経費精算の最終段階とは①
こんにちは。AIトラベルの藤本です！今回は経費精算システムを入れた後の改善活動について書いていきたいと思います。
経費精算の第3段階へ行く決意
私が経費精算の第3段階に到達しようと思ったのは、自分が追い込まれたからでした。一人経理として会社に入社したものの、経費精算が終わらない。経費精算が終わらないから月次決算が締まらない。時間を取られるから業務設計する時間がない、いつまでたっても期首残が固まらない。。
それに加え、営業の社員が毎月30万円程度立替しているので、家庭内キャッシュフローが回ってないし、経費申請で4時間程度かけているという現状を知りました。
当時の会社は経費精算がボトルネックとなっており、企業活動の足かせになっていました。
第3段階の特徴
第3段階は最終段階です。ということは当然第2段階の弱点であった営業側の経費申請効率化・承認行為の効率化が図られます。
つまり、経費申請自体をなくす＝立替をなくすという施策が必要になります。これを行うと劇的に経費精算業務が楽になります。私はこれで経費精算業務が20時間から2時間に短縮することに成功しました。では、実際にどうすれば立替がなくなるのでしょうか。
立替経費の内訳を把握する
経費精算された仕訳データをごっそり抜いて、何が経費精算の対象になっているかを把握しましょう。ちなみに私が分析した際は以下の通りでした。
・電車代
・タクシー代
・会食（取引先）
・物品購入
・宿泊代
・出張時のご飯代
・飛行機・新幹線
・ETC
・レンタカー
・印紙代
把握したら、各項目を立替ではなく、あらゆる手段を使って後払い化させていきます。
この話は長くなってしまうので、次回に続きます。
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友人にここにAIトラベルの宣伝入れておいた方がいいよ！って言われたので乗っけておきます！！
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