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Salesforce: ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能
はじめに
こんにちは。
今回は、ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能についてご紹介します。
Salesforceではレコードタイプという機能で上記の出し分けが可能です。
では機能について詳しくご紹介していきます。
ユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能
1. レコードタイプとは?
レコードタイプとは、ユーザー毎に同じオブジェクト内で異なる選択リストの値、およびページレイアウトを利用する必要がある場合に、その管理をするための機能です。
例えば、営業プロセスが異なる複数の部門がある場合、「取引先」オブジェクトで顧客データを登録する際に「項目Aは部門①で必須だが、部門②には必要ない」、「同じ選択リスト項目を使いたいが、部門①と部門②で選べる値を変えたい」というように、各部門で異なる情報が必要になります。
こういったケースでレコードタイプを使用することで、各部門のニーズに合わせたSalesforceの運用が可能になります。
2. レコードタイプの設定方法
① 作成方法
レコードタイプは、[設定] > [オブジェクトマネージャー] > [設定したいオブジェクト]を選択、[レコードタイプ]をクリックし画像①の画面にて右上にある[新規]より作成します。
![](https://assets.st-note.com/img/1712715225521-n6ynxi2MBJ.png?width=800)
作成画面では、作成するレコードタイプを使用するプロファイルの設定やレコードタイプで使用するページレイアウトの設定を行います。また、レコードタイプの作成後、レコードタイプで使用する選択リストの値を設定します。
② ページレイアウトの設定
ページレイアウトを出し分ける設定はレコードタイプの作成画面で行います。画像②の画面でプロファイル毎に異なるページレイアウトを割り当てることで、ユーザーに合わせてページレイアウトを出し分けることが可能となります。
![](https://assets.st-note.com/img/1712715246935-wP034EAJzH.png?width=800)
設定画面にて画像②の赤枠内のように異なるページレイアウトを表示したいプロファイルにページレイアウトを割り当てて設定を完了すると、画像③・④のように該当するプロファイルのユーザーがこのレコードタイプを持つレコードを表示した際に他のプロファイルのユーザーと異なるページレイアウトで表示されることとなります。
![](https://assets.st-note.com/img/1712715269149-OcfoeVeACT.png?width=800)
![](https://assets.st-note.com/img/1712715282372-M8qS5jTSvS.png?width=800)
③ 選択リスト値の設定
選択リスト値を出し分ける設定はレコードタイプ作成後、画像⑤の画面の赤枠内で出し分けを行いたい項目毎に行います。
![](https://assets.st-note.com/img/1712715309346-LIlk8kEVow.png?width=800)
例えば、「テスト」項目の選択リスト値が "①"、"②"、 "③" 、"④"まである場合に、画像⑥、⑦のようにあるレコードタイプでは"①"、"②"のみ、他のレコードタイプでは "③" 、"④"のみを表示するよう設定できます。
![](https://assets.st-note.com/img/1712715332995-gcFjq10nfM.png?width=800)
![](https://assets.st-note.com/img/1712715342606-lTkvz8jj1e.png?width=800)
③ 主な注意点
レコードタイプの使用には制限や考慮事項が存在します。ここでは主な制限や考慮事項をご紹介します。
詳細は、制限事項に関してはこちらのSalesforce Help、考慮事項に関してはこちらのSalesforce Helpをご確認ください。
・レコードタイプの作成件数は管理が困難であるという理由から200件以下が推奨されています。
・1 人のユーザーを複数のレコードタイプに関連付けることができます。この場合、レコードの作成時にユーザーにレコードタイプの選択画面が表示されます。
各プロファイルが 1 つのレコードタイプに関連付けられている場合は選択画面は表示されません。
まとめ
今回はSalesforceでユーザー毎に同じオブジェクトで選択リストの値、およびページレイアウトを出し分ける機能について紹介しました。
レコードタイプを使用することで、組織のニーズに合わせてSalesforceをカスタマイズでき、効果的・効率的なSalesforceの利用が期待できます。
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この記事を書いた人
Suzuki
Salesforceの認定資格「Salesforce認定アドミニストレーター」を保有しています。 IT業務経験ゼロからSalesforceに関する実務に携わってきた経験をもとに、初心者の目線に立って各種機能の活用方法や設定手順をステップバイステップでわかりやすくご紹介します。
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