経費精算の2段階目とは
こんにちは！早くも3回目の更新となりました。AIトラベルの藤本です。前回はExcel経費精算のリスクについて書いていきました。今回は移行すべき次のステージについて書いていきたいと思います。
第2段階目の状態とは
第2段階に進んだ経費精算ではExcelとはおさらばです。なぜならここでは経費精算システムが入っているからです。そのため、第1段階で起きたエラーがかなり解消されます。主に解消されるのはバックオフィス周りのエラーです。エラー解消に伴い、バックオフィスのフローがかなりきれいになります。
第2段階目のいいところ
経費精算システムが入ると一般的に以下のことができるようになります。
・システム上で領収書などエビデンス確認
・オンラインでワークフロー承認なので、ハンコ不要・物理承認不要
・合計が絶対ズレない
・ミスの発見が容易→差し戻しで申請者に入力しなおせる
・会計システムでの二重打ちがなくなる
・支払いまでのフローがスムーズ
すごくないですか？Excelからシステムを入れるだけでこれだけ変わるんです。経費精算システムはものすごい数があるのでいろいろ検討は必要ですが、導入して運用すると世界が変わります。
私も以前、Excelから経費精算システムを導入した時は合計52時間かかっていた経費精算が25時間ほどに短縮させることができました。日本ではローカルな会計システムを使用していたので、導入に3ヶ月ほど時間がかかりましたが、導入した後は感動しました。こんなに変わるのか、と。
第2段階目で変わらないこと
第2段階で変わらないことは3点です。
・経費申請者の工数は変わらない。
・立替しているという事実は変わらない。
・電子帳簿保存法の運用が難しいので、原本保存が必要なケースが多い。
・人数が多くなると、システムを使っても承認行為が大変。
人間、環境に慣れるとどんどん怠惰になっていきます。
システムを入れて25時間程度になっても、25時間はかかるという現実を突きつけられます。前よりいいけど、まだまだきつい。月次決算を考えるともっと早く処理したい。そう思うようになってきます。
そこで第2段階から第3段階への移行が必要になってきます。
第3段階とは「経費申請の撲滅」です。これはまた次回に書いていければと思います！
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友人にここにAIトラベルの宣伝入れておいた方がいいよ！って言われたので乗っけておきます！！
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