【職域接種】10万人以上に対応したCAPSオペレーションを公開！
こんにちは、かなやです。初めてのnoteです^^
2021年6月21日より新型コロナワクチンの接種促進の施策としてスタートした企業・団体を主体とした「職域接種」。CAPSグループではいち早くオペレーションの構築に取り組み延べ10万人以上に職域接種に取り組んできました。
最大規模のものではCoral Capitalと合同で取り組んだ職域接種。1日2,000人への接種を行いました。
ベンチャーキャピタルCoral Capital、スタートアップ従業員・家族への職域接種を完了 https://coralcap.co/2021/08/vc-coral-caps-startup-vaccination-program/
今回、医療機関の運営が身近に感じられることだったのでは？と感じています。興味を持たれづらい、イメージしづらいということもあり、医療オペレーションが広く開示されることはなかなか無いため、良い機会と捉えCAPSでの医師・看護師・事務のオペレーションを公開していこうと思います。
※ぼぼ網羅的に公開いたしますが、一部非公開の資料等もあることをご理解ください。
職域接種の概要
職域接種は、ワクチン接種に関する地域の負担を軽減し、接種の加速化を図っていくため、企業や大学等において、職域（学校等を含む）単位でワクチンの接種を行うために開始されました。
ワクチンは武田薬品/モデルナ社のワクチンを活用するために始まりました。元々、一部自治体や自衛隊の大規模接種などで利用されていたモデルナワクチンの使用の裾野を広げられる施策でした。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/vaccine_shokuiki.html
従業員や学生へのワクチン接種を進めるものであったため、企業や団体（大学など）が主催となります。また、地域の病院、クリニック・診療所での接種では接種券・予診票が住民票のある自治体から送られてきてから接種ができますが、職域接種では書類が届いてなくとも広くワクチンの接種率を伸ばすことになる施策として期待されていました。
※接種券がなくても実施できる分、実施者にとっては後日接種券をどう回収するかなどオペレーションの工夫が必要になる部分でした。
実施に向けた準備
・実施場所の確保／設営
・接種者の予約
・接種当日の運営
・接種者情報の登録・報告（VRSでの報告）
・接種券回収／予診票との突合（請求作業）
場所の確保や設営、予約可能日の設定など（モデルナは1回目接種から4週間後が推奨のため）準備が必要な項目がありますが、当日運営にフォーカスして紹介していきます。
会場によって多少の差異はありますが主に以下の流れで接種を進めます。
来場 → 受付 → 問診 → 接種 → 経過観察 → 帰宅
受付オペレーション
受付では接種をするための書類が揃っているか、記入内容に抜け漏れがないかを来場者の方と一緒に確認を取ります。問診・接種を行うために受付で準備がしっかりできている状態にすることは、後工程を円滑にするために非常に重要な役割を果たします。
受付での必要書類：1回目接種時
・本人確認書類
・予診票
・接種券/クーポン券
自治体から届いていない場合は、接種記録書で代替
受付での必要書類：2回目接種時
・本人確認書類
・予診票
・１回目の接種記録としての、接種券/クーポン券もしくは接種記録書
・２回目接種のために、接種券/クーポン券もしくは接種記録書
自治体から届いていない場合は、接種記録書で代替
添付資料は１回目接種時の業務フロー資料です。（２回目接種時は、⑤２回目予約確認のステップがなくなるのみ）
全体の流れとして６ステップに分かれており、それぞれの項目で接種不可の基準が設定されています。
本人確認の項目について、企業所属の方々であれば企業の職域担当者（主に人事部門の方々）に社員であることが証明できる状態であれば受け入れが可能です。
職域接種では、社員とその家族を接種対象者にしているケースも多いため、企業側で本人確認が取れないこともあります。新型コロナワクチンに限った話ではなく、医療機関としてご本人であることを確認して間違いなく接種者を特定していきます。本人確認書類をご持参されないことなども稀に発生します。職域接種だけでなく、医療機関の受診においてスムーズに進めるためにも保険証を始めとした本人確認書類はお持ちいただくようお願いしています。
実際の受付での予診票のチェック項目
・住所等の記入漏れがないか
・対象年齢であるか？
・『新型コロナワクチンの説明書』を読んで理解しているか
・体温測定 と 体温の記入
予診票フォーマットについて
※A4サイズで印刷されている
※英語ver. でないこと
CAPSではオペレーションにおいて、必要事項・確認事項を漏れなく対応をするために、説明資料も分かりやすく簡便になることを意識しています。視覚的に分かりやすいか、勘違いが発生しないかを大切にしています。
受付でのチェックを簡単にいくつかピックアップして紹介します。
・対象年齢であるか？
日本において職域開始当時モデルナは18歳以上が対象。2021年8月現在は12歳以上が接種可能となっています。添付文書（ワクチンの使用条件などが武田薬品/モデルナ社より提示された資料）は常に更新がされるため、対象年齢であるかであったり薬剤の扱い方を把握してメンバーにも最新情報を共有しています。
※英語ver. の予診票について
厚生労働省のサイトに予診の質問項目が英語で理解しやすいように翻訳されたデータがアップロードされていますが、医療機関と行政で連携を取る際に英語ver. は残念ながら連携未対応のため、利用ができないこととなっています（2021年8月現在）。
医師による問診（予診）
医療的な注意事項の資料等は
・予診票の確認のポイント
なども利用しています。
様々な学会が新型コロナワクチンへの接種タイミングの推奨情報などをまとめているので適宜それらも先生方には共有させていただくようにしています。
問診医の接種可能の判断をもって接種へと進んでいきます。
接種オペレーション
接種ブースの事前準備、接種前の声掛け、予診票の内容確認（医師の問診結果の確認）、そして接種時の諸注意をまとめています。
※モデルナは推奨が4週間後です。豆知識として・・・3週間後から接種可能とされています。
接種後事務オペレーション
接種後事務は、接種した記録書の作成とお返しをします。
今回紹介するオペレーションの最後の工程です。
・予診票：医療機関が保管する書類
・接種券もしくは接種記録書：接種者ご本人が保管する書類（接種した日付、会場、ロットシールが添付されている大切な書類です）
職域接種１回目では接種券をお持ちでない方々も6月21日当初は8割以上に昇っていました。予診票を保管しておく際にも名前順に並べるなどして接種券回収に備えるようにしていました。
最後に
それぞれのオペレーションフローを整え、ルールを作ることも大事。それ以上にCAPSのミッション・経営理念のもと取り組みを行ってきました。
＜ミッション＞
患者さまとその家族の本当の幸せのために行動し、健康を基軸としたそれぞれの人生における「幸せの総量を最大化」すること
＜経営理念＞医療／接遇／医療情報の３要素
・医療：最先端の知識と高いコミュニケーション能力を持った医療従事者による質の高い医療の提供人と人、医療と社会全体のつながりを重視した、隔たりのない、心の通じ合う温かい医療の提供
・接遇：ホスピタリティとサービスマインドを持った接遇の実践
・医療情報：患者さまに関するすべての健康の記録（PHR）を半永久的に安全に管理・活用し、個人の健康の記録に誰もがアクセスできる環境の提供
https://caps-clinic.jp/message/
職域接種に話を戻すと、新型コロナワクチンの接種を迅速に行うにあたって全住民に予診票・接種券が配送されました。この書類の後処理がこれから待ち構えています。
職域接種については、当初右も左もわからない、決まっていない状況でした。
今後も大量の接種券の回収、添付、行政への報告（VRS）などなかなか骨の折れる仕事になります。けれども、少しでもワクチン接種を受けたいと思う方々へ貢献できていればとミッションの実現に向けて思い前のめりに開始をしました。
まず職域プロジェクトへ急遽アサインした中で、各種書類を迅速に準備をしてくれたメンバーのみんなへの感謝を伝えたいです。ありがとうございます！
企業の皆さまにも大変多く協働いただきました。感謝いたします。
ここ１年以上、コロナ禍になり対面で会える機会は、まったくなかったですが職域接種という稀有な機会で短い時間ですが旧友を見かける機会があったり新たな出会いがあったりとリアルの重要性も感じた１か月半でした。
そして、改めてCAPSとしてCommunity And People Supportを実現していくにあたって、医療はまだまだシステム化することで多くのひとの苦労が軽減できるなと感じました。
接種間隔のチェック、各種書類の配送作業の省略化。
地域によって予約しやすい地域とそうでない地域がある状況を鑑みると、ワクチンの配送、各自の予約の最適化など、可能性に溢れています。
＜ 一緒に医療・ヘルスケアを改革するメンバーを募集！ ＞
CAPSでは、年間30万人のキャップスクリニック受診者を支える医療システムを自社開発しています。医療ノウハウを自グループ以外への地域貢献をさせていくためにも新規の開発領域にも着手を開始しています。
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