Notion を企業に導入する - 社内メンバー DB 編 [テンプレートあり]

ありがたいことに、Notion の活用方法について教えてほしいとお声がけいただくことが増えてきていて、中でも「企業で Notion をどう活用してるか教えてほしい」というご要望が多かったので、今回は僕たちが社内でどのように Notion を活用しているのかについて書いてみることにしました。

🙇‍♀️ 企業での利活用なので、普段よりモザイク多めにとかになってしまうかもですがご了承ください。

僕たちは社内でも情報管理ツールとして Notion を使っており、中でも最も頻繁にアクセスするデータベースの一つが、社内メンバーデータベースです。今日はこの社内メンバーデータベースの作り方と、どのように活用しているのかについて解説していきたいと思います。

実際に社内で使っているメンバーデータベース

着想

Takram さんの Podcast で紹介されていたのを聞いていて、自分たちでも真似してみようと思ったのがきっかけです。Takram 代表の田川さんからも解説いただいてますが、Person にプロパティを付与できて、各種 DB と連携できるようになるのがメチャメチャ良いです。

NotionのデフォルトのPersonにはプロパティを付与できないんですよ。Personは一般開放されてないし、そここそプロパティ必要でしょ！ということでMemberというDBを別途作って、それでPersonをラップしてプロパティ付与してます。人と人とをプロパティ経由で紐付けられるようになって、超便利です😄 https://t.co/0uYejxyIxy

— 田川欣哉 / Takram (@_tagawa) October 14, 2020

💁‍♀️ ちなみに Takram さんの運用事例は Notion 公式でも紹介されていますね。
▷ 世界的なデザインファームが、データベースを駆使してナレッジをネットワーク化する

🐈🐈🐈

設計・運用

では、実際にどのようにデータベースを設計して運用しているのかについて解説していきたいと思います。実際に社内で使用しているものを模倣した、以下のような「メンバーDB」「タスク管理DB」の2つのデータベースを作成しつつ解説していきます。

💁‍♂️ こちらのデータベースのテンプレートは、記事の最後に添付していますので、もしよければ複製してお使いください。

社内で使っているものを模倣したデータベース

🐈🐈🐈

まず、メンバー DB の方から解説していきます。田川さんのツイートでも紹介されていますが、Notion 標準の Person プロパティには他のプロパティ（たとえばスキルセットなど）を付与することはできないので、 Person をラップしたデータベースを作るイメージです。

こちらのデータベースには、以下のようなプロパティを含めています。

・ユーザー：Notion に標準で備わっている Person プロパティ
・スキル：マルチセレクト 職能を入力する
・id：ナンバー 社員番号
・入社日：Date 入社した日付を入力
・自己紹介：テキスト 簡単に入力

メンバー DB のプロパティ

新しくメンバーが Join した際には、こちらのデータベースにデータを追加します。このような設計にしておくことで、会社やチームにどのようなメンバーが所属しているのかの管理が簡単にできるようになります。人の特徴もデータベースで分かるのでオススメです。

また、Notion のアカウントを作らなくても、後述するタスク管理データベースとリレーションを貼ってタスクのアサインができるようになります。

🤫 こんなこと書いて良いか分からないですが、Notion の費用を節約したい、みたいな場合にも役立ったりします。

書きながら思いましたが、ここに、ストレングスファインダーや 16 Personalities の結果を貼っておいても面白そう。

ユースケース例：タスク管理データベースとの連携

僕たちのチームでは、このデータベースをさまざまなデータベースと連携させて使っているのですが、今回はタスク管理データベースとの連携の例を紹介したいと思います。

実際に社内で使っているタスク管理データベース（モザイクばかりですみません）

タスク管理データベース

スクリーンショットを見てもらえれば分かると思うのですが、Asignee のところが Relation となっており、さきほど紹介したメンバーのデータベースと連携されています。

💁‍♂️ ここは Notion にアカウントがある人じゃなくても、さきほどのメンバー DB にアイテムがあればアサインすることができるので、タスクのアサインはしたいけど、Notion の全ては見せられない業務委託の方に対するアカウント付与などにも使えます。

ちょっと脱線 ＆ 細かな Tips ですが、テンプレート化しておくことによって、タスクの作成を簡略化することができます。弊社では、インターンの子とかにタスクをお願いするときはテンプレート化してあって、作業の抜け漏れがないように仕組み化していたりします。

弊社で使用しているテンプレート テンプレートを使用することでアサインも自動で行われる

🐈🐈🐈

さいごに / （メンバー DB + タスク管理）テンプレート配布

ここまでお読みいただきありがとうございました。

今までのマガジンでは、Notion の個人としての利用方法に焦点を当てて解説してきたのですが、今後は企業内での利用についても発信していきたいと思います。好評だったら、どんどん企業での活用について解説していこうと思うので、Twitter で「もっと書いてくれ！」「○○について知りたい！」みたいな DM いただければと思います。