新卒デザイナーのデザイン研修#6 Office&リモートチーム

新卒1年目デザイナーのNiaです！

この記事では、サイボウズに興味を持っている学生さんに向けて、サイボウズのデザインチームの新人研修の内容についてお話したいと思います。

サイボウズ デザイン&リサーチグループには、6つのチームがあります。

＜サイボウズ デザイン&リサーチ サブチーム＞
・US&チームブランディングチーム
・A11y & PoCチーム
・UXリサーチチーム
・kintoneチーム
・Office & リモートチーム
・Garoonチーム

デザイン&リサーチグループのメンバーについて、さらに詳しく知りたい方は、下記のサイトもチェックしてみてください！

メンバー紹介｜サイボウズ デザイン＆リサーチグループ

デザイン&リサーチグループで、2週間ごとにそれぞれのチームでの業務を体験します。それに伴い、それぞれのチームでの体験をnoteにまとめ、更新していきます。
こちらが前回の研修内容のnoteになります！よろしければ読んでみてください〜！

Office&リモートチームについて

6番目に参加させていただいたチームは、Office&リモートチームです。
サイボウズ Office(以下、Office)とリモートサービスという製品を担当しているチームになります。

＜業務内容＞
・問題の洗い出し
・開発計画の作成支援
・PBIの作成
・プロトタイピング
・コーディング
・リサーチ

研修では、具体的にOfficeのデザイン周りを行いました。すでに洗い出されている問題を元にPBIを作成し、Officeのデザインの作成も行いました。

前回と同様、新型コロナウイルスの影響で、研修は全てオンラインでの実施でした。オンラインでの研修をどのように行なったかについても、合わせて読んでいただけたらと思います。

研修の趣旨／やったこと

Office&リモートチームの初日に松井さんにキックオフミーティングをしていただきました。

＜研修の趣旨＞
・実務を通して製品デザインの観点を知る
・チームメンバーへの顔見せ

以上のことを元に研修を取り組みました。Garoonチームと同様、Office&リモートチームでの研修も1週間で行いました。

＜実際にやったこと＞
・ミーティングに参加
・PBIの作成
・デザインプロトの作成

Officeチームのミーティングに参加

Officeチームは、kintoneチームやGaroonチームに比べて、所属しているメンバーが少なく、兼務のメンバーが多いチームになります。ですが、チームで取り組んでいる印象がとても強いチームでした。ミーティング中も、それぞれが必要に応じて意見を発し、全員で相談をしながら要件検討などを進めていました。チーム全体を通して、チーム感を強く感じました。

PBIの作成

PBIは、PMの方を中心に、Officeチーム内で社内外の大量のフィードバックやアイデアなどのリストを元に作成されています。コンテキストを確認した上で、製品のコンセプトやテーマと照らし合わせて抽出したものを元にPBIを作成しました。

PBIとは、プロダクトバックログアイテム(Product Backlog Item)の略称。改善予定のタスクの背景情報や受け入れ条件、ユーザストーリーなどの内容をまとめて、管理しています。

コツを踏まえて、以下の構造でPBIのユーザーストーリーの内容を作成しています。

＜（ターゲット：誰に対して？）＞として、
＜（何ができるようになる？）＞ほしい。
なぜなら、＜（改善することでどのようなことが起こる？）＞からだ。

また、修正をする理由も考え、PBIの内容に含めることで、PBIに具体性を持たせることができます。具体性を持たせることで、デザイン案を考える際のイメージが浮かびやすくなります。

デザインプロトの作成

デザインを作成する前にまずは、松井さんから製品デザインをする上で大切なことを教えていただきました。

＜デザイン改善で大切なこと＞
・現状の確認
・価値の言語化
・サイボウズの製品内で類似のUIを調べる

上記三つのことに関してさらに詳しく説明します。

【現状の確認】
問題の言語化をするために、PBIの背景情報を理解することが大切と教えていただきました。さらに、その背景情報を元に現状の機能とUXの確認することが必要です。

【価値の言語化】
上記でも述べたように、ユーザにどんな価値が提供され、ユーザはどう感じるのかを言語化することが大切です。言語化することで、デザインの途中やデザイン完成時に、提供したい価値がちゃんと形になっているかを確認することができます。

【サイボウズの製品内で類似のUIを調べる】
まずは、Office内での類似を確認します。さらに、必要に応じてkintoneやGaroonなども調べます。調べる理由としては、製品内のUIが一貫しているとユーザの学習コストが下がるためです。また、違うUIを検討する時でも既存のUIを元にすることで、デザイン時の考慮事項に気付けることがあるからです。

以上のことに気をつけながら、PBIを元にFigmaでUIを作成しました。デザイン案は、2つ作成しました。松井さんに教えていただきながら、kintoneやGaroonの画面などを調査しながらデザインをし、ユーザに大きなギャップを与えないように気をつけながら、形にしました。

作成後はそれぞれのデザインに対して、PMが判断しやすいようにメリット・デメリットを記載しました。メリット・デメリットは、ユーザのあらゆる視点に立ち、ユーザにどのような影響を及ぼすのかを考えるのもとても大切だと思いました。さらに、コストがどれくらいかかるかも予想することもメリット・デメリットに関わる内容だということを学びました。

また、私は普段、あまりOfficeを使用しないので、Officeの知識を学びながらの作業でしたが、デザインをするときは製品自体の流れを掴むことがとても大切だなと感じました。一箇所のデザイン改善でも、あらゆる箇所に細かい改善は必要になるので、画面がどのように遷移するのかを理解していないと、細かい改善箇所に気づくことができないなと思いました。

新卒デザイナーなりに学んだこと

【デザインの影響範囲を考える】
デザイン改善をしたことによって、生じるその他画面への影響やユーザへの影響を考えることはとても大切だと思いました。製品内の一箇所の改善でも、あらゆる箇所に影響を与えるということを学ぶことができました。

【コストを考える】
いくつも案を出した際には、その案ごとにメリットとデメリットを考えます。それに加えて、改善の際のコストもどれくらいかかるのかを考えるのが大切ということがわかりました。とても良いデザイン案でも、改善箇所がたくさんあるものでは、コストがかかりすぎてしまい、業務の負担にな流可能性が考えられるので、改善の重要度と改善コストのバランスは大切だと思いました。

【ユーザーに与えたい価値について考える】
ただ使いやすいデザインを作成するのではなく、最終的にはユーザにどういう価値を与えたいか・与えることができるかを考えることが大切だと学びました。そうすることで、ユーザが本当に必要とするものをデザインすることができます。

最後に

Office&リモートチームでの研修は、1週間だったということもあり、あっという間でした。さらに業務内容も、PBIの作成からデザインにするまでの全ての工程を行うので、一連の流れを学ぶことができました。Office&リモートチームの業務は、基本的には一連の工程に関わることができるので、PBIの内容とデザイン作成に大きな認識の差異が生まれることが少ないので、より良い改善ができるのではないかと感じました。

今回のチームで、新卒デザイナー研修は終わります。全て、デザイン＆リサーチチームに属しているサブチームでしたが、サブチームごとに業務の進め方が異なったり、メンバーにあった働く仕組みになっていたので、チームが変わるたびにとても新鮮な気持ちでした。

現在は、US＆チームブランディングチーム（現：グローバル＆チームブランディングチーム）に所属が決まり、メンターの篠原さんのもとで修行中です！まだまだ学ぶことだらけの新卒デザイナーですが、引き続き頑張っていきます！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。