小口現金をなくそう
こんにちは！AIトラベルの藤本です。1週間にわたる経費精算の話を書き終えたので、次は小口現金について書いてみたいと思います。ちなみに私は経費精算も好きではないですが、この小口現金もかなり嫌いです。。。
小口現金はなぜあるのか
タイトルが「小口現金をなくそう」なのでなくす方がいいよね、という論調で書くのですが、当然ニーズがあるから小口現金を用意しているという現状があります。
ではどんな時に小口現金を使用するのでしょうか？思いつく限り書き出してみます。
・急な備品の購入
・交際費の支払い
・多額の立替経費（経費精算まで待てない）
・イベント、アンケートなどの謝礼
・切手購入、レターパック購入
・着払いの支払い
・収入印紙の購入
こんなところでしょうか。まだあるかもしれませんがある程度はカバーできてそうです。
小口現金をなぜなくしたいのか
管理がめんどくさい。これに尽きます。入出金があるごとに残高を確認して、四半期・年度末には実査が入ったりと面倒なことだらけです。これで仮に出納帳と現金が合わなかったりしたら…考えただけでも嫌です。
管理工数が高すぎるんです。現金って。
頻繁に出金が発生すると当然銀行に行って現金を下ろして補充するという手間も発生し、いいところありません。
バックオフィスからすると可能な限り止めたい業務トップ3に入るのではないでしょうか？
小口現金をなくすために用途別に考える
なくしたい小口現金…。でも本当になくせるの？
こんなフル活用してるのに…。と戦意喪失する気持ちもよくわかります。
ただ、なくすためには立ち止まるわけにはいきません。まず現状を分析しましょう。先ほど挙げた小口現金の利用例を用途別にくくってみたいと思います。
①立替経費の先払い
・急な備品の購入
・交際費の支払い
・多額の立替経費（経費精算まで待てない）
②その場で現金を渡したい
・イベント、アンケートなどの謝礼
③現金のみ対応（と思われている）
・切手購入
・着払いの支払い
・レターパック購入
・収入印紙の購入
どうですか？
③はともかくとして、①、②はなんか改善できそうな雰囲気でてないでしょうか？当たり前の話ですが、小口現金を使用する原因をなくすことができれば使う必要がなくなります。
では、①～③までどのように改善していくかを検討しましょう。
小口現金代替案を考える
まず①立替経費の先払いです。
これに関しては基本的に小口現金からの支払いを停止します。ただし、これをすべて経費精算に回すと従業員満足度が間違いなく下がりますので、以下のような対策が必要です。
・急な備品の購入
→管理部で一括購買に変更する。
・交際費の支払い
→管理職など頻繁に使う人にコーポレートカードを渡す。
・多額の立替経費（経費精算まで待てない）
→出張経費など、会社請求にできるものは会社請求に変更する。
次に②その場で現金を渡したい、です。
現金を、
その場で渡す、
必要があるのでしょうか？
おそらくないはずです。前から現金で渡しているからという理由はやめましょう。こちらも以下で解決できると思います。
・イベントなどの登壇した際の謝礼
→請求書を発行してもらい、後払いにする
・アンケートなどの謝礼
→Amazonギフトカードなど、現金同等物を渡し、コーポレートカード
で支払いにする
最後に③現金のみ対応（と思われている）を見ていきましょう。
こちらはハードルが高そうですが、郵便系は何とかなります。
まず、切手・着払いに関してです。
まず着払いにかんしては後納に変更しましょう。
宅配便であれば請求書払い、郵便であれば後納手続きにより全て後払い化できます。
詳細は以下のURLを参照ください。https://www.post.japanpost.jp/send/fee/how_to_pay/deferred_pay/index.html
https://b-faq.kuronekoyamato.co.jp/app/answers/detail/a_id/2797
切手購入に関しても、もう切手を貼って送るのはやめましょう！
切手を貼るのではなく、「後納ポストイン」というサービスを利用すれば、切手を貼らずに郵送でき、請求書で後払いされます。
切手を貼る手間もなくなるし小口も減って一石二鳥ですので、こちらに切り替えましょう。
後納ポストインの詳細は以下を参照ください。https://www.post.japanpost.jp/send/fee/how_to_pay/deferred_pay/postin.html
レターパックは実はネットでクレジットカード決済ができます。
小口で払う必要はどこにもありません。コーポレートカードで買いましょう。
https://www.shop.post.japanpost.jp/shop/c/c3023/
ここまでで、郵便系は全て解決することができました。
問題は収入印紙です。こいつばかりは現金で買うしかありません。。
じゃあ、やっぱり小口現金なくならないじゃん！と思うのはまだ早いです。
奥の手の「前渡金」を利用しましょう。
まず、収入印紙を買う人を集約させます。おそらく管理部などのバックオフィスの人が買うことが多いので、その人しか買わないようなフローを作成します。
次に、その担当者に月額いくら使用するか試算してもらい、必要な分だけ前渡金としてお渡しします。そうすれば、小口現金を通さず前渡金で処理できるようになります。
ただし、注意としては4半期前・決算前にいったん返してもらうなどのルールを決めないと、残高として残ると処理がめんどくさくなり、また退職した際に返金するのを忘れるなどのエラーにつながるので注意です。
長くなりましたがいかがでしょうか？
小口現金は少し運用を考えるだけでなくせる可能性があります。
頑張って小口現金を撲滅して、ぜひ現金化不足におびえる日から脱出しましょう！！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？