ワークフローの設定について

お久しぶりです！AIトラベルの藤本です。
今日は最近考えていることの多いワークフローの設定について考えていきます。

ワークフローはなぜ必要なのか

皆さんの会社は「決裁権限規程」「稟議決裁規程」のようなものはありマスでしょうか？おそらくあると思うので探してみてください。
会社が大きくなり、組織になってくると、「誰がどこまでの権限を持っているのか」が非常に重要になります。何か物を買ったりイベントする際に、誰の承認を得たら会社としてGoサインが出るのか、ということです。
このような規程がなく、みんな社長にお伺いを立てる、という状態になってしまったら、社長は1日中承認行為をしなければならず、重要な意思決定ができなくなる恐れがあります。なので、誰がどこまでの権限を持っているのか、を規定するルールが必要なんですね。

そして、次に重要なのが「その規程作ったはいいけど、ちゃんとルール通り運用されてるの？」です。せっかく作った規程も運用されずに、適当なことをやっていたら意味ありません。規程の逸脱は不正につながりますし、会社の意思決定を歪められる危険があります。ちゃんと運用されてます！見てみて！っていうためにもワークフローは必要なんです。

さあ、いざクラウドで設定しよう！とその前に…

結構ありがちなのは、決裁権限規程に書いてある稟議を全てワークフローに落とし込もう！っていうケースです。そうするとワークフローの申請が50個を超えてしまい、申請者が疲弊してしまう…、なんてことになりかねません。
例えば、取締役会で決議されているものは、ワークフローから除外したり、そもそも決裁権限規程が初期のころに作られており、重要性の基準が全然違う場合は規程の見直しから入るべきです。

なので、いきなり現在の規程を機械的にワークフローに落とし込むのではなく、ちゃんと運用できる形にすることが大事です。

最後に

ワークフローは運用されてなんぼです。そして、ワークフローで承認を取った後の経済活動とのリンクが超大事です。例えば、出張申請であれば実際の出張活動と紐づけて、費用対効果はどうだったのか、など検証できなければ意味がありません。

また、購買申請なども実際の購買と紐づいて、予算内に収まっているかなども予実の観点からも重要です。

ワークフロー、実は意外と奥が深いので、これから設定しようと思っている方はぜひ慎重に設定してください。

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