケーションツールは圧倒的にメールが多いと思います。実はFAXもまだまだ現役で、FAXで送られてきた表をエクセルに入力するような昭和な力技をやっている会社もまだあると思います。まあ、それは良いとして、メールは便利で必須ですが、極めるのはなかなか難しいのです。

メールと電話を上手に使えるようになりましょう。一人前社会人の第一歩です。

ビジネスメールの何が難しいかというと、気持ちが視覚的に伝わる絵文字やスタンプが使えない事です。あなたのLINEコミュ力がどんなに高くても、ビジネスメールには通用しません。ビジネスメールはすべてを「文字」で伝える必要があるからです。

会社のメールで絵文字が許されるとすれば、深い付き合いがあり、信頼関係があり、対等な立場で、相手が絵文字を不愉快に思わないといった、ごくごく稀な場合だけです。それでも：）や（泣）（笑）くらいが限度でしょう。間違っても得意先や上司に絵文字を使わないようにしましょう。

文字だけで伝えるメールは、電話や会話とも違い、雰囲気が伝わりません。例えば電話であれば「納品を急いでください」と言う時、懇願するような言い方もできれば、命令するように言うこともできます。しかしメールでは読み手がどう捉えるかによって受け取る「強さ」が異なってきます。

ですからメールを書く時は、要件だけでなく、ニュアンスを含める必要があります。理想的なのは「誰が読んでも誤解されないメール」です。これは簡単なようでとても難しいです。

あなたが何の変哲もない連絡メールを出しつもりなのに、メールの相手が「何故か怒っている」という事は新人に起こりがちです。

例えば、よかれと思ってした申し出が相手の業務範囲を侵害していたり、事情を説明したつもりが言い訳と捉えられたり、相手の意見を尊重することを伝えたつもりが丸投げされたと捉えられたりします。

ややこしい！と思うかもしれませんが、それが文字だけのメールの難しさです。

慣れないうちは上司にメール文をチェックしてもらうと良いかもしれません。また心配な場合は、メールする前か後に相手に直接電話して「これこれのメールをしますので確認いただけませんか」と伝えるのも良いでしょう。「メールするのに電話するなんてナンセンス」と思うかもしれませんが、それにはそれで訳があるのです。

いずれにしても、社内外を問わず、メールを出すときは十分に注意です。

今月も残り僅か！入社日が近づいてきました！次のテーマは寮にしょうましょうか。