コーポレートの業務改善入門
こんにちは！AIトラベルの藤本です。
徐々にnoteを見ていただける方が増えてきてうれしい限りです！
今回はコーポレート分野で業務フロー改善するときに何からやればいいかを見ていきたいと思います。
なんで業務フローの改善をする必要があるのか
一番大きな目的は「無駄をなくし、オペレーショナル・エクセレンスを実現させる」につきます。私は経理経験が長いので、経理でお話しさせていただきますが、先人から引き継ぎをしたりベンチャーで初の管理部になったりすると「あれ？ここってデータ二重管理になってない？」とか、「あれ？必要なデータがなくない？」とか、よくあることです。
その際に一部分だけ切り取って改善すると、他の業務に影響を及ぼしかねません。そこで、改善する業務がどこに影響を与えるかを考える必要が出てきます。
まず現状を把握する
では、どうすれば改善業務が他でどういう影響を与えるかがわかるのでしょうか？それは、自分が変更したい業務の周辺業務まで広げて把握する、ことです。業務って大体はデータや資料の作成になると思いますので、これらに絞って具体的にどうすればいいかというと、
・関係者にヒアリングする。
・データ・資料のインプット/アウトプットを把握する。
・データ・資料がどこに渡って、何に使われているか把握する。
・データ・資料の加工方法・使用しているシステムを把握する。
・データ・資料を使用している関係者を把握する。
・上記をまとめてフロー化する。
・まとめたフローを関係者にチェックしてもらい、精度を高める。
こんな感じになるかと思います。やってみるとわかるのですが、最初想定した関係者より多くの人が関わっていた、なんてことが結構起きると思います。
こういうことがわかると、ほっと胸をなでおろし、いきなり改善提案しなくてよかったなぁとなるわけです。やはり現状を把握しないと、改善なんてできないのです。やみくもに改善！って叫んで実行に移してみると全然改善されてなくて、むしろ悪化させた…なんてこともよくあります。
やはり改善業務の第一歩は現状把握。それなしにシステム導入とか業務フロー変更はあり得ないのです。
ちょっと長くなってしまったので、具体例はまた次回。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？