公益法人等がリモート会議を導入するには出席者への心配りを

公益法人、NPO法人、市民活動団体、地縁組織　どんな組織形態でも、意見交換の場は大切で、決議を行う社員総会や理事会などの会議は必要不可欠なものです。
しかし、今まで会議で使用していた貸会議室が利用制限や休館していたりして、やむを得ず会議の延期をしている法人や団体もあり、先が見えない中、リモート会議の導入を検討している場合もあるでしょう。

Web会議、テレビ会議、電話会議など、リモートで行われる会議の形態は、公益法人等の行政庁でも開催方式で認めている形態です。
理事会や評議員会でも、出席者が一堂に会して行う場合と同じように、相互に充分な議論ができる環境であれば、許容されるとしています。

どんな環境かというと
・各出席者の音声や映像が、リアルタイムでほかの出席者に伝わる
・リアルタイムで意見交換ができ、相手の反応もよく分かる
という見解です。

このような環境を作り出せるオンライン会議システムツールとしては、ZOOMやMicrosoft Teams、もっと手軽にという場合は、LINEやSKYPE、MESSENGERのグループ通話機能もあります。

どのツールを使うかということも大切ですが、リモート会議の導入を検討する場合は、出席を予定しているメンバーそれぞれの事情にも心配りをする必要があると考えます。

最低限、確認しておくべきポイントは
・参加者が使うのは、パソコンか、スマートフォンやタブレットか
・自宅にWi-Fi環境があるか
・パソコンやアプリの操作に慣れているか
・セキュリティ対策はしているか　など

音声だけではなく映像を使うとパケット使用量が増え、Wi-Fiやパケット利用無制限の契約をしていないと、出席者の通信料の負担が大きくなります。
また、会議時間が長い場合、スマートフォンやタブレットからつないだままにすると、本体が熱くなり、場合によっては落ちてしまう場合もあります。
パソコンの場合は、セキュリティソフトをインストールしていないと、情報漏洩などの危険性もあります。

理事などの役員はご高齢の方も多いかと思います。不慣れな出席者に対しては、事前に操作方法を教えられるか、場合によっては、くわしい専門家のアドバイスやサポートも借りることも検討しましょう。

強引な移行は、法人・団体内の要らぬ軋轢を招くことも考えられます。
団体運営も、新しい様式にうまく順応していけるように応援しています。