役割の分担

３月も最終週。年明けから取り入れたチーム制が回り始め、同時に課題も見えて来た。整理すれば①チーム内の確実なコミュニケーションと役割分担、②事務作業のルーティン化とアウトソースだ。

コミュニケーションの課題は、出張や現場が増えて報連相が遠隔になったことと、組織の階層が増えて報連相の数が増えたことにどう対処するかだ。
去年のように隣の人にちょっと話しかけるといったコミュニケーションが出来づらくなり始めているので、ちょっとしたすれ違いや勘違いをするとリカバリーに時間も労力もかかるようになった。
まずはそういう現状を意識するところからやっていこうと思う。

チーム内の役割分担については「業務のフローごとにそれぞれの職位で担当する範囲を明文化しよう」と考えていたところ、スタッフ全員とやった1on1面談でも数人が異口同音に「リーダーとアシスタントの役割分担を決めてほしい」と申し出てくれた。成り行きに任せるべきかと迷ってもいたけれど、やっぱりしっかり定義した方がいいみたいだ。
作業マニュアルを作るわけではない事は、自分にもスタッフにも強調しておきたい。AWAでは自分の頭で考え、責任を持ち、チームのメンバーと議論や協力してものをつくる姿勢を大事にしたいから、考える力が育たないような業務フローのマニュアル化には興味がない（そもそも再生の建築設計をマニュアル化するのはほとんど不可能だとも思うのもある）。
矛盾するけどもマニュアル化は便利なもので、独立してスタッフを雇うようになってから、ある基礎的な作業をフォームに入力するだけで完了するようにしてみた。そうすると僕が1〜2年目の頃に徹夜で身につけた作業が1年目の新入社員でも進められるようになり、びっくりするほどプロジェクト進行がスムーズになった。叶うものなら、「なぜこの作業が必要なのか」「本当にこのフォームは過不足がないのか」「アップデートできないか」とスタッフ自ら考えるようになってくれるととても嬉しい。

事務作業は、逆にルーティン化して少しでもリソースを本業に費やせるようにしたい。特に僕は完全にキャパオーバーになっているので、専用の人材を早急に確保することにした。年明けからグズグズしてしまったせいで、他に手が回らなくなり始めている。

ということで、事務所のみんなが安心して仕事に専念できるように各自の役割を明言すること、そのためにまずは自分が抱えているアドミニ業務をアウトソースする事（まさに自分の役割を自覚することだ）を、2nd四半期の目標にしてみたい。