仕事での失敗から学んだ事例　〜作業の進め方と分担〜

今回、社会人時代にした失敗から学んだことについて、記述していきたいと思います。もしよろしければ、お付き合い下さい。

失敗までの道のり

今回、紹介する内容は、社会人6、7年目のことだったと思います。当時、大きなプロジェクトの責任者として従事していました。数年の長い期間だったので、時期によりメンバーの数が2〜3人、6〜7人とメンバーの数に多少のばらつきがありました。
当時、主任だったのですが、仕事については営業して自分で取り、サーバー関連の運用を管理したり、グループ方針、メンバーを各業務へ割り当て等、ほとんど私がやっているような環境でした。

まず、その業務については、定常的な業務ではなく、非定常的な業務内容でした。原子力業界だと、エビデンスを残し、それをダブルチェック、あるいはトリプルチェックがされています。会社によってはチェックする部門もあるくらいです。

1回目位の失敗　ー作業の進め方ー

これは私が悪いのですが、業務をメンバーへ依頼し、その成果物を受け取っても、エビデンスの残し方にばらつきがありました。当然、その内容を確認しないといけないため、チェックに大量の時間を要しました。しかも、紙に内容を色々と書いて、エビデンスを残すというやり方だったので、とにかく時間がかかりました。
その状況を改善するため、途中ではありましたが、作業のやり方、チェックの方法、エビデンスの残し方を誰がやっても同じになるよう、文章にまとめそれをルールとしました。例えば、エビデンスを示す際、補足事項があっても手書きではなく必ずPDF上に記載したり、とにかく管理しやすいよう、電子媒体をベースに誰がやっても同じになるよう、手順書に図を使ったり、記載内容を精査して、そのやり方を徹底することにしました。
この結果、急遽メンバーを増やさないと間に合わない案件があっても、その業務内容の説明が短くなり、かつ成果物、エビデンスの残し方にばらつきがほとんど無くなりました。これ以来、作業を複数人で始める際には、私が詳細な方針書を作って、一度、それで作業を依頼し、メンバーからコメントを貰うようにしました。そして、そのコメントを反映して、方針書を改訂して作業を進めるという形を取るようになりました。これが私の失敗事例から学んだ内容です。

2回目位の失敗　ー作業の分担ー

同じプロジェクトでの話になりますが、計算、チェックの役割は状況によって、私はどちらもやることにしていました。当時、メンバーへ仕事を割り振る際、私は平等であるべきという考え方がありました。そのため、私とメンバーで作業量が同じになるよう、業務を均等に分配していました。
その結果、私だけ半年遅れで作業が完了するという事態に陥りました。当時、前述したように、管理業務もしており、他の業務にも従事していたため、実質夕方の16時位からしか作業できませんでした（私の能力的な問題もあるかもしれませんが）。そのため、時間が足りなくて、私だけ作業が大幅に遅れたのです。
この失敗から、方針の策定とチェックのみに重点を置き、作業をしないことにしました。最初、メンバーから不満が出るのではないかと思いましたが、意外と何もでませんでした。
この失敗から、人により役割が異なるのであるから、無理に仕事量を平等にすべきではないということを学びました。ただし、立場が全く同じ人同士の場合、作業を均等に分けない場合は不満が起こるかもしれませんが・・・

まとめ

今回、過去の失敗から学んだ、作業の進め方と作業分担について簡単に記載させて頂きました。普通、こういった失敗というのはしないものかもしれませんが、最後に、ここまでお読み頂き、ありがとうございました。