経費精算のステージとは
こんにちは、藤本です。前回は経費精算ってなのはなんなのか？というところを書きました。今回は現在の皆様の経費精算のステージを見極めて、どこを改善するかを考えていきましょう。
経費精算は3段階ある（と思う）
私は以前、経費精算に時間を取られすぎてどうすれば経費精算をなくせるかを考えまくった時期があります。いったいどうすれば改善するのか、どうすれば経費精算の時間を短縮して、他のやらなければいけない業務に時間がさけるようになるのか…。。
過去の経験を振り返ると経費精算業務は状況に応じて3段階に分けられると考えられます。
第1段階：経費精算システムが入ってない状態
第1段階では経費精算のシステムが入っていない状態です。なので、経費精算をする手段はExcelかスプレッドシートです。入れない理由を聞くと、よく聞くのが「コストがもったいない」「まだいらない」というものです。
しかし、Excelやスプレッドシートでの経費精算は以下の問題が起きます。
・Excelの関数がよく壊れるので、正確に計算できなく電卓を入れるはめに
・Excelを出力する必要があるので、印刷設定が必要
・上長承認のために物理的に申請書が動くのでどこにあるかわからなくなる
・ハンコがないと差し戻し（物理）
・経費精算をまとめてから申請書を見ながら、会計システムに手打ち
・手打ちなので漏れや抜けがあり、支払が正常に行われない恐れ
ちょっと考えただけでもこれだけの弊害が起きます。
最初は数が少ないので何とかなるかもしれないですが、組織が大きくなると途端にExcelシステムは破綻します。私も実際にこれでずっとやってたのでよくわかります。そして、これがジュニアの仕事になります。これが原因で「経理はつまらない」という悪評がたち、あらぬ誤解を受けます。本当はやるべきことがたくさんある楽しい仕事なのに。。。
もしあなたの会社が第1段階にあるのであれば早急に第2段階に行く必要があります。第2段階に行くと完璧ではないですが、コーポレートの経費精算業務は相当楽になります。早急に改善に向けて準備しましょう。
本当は全部書き切ろうと思ったのですが、長くなってしまったので第2段階は次のnoteで。
友人にここにAIトラベルの宣伝入れておいた方がいいよ！って言われたので乗っけておきます！！
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