kintoneの容量上限を超えないための対策とは？

kintoneの容量制限について、知らないうちに上限を超えてしまい、業務に支障をきたすことがあります。
特に、写真や動画など大容量のファイルを扱う企業では注意が必要です。
この記事では、容量がひっ迫したときの対処法をご提案します！

kintoneの容量上限とは？

kintoneでは、容量上限が**「ユーザー数 × 5GB」**と決まっています。
例えば、10人のユーザーがいる場合、最大で50GBまで利用可能です。

この制限を知らずにデータを溜め込んでしまうと、突然「容量不足」に陥ることもあります。

容量制限にどう対処する？

容量が大きいファイルや頻繁に使わないデータを整理することで、効率よく管理が可能です。以下の手順で進めてみましょう。

1. 対象アプリを選定

まず、容量が大きいアプリを特定します。kintoneの管理画面でアプリごとの容量を確認できます。

2. アプリのコピーを作成

整理する対象アプリのコピーを作ります。このとき、プラグインやカスタマイズ設定は外してシンプルな状態にしておくと良いでしょう。

3. 古いデータや不要データを抽出

対象アプリから失注したものや作成日が古いもの、利用頻度が少ないレコードを抽出します。

4. データを移行

抽出したデータをコピーしたアプリに移動します。
このとき、kintoneの標準機能では添付ファイルを一括でダウンロードできないため、RPAやプラグイン等を利用してダウンロードしてください。
他のシステムを利用できない場合は手作業で頑張ってください。

移行したデータはクラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）や社内サーバーに保存しましょう。

5. 元アプリのデータを削除

移行が完了したら、元のアプリから不要なデータを削除します。
これでkintoneの容量が確保できました。

増設か整理か？コストを比較

ただ、これはあくまでも一例です。

ファイルの保管場所を導入する費用とkintoneのディスク容量増設費用を比べたときに増設した方がいいと思うかもしれません。

それぞれのメリット・デメリットを比較し、自社のニーズに合った方法を選びましょう。

また、移行するよりも必要ないデータを見つけ出して削除した方がいいこともあります。
データは貴重な資産なので、削除をする際は慎重行いましょう。

そもそも容量を圧迫させない運用を取り入れよう！

データ整理の手間を省くため、以下の工夫も検討してみてください。

• 不要なファイルを登録しないルールを周知する。

• 定期的に古いデータを見直す時間を設ける。

• 添付ファイルを圧縮するか、別の場所に保存する運用を徹底する。

データ容量管理は避けて通れない道なので、上限に達する前に策を建てておきましょう。