手間をなくす一手間

　仕事をされている方々は会議や打合せなどを行なっているかと思います。この調整って結構面倒ではないですか？
　今回はこの面倒を無くすための一手間のお話です。

会議や打合せの調整

　同じ会社の人から「会議を行いますので、スケジュールを2〜3箇所もらえますか？」「講演依頼をしたく予定が空いているかどうかをお聞かせください。」こういう相談が日々飛んできます。

　みなさまはきっとメールなどで自分の予定表を確認しつつ空き情報などを通知しているのだと思います。が、結構手間ですよね。予定を確認しつつ、相手にメールで通知して予定をブロックしつつ、確定の予定をもらい、予定を確定する。

　こういう手間を大幅に無くすことができます。

個人の情報を共有すれば手間は減る

　ではどうすれば？と思われる方も多いと思いますが、社内の方々からの調整の場合、一番楽なのは予定表を常に最新化し、みんなが見える様にすることです。

　例えば私の所属会社ではOutlookを全員が使っています。
　予定を確認したいです。空きを教えてください。と依頼を受けた際には、

　「Outlookの予定を見て空いていたら埋めてください。確認のメール等は不要です。」

　と返す様にしています。

　そうすることで、依頼者は私の予定を見つつ調整を走らせてくれます。確定したら確定した。という更新や仮で押さえていた予定を消してくれます。

　調整のための確認、返信、再調整などの手間が全くなくなるのです。

　当然調整する側からしても一目で最新状況を確認できますので、適時最適な調整が叶になります。また、予定表のメモや場所に内容や行き先を書いていてくれますので、私自身その時間になったらその場所へメモに書かれていた目的で伺えば良い。と予定表だけを見ればわかる様になります。

　私の場合は15分前にAppleWatchで通知されるよう設定していますので、「15分後にXXXの予定が入っています。」など秘書さんが案内してくれる様なことも秘書レスで実現しています。

情報の最新化や詳細化は必須

　ただ、この環境を実現するためには「常に予定を最新化しておく」「必要な時間はブロックしておく」「移動なども含め事前に計画を立てておく」など事前の一手間が必要です。
　出張が必要な案件の場合、移動先の実施する予定だけを登録しておくと、移動時間に充てようと思ってた時間に打合せを設定され、「そもそも参加できない」なんてことになりかねません。

　そのあたりの情報も含めきっちりと出しておくことで、調整や依頼を行う相手の手間や自分のリマインドにも役に立ちます。

情報は公開すればするほど楽になる

　自社内において、情報は公開すればするほど楽になります。

　相手は情報が見えないから確認したり、気を使ったりするわけです。その情報が予めわかっていれば「あ、この日は食事を早くとるからこの時間でも大丈夫だな」「移動時間はこの時間だから少し余裕を空けておいた方が良いな」と気を使うことも可能になります。

　今回は予定調整に絞って書きましたが、以外にも仕事を進めるという観点で「あ、このひとこういうことができる人だ」「この人、今こういう仕事を行なっているんだな」「今忙しそうだ」などということが見えれば、いろいろな繋がりや情報が集まったり、気を遣って頂くことも可能です。

　「社外へ守秘義務がある情報を出さない」

　は当たり前のことですが、自社内で出せる情報を出さないことはデメリットの方が多いのかもしれません。

　「でもその相手が勝手に情報を洩らしたら」

　など心配される方もおられますが、出してはいけない情報を漏らした場合、漏洩させた当事者の責任なのではないでしょうか？

　「リスクがある、だからやらない」ではいつまでたっても効率化ができません。

　もし「ルールとして明確化されていないとやりにくい」と感じるのであれば、セキュリティ統制部門などにご相談されるのも手です。