経費精算とはいったい何なのか

初めまして、AIトラベルの藤本です！
これから経理に役立つtipsを少しずつ書いていくことになりました。記念すべき第1回はAIトラベルにもかかわってくる経費精算について書いていきたいと思います！少々長期連載になるかもしれないのですがお付き合いいただけると嬉しいです。

経費精算は付加価値の高い仕事か？

まず経費精算と聞いて何を思い浮かべるでしょうか？営業の人だったら、月初に行う面倒な作業の一つと思うでしょう。コーポレート担当の人だったら、どうでしょうか？月初にくる大量の申請を裁き、時には差し戻しをしたり、エビデンスとなる領収書を探す…、というやっぱり大変な印象があると思います。では管理者は？自分の申請に加え、上司としての承認行為があります。部下には早く承認してくれとせかされ、経理にはちゃんと見てますか？と釘を刺されていて、やはり大変そうです。
社員みんなが大変な思いをする経費精算…。こんな大変な思いをして、さらに月次決算に間に合うように終わらせて、支払いまでつなげる。さらに支払い漏れがあったり、金額が間違っていると矢のごとく社員から怒られます。
こんな大変なら経費精算はさぞかし付加価値の高い業務…ではないですよね。。経費精算の仕訳は経費と未払金が多数を占めるという、俗に言う単純業務です。多少判断が入るのは、前払費用が絡むのか、会議費・交際費の区分け、最近だと消費税の判断、くらいでしょうか。
そのため、比較的大きい企業では経費精算業務は経理の若手がまず着手する業務として認識されています。そして若手は単純作業と目視によるチェックを繰り返し、ひたすら我慢する…。時が来たら若手に渡すという儀式がいたるところで行われています。

経費精算は効率化できないのか？

ではなぜ、ひたすら時間のかかる単純作業である経費精算をそのまま時間をかけてやっているのでしょうか？経費精算は効率化できないのでしょうか？経費精算に関わる営業は、承認行為を行う管理者は、経費精算を千本ノックのように処理する経理は、今のまま我慢しなければいけないのでしょうか？
そんなことはないはずです。これだけ多種多様なシステムが出ていて、ノーチャンスなわけがない。しかも相手は、単純作業の経費精算。絶対できるはずです。やろうと思えばできるはずなので、早速経費精算の効率化に取り掛かりましょう。

まず現状のチェックから

最初に所属している会社の経費精算の状況について俯瞰しましょう。そうすると見えてくるはずです。現在の状況・環境が。
例えば以下のようなことを考えてみましょう。

・経費精算に使用しているのは、Excelかシステムか
・システムを使用しているとしたら、オンプレかクラウドか
・承認行為にハンコを使っているか
・コーポレートカードは運用されているか
・日当は実額か定額か、それとも制度がないか
・日当以外に手当ては出しているか
・BTMを使用しているか
・前渡金などの対策はしているか

などなど・・・。
まずは現状のフローを書き出してどこか対策できるところがないか検討しましょう。

長くなったので今日はこの辺で。次回は具体的な改善案の検討をしていきたいと思います。