経費精算の最終段階とは②

こんにちは!AIトラベルの藤本です!
前回は最終段階に移るための立替経費が発生する内訳を把握しました。今回はそれぞれについてどう解決していくか見ていきましょう。

基本方針

第3段階派のキーワードはとにかく「会社請求にスイッチ」です。
立替を会社に請求する形に変えていきます。経費精算はなぜ発生するのかというと、社員が先に立替→会社に請求というフローをたどるからです。なので、SaaSやクレジットカードなどを使用して最初から会社に請求が行くようなフローに変えます。

BTM導入で改善されること

BTMとはBusiness Travel Managementの略です。これによりホテル代や飛行機などの出張経費が会社請求になり、社員により立替がなくなります。例えば、AIトラベルなら以下の経費が会社請求になります。

・宿泊代
・飛行機
・新幹線
・レンタカー

出張経費は立替経費の半分程度を占める会社が多いため、導入するだけで立替がかなり減る会社が多いと思います。
さらに出張経費が可視化されるため、コスト最適化により間接コストだけでなく直接コスト削減も期待できます。
ただ、BTMを導入する場合、気を付けないといけない点があります。以下に箇条書きします。

・承認機能がついているか
せっかくBTMを導入しても導入機能がないと不必要な出張が手配されかねません。

仕訳が切りやすいデータが出力できるか/API連携しているか
せっかくデータ出力されてもその後の加工に時間がかかるようでは意味がありません。

・使いやすいUI/UXか
システム全般に言えることですが、導入しても社内で使われなければ意味がありません。誰でも使えるようなデザインのものを選びましょう。

コーポレートカードで解決できること

要はクレジットカードですのでクレジットカードで支払いができるものは全て立替を廃止できます。つまり、以下の項目が経費精算から消滅します。

・タクシー代
・会食
・物品購入
・宿泊代
・出張時のご飯代
・飛行機・新幹線
・レンタカー

しかし、クレジットカードは強いソリューションである一方、万能すぎるがために色々な注意点があります。

・誰に持たせるか
クレジットカードは限度額以内なら色々なものが買えてしまいます。導入の際には決裁権限等に照らし合わせて、限度額や渡す人を誰にするか設計する必要があります。

・全体の限度額がある
クレジットカードには限度額があります。限度額を超えると当然ながら使用できなくなります。信用力が弱い会社だと限度額が少なくなりますので、注意が必要です。

・領収書の保存は必要
現状では領収書の保存がマストになります。そのため、経費精算が不要であるがために領収書を提出しないという事態も起きえます。

モバイルSuica/PASMOで解決できること

金額が少ないけど、量が一番多い電車代・バス代です。長年ずっと考えていましたが、モバイルSuica/PASMOを使用すれば近距離交通費が経費精算からおさらばできます。
以前はモバイルPASMOがなかったので、定期券・通勤手当問題がありましたが、モバイルPASMOの登場によって都内であればJRだけでなく、PASMO区間の定期券もセットできるようになりました。これにより、ICカード20件しか保存しない問題からも解放されます。
ただし、こちらも運用に気を付けないと面倒なことになりかねません。以下のことに気を付けてください。

・社内携帯が必要(Android)
プライベート携帯にモバイルSuica/PASMOをいれると、間違えてプライベート利用してしまう可能性があります。これを使用するのであれば社内携帯を導入する必要があると思います。ただ、通話する必要はないので、安い機種で問題ありません。また、モバイルPASMOはいまのところAndroidのみ対応ですので気を付けてください。

・クレジットカードの紐づけは1対1
1つのモバイルSuica/PASMOに対し、1つのクレジットカードが必要です。そのため、発行枚数の限度や年会費があるクレジットカードを利用する場合は注意が必要です。またコーポレートカードを渡さない場合は、コーポレートの方で携帯に紐づけした後、金庫に眠らせる必要があります。
私の場合は同時にETCカードを発行して対象者に渡し、コーポレートカードは金庫に眠らせました。

・定期券代を払わない場合の通勤手当問題
定期券代を支給する場合は問題ないですが、定期券代を支給しない場合、社会保険の都合上、営業経費と通勤経費を把握する必要があります。

・何を費用計上するか
モバイルSuica/PASMOを使用する場合は、チャージ代を経費にするか実額を経費にするかを決める必要があります。チャージ代の方が簡単ですが、チャージ代を経費として認識する場合、あまりにも実使用額が少ないと色々な問題につながります。毎月データをダウンロードしてきちんと経費として使われているかエビデンスとして残しましょう。

いかがでしたでしょうか?
時間のかかる経費精算も工夫すれば削減できる余地があります。工夫に工夫を重ねて低付加価値業務を低減してください!次回は最終回としてツールのリンク集を上げる予定です。


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