わかりやすい議事録やメールの書き方

「議事録を書くのが上手だ」とか、「資料がわかりやすい」など、これまで言ってもらえる機会が多かったため、今回はわかりやすい議事録やメールを書くコツをお伝えしていきたいと思います。
読みやすい議事録やメールを書けると「早く返信してもらえる」「ちょっと頭がよさそうに見てもらえる」といったメリットがあります。

例があった方がわかりやすいので、今回は新商品(お菓子)発売プロジェクト関連の打ち合わせの議事録を書く設定で紹介して行きたいと思います。

件名もシンプルに

私の場合は読解力不足のせいかもしれませんが、長々と書かれているメールがくるとついつい斜め読みしてしまったり、後で落ち着いたら返信しようと後回しにしてしまうことがあります。
忙しい経営層の人であれば1日に何十件〜百件とメールが来ていると思うので、私のように対応せざるを得ない人も多いかと思います。
議事録やメールを読んでもらうには長々と文章を書くのではなく、なるべくシンプルに、文章にメリハリをつける意識をしましょう。これは相手への敬意でもあります。その際、件名もシンプルに。

件名の例

例１）【議事録】新商品ローンチスケジュールについて
例２）  Minutes: 11/1 Launch project mtg

※ 外資ですと議事録をMinutesと表現する機会もあります

Summary(or メールの目的を記載した導入文章)もシンプルに

議事録や長いメールを書くときは、初めに目的を書いてあげると親切です。いきなり長い文章がきて読む気がなくなってしまう経験をされたことがある人もいるのではないでしょうか？このSummaryを入れる入れないで受け取り手の気持ちがだいぶ変わってきます。

Summary 例１）

お疲れさまです。掲題の議事録をお送りします。
各人のアクション項目をまとめているので必ずご確認ください。
よろしくお願いします。
ーーー
〜ここから詳細を書いていく〜

Summary 例２）

お疲れさまです。掲題の議事録をお送りします。
ご確認よろしくお願いします。
ーーー
【Summary】
新商品発売日程は2022年4月1日で決定。売り上げ目標は商品XXの+20%を目指す。
2022年1月までにマーケ部門でイベントスケジュールとHPデザイン案、SNSプランの作成。セールス部門は2022年2月までに販売店への説明会実施と顧客ターゲットリスト及び売り上げシミュレーションの作成。時間Mtgは12月12日。
【スケジュール】
・・・
・・・
・・・

アウトラインを決める

アウトラインからつくっていくとその後の議事録作成がスムーズです。
事前にアジェンダが設定されている場合は、アジェンダごとにアウトラインを用意しておくのもよいでしょう。
アウトラインができたら、その項目ごとに書くべき・伝えるべき項目をメモ書きしていきます。

アウトラインとメモ書き方例

お疲れさまです。掲題の議事録をお送りします。
各人のアクション項目をまとめているので必ずご確認ください。
よろしくお願いします。
ーーー
スケジュール
・2022年4月1日に決定
・準備の関係で1-2週遅れはok

マーケティング施策
・イベントをやる、東京23区、予算確認必要ファイナンス
・HP改修、博報堂と電通コンペする？
・HPとメッセージ連動させたSNSプラン、これも依頼？

セールス施策
・2022/2には販売店への説明会、ターゲットリストどうする？会場は？
・安全性を考えた試食会
・売り上げ20%伸ばすための数字ブレイクダウン、シミュレーション

TO DO
・イベントプランの作成　山田さん
・ファイナンスと予算、山田さん
・HPとSNSプラン呼びかけ　加藤さん
・説明会プラン　佐藤さん
・数字　林
ーーー

以上です。

文章中に各人のやることを書いているのは不親切なにで、TO DOリストは1項目としてまとめて記載してあげましょう。

ブラッシュアップする

アウトラインとメモが書けたら、あとはブラッシュアップするだけです。
以下のポイントを意識して文章を整えていきましょう。

✔️ 誤字脱字がないか
✔️ 事実と意見を切り分けられているか(議事録で書くのは事実のみ)
✔️ 同じことを何度も書いてないか

適宜、アンダーラインや太字、改行や箇条書きを活用しましょう。

ブラッシュアップ例

お疲れさまです。掲題の議事録をお送りします。
各人のアクション項目をまとめているので必ずご確認ください。
よろしくお願いします。
ーーー
参加者
山田さん、加藤さん、佐藤さん、林

スケジュール
・2022年4月1日に決定
・準備の関係で1-2週の遅れは考慮するが、2月末には本確定させる

マーケティング施策
・東京23区での新商品イベントの開催する、予算はファイナンスに確認
・HP改修について博報堂と電通にお声掛けし、2022年1月までにデザインを確認
・SNSプランも上記と同タイミングでプラン確定させる

セールス施策
・2022年2月中に販売店への説明会を実施
・説明会では、安全性を第一に考慮しつつ、会場と集客リストを作成
・売り上げ20%伸ばすためのチャネルごとの数字シミュレーションが必要

TO DO
・イベントプラン作成と予算確認 (山田さん)
・HPとSNSについて代理店にお声かけ (加藤さん)
・販売店への説明会プランの作成 (佐藤さん)
・数字シミュレーション (林)
ーーー

以上です。

上記のようにまとめてみました。この方法であれば、会議中にでも議事録がほぼ完成してしまうかなと思います。

シンプルでわかりやすい議事録やメールはメリットしかないので、ぜひこれらのポイントを意識していただき、ご活用いただければ幸いです。
最初は気を遣い時間がかかるかもしれませんが段々慣れてきてスピードも上がってきます。

最後に私の好きな言葉を記載させていただきます。

レオナルド・ダ・ヴィンチ
「“Simplicity is the ultimate sophistication”（単純であることは究極の洗練である）

これは世界ベストセラーでもある「プレゼンテーションzen」という本に書かれていて知りまして、シンプルであることの大切さが表現されている言葉だなと思います。
「プレゼンテーションzen」はシンプルな資料を作成するための本ですが、こちらもすごくオススメです。

プレゼンテーションZen 第3版