Vol.4 もっと中国のお客さまのお役に立つために。。。さあキックオフ⚽「困りごと」を解決しよう！！
皆さん、こんにちは！
４回目の投稿になります。
小売グループ企業に勤めて25年、そのうち9年は中国で勤務です。
現在は物流機能子会社の社長として北京駐在3年目となります。
1回、2回目では私の中国駐在でのミッションやミッションに対する想い、会社のメンバーご紹介と身近な解決すべき業務課題についてお話させていただきました。
👆過去の投稿です。よろしければお付き合いください！
社長として海外に赴任したからには、変革をしよう！と意気込んではみたものの、大きな課題に取り組むには、身近な問題を解決して、集中して取り組める環境づくりは欠かせないですよね。。。
先回は、いったい今チームのみんなはどんな想いを持っているのか、抱えている・気になっている問題点は何なのか？自社の目指す方向性についてどう考えているのか？についてヒアリングを通じて探ってみました。
今回は、先回確認した「困りごと」についてさらに深堀りをし、実際に解決するための「打ち手」について議論しました🤔!!
１．「困りごと」を再度確認しよう！
先回は、Tさん、Gさんを交え、「困りごと」の洗い出しと整理を行い、ざっくりとした解決案についても考えてみました。
共通で認識する問題点については以下の2点になりました。
１，「代替人員が育成できていない」については3名共通の認識でした。
すぐに手を打つべき大きな問題です。まずは業務ヒアリング、マニュアルから進め、暗黙知の形式知化を行います！
２，「規程・マニュアルの徹底度が低い」は2名が選択しました。
また、代替人員対応策の打ち手としてもマニュアルの作成が上がっています。
今回は前回に引き続き、Tさん、Gさんとこの2点を重点課題として、さらに具体的にどのように解決をしていくかについて議論を進めることにしました！
２．「困りごと」の本当の原因はなんだろう？
私：先回のヒアリングの結果、一番の「困りごと」は「代替人員が育成できていない」で、その解決のための打ち手としてマニュアルの作成が必要と行く結論でした。一方で、二番目の「困りごと」は「規程・マニュアルの徹底度が低い」でした。ということはマニュアルを作成したとしても、徹底度が低いままででは結局解決できないのではないでしょうか？
Ｔさん：う～ん、そうなんですよ。結局そこなんですよね。
私：二人とも規程やマニュアルを作ったり、あるいは日本の本社から指示された内容について現場に指示をする立場ですけれども、現場視点で見たときにどうでしょうか？
Ｇさん：いろいろ種類があって相当に大変だと思います。
私：どうして大変なんでしょうか？
Ｔさん：規程やマニュアルはたくさんあるし、指示もたくさん出ますが、結構内容がダブっていたりするんですよね。いちいち対応するのは大変です。またチェックする項目のチェック頻度もまちまちでー。
Gさん：でもどれもやらないとダメなんです。
３．どうやって解決する？
私：つまりこういう状態ですね？
①チェックしないといけない規程・マニュアル類がたくさんあって
②内容の重複がいっぱいあって
③チェック頻度がまちまちで
④報告先がそれぞれ別で
⑤全部重要でどれもカットできない
私：現場の実際にチェックする人の業務の視点で考えたら、こんな感じですかね。今日チェックするリストを抱えて現場を駆け回って漏れなく一つ一つチェックする・・・普通に考えたら無理ですね。
T・Gさん：・・・無理ですね。
私：では、こういう風に考えたらどうでしょうか？
私：簡単に言うと、チェックする項目の切り口を「規程・マニュアル別」をやめて、「チェック頻度別」、「場所・項目別」にし、仕分けしなおします。
現場でチェックをする人は、今日チェックすべき項目がまとまったの一つのリストでチェックします。そして、場所、項目にまとまったチェック項目をまとめてチェックします。
同時に紙リストをやめて、スマフォ上のアプリにします。できるだけ、Yes/Noで回答できる形式にして、必要な部分はテキスト入力や写真添付ができるようにします。
スマフォ入力データは、各拠点ごとのに一括スプレッドシート上に記録されるようにします。記録されたデータは、各規程・マニュアル別に仕分けできるようにしておきます。
これなら、現場もできそうじゃないですか？
Ｔ・Ｇさん：おーっ、すばらしい！・・・でも本当にできるんですか🤨？
私：なんとかできそうなイメージはあります（心の声：いろいろハードルあるけどね）。
Ｔさん：それができるんだったら、進捗管理ができるようにＢＩを組み合わせられないですか？
私：どう表示するか、ＢＩを使うかどうかは考えないといけませんが、進捗のビジュアル化もトライしてみましょう！
５．改善ツールの企画を考える！
さて、改善の方向性はまとまりました。どうやったら実現できるか？構造を考えてみました。
今回のツール企画のポイントになりそうなところは３つです。
１，規定・マニュアルの整理とデータテーブル化（工程①②）
２，AppSheetでのアプリ作成（工程③④）
３，Looker Studioによる可視化（工程⑧）
特にアナログ作業で圧倒的に時間がかかりそうな１，規定・マニュアルの整理とデータテーブルについては、Ｔさん、Ｇさんの、２，AppSheetでのアプリ作成、３，Looker Studioによる可視化などのテクニカルな部分はＬさんの協力を得ることとしましょう！
６．いざキックオフ⚽
いよいよ本格的に、「困りごと」を解決するツール作成の段階に入ってきました！
二度のヒアリングで、「困りごと」の本質に迫ることができ、また解決の一筋の光明⚡も見えてきたようで、メンバーも意気揚々！といいたいところですが、まだ半信半疑というのが本当のところかと思います。
これまでのツール作成は私個人の想像による「困りごと」を使える道具ベースで作成したツールですが、今回は核心にぐっと踏み込んだツール企画になったと思います。それだけにメンバーの期待も高く、しっかり仕上げて「改革」マインドをうち上げていきたいところです！
完成目標は1か月後、途中曲折はあることは織り込み済み！あとはしっかり完成に向けて、突き抜けたいと思います！！
今回も駄文おつきあいいただきありがとうございました！