零細会社で業務のAI化｜ChatGPTを活用したメール処理の効率化

はじめに

現代のビジネス環境では、膨大な量のメールが日々の業務を圧迫しています。特に小さい企業ほど効率的なメール処理は非常に重要。

本記事では、ChatGPTを活用してメール処理を効率化する方法について紹介し、その導入効果やメリットについて詳しく解説します。

業務におけるメール処理の課題

メール処理には多くの課題が存在します。以下の点が特に問題となります。

• 時間的制約: 日々の業務の中で、メールの確認や返信に多くの時間を割かなければならず、他の重要な業務に集中できないことが多いです。

• 処理量の増加: ビジネスが成長するにつれて、受信するメールの量も増加し、その管理がますます困難になります。

• ミスや漏れのリスク: 多忙なスケジュールの中で、重要なメールの見落としや返信のミスが発生しやすくなります。

ChatGPTによるメール処理の効率化

ChatGPTは、これらの課題を解決するための強力なツール。

以下の方法でメール処理を効率化。

• 要点・タスク抽出: ChatGPTに受信メールを張り付け、要点やタスクを自動的に抽出。

• 返信メール下書き作成: さらに返信メールの下書きを自動生成し、時間を大幅に節約します。

• 時間削減効果: これにより、メール処理にかかる時間を削減。

 #メールから要点と 、私【名前】のタスクを抽出し、返信する案を作ってください
 #出力の方法 
送り主の名前：
送り主のメールアドレス：
CCは不要

このメールの要点：

このメールで私【名前】がやらなければならないタスク：

返信メール案：
 #メール 
【ここにメールをコピペ】

ChatGPT導入の効果

ChatGPTを導入することで、以下の効果が期待でました。

• メール処理時間の削減: 50％以上の時間削減を実現し、より重要な業務に集中できた。

• 返信メール作成時間の削減: 自動生成された返信下書きにより、返信作成時間を80％削減。

• 即レス対応の迅速化: いちいち返信のためにイチから文章を書く必要がなく迅速な返信が可能。

• ストレス軽減: メール処理の負担が軽減され、業務の質が向上します。

ChatGPT導入のメリット

ChatGPTの導入には多くのメリットがあります。

• 時間的・金銭的コスト削減: 効率的なメール処理により、時間とコストを大幅に削減。

• 生産性向上: 煩雑なメール処理から解放され、他の業務に集中できるため、生産性が向上。

• 業務の質向上: 精度の高い返信や対応が可能となり、業務全体の質が向上します。

業務のAI化第一歩になりました

生成AIに抵抗があって、もっと高度なことに使うべきかと思っていたんですけど、日常の業務を簡略化することから始めてみました。

ChatGPTをメールの処理に導入したことは、業務のAI化に向けた第一歩です。
これをきっかけに、他の業務にもAIを活用し、業務全体の効率化を図ることをすすめようと思います。