【管理職必見！】”助かる報連相”をしてもらうための秘訣 ー報連相シリーズー
リクルートが調査した”マネジメント”に対する人事担当者と管理職層の意識の実態。そこから分かったことは…人事からみても管理職からみても、
企業組織における課題の1位として「ミドルマネジメント層の負担が過重になっている」ということ。そしてその背景には、管理職の大半がプレイングマネジャーであるという現実があります。
では、なぜ管理職がプレイヤー業務を担わなくてはいけないのか？という理由として、選択率が高かったのは…メンバーに知識・スキルが不足しており仕事を一任できないということ。一任できるメンバーが不足していることが、マネジメント業務に専念することを難しくしている状況が見えてきました。
そんなあらゆることが不足している状況の中で、チームをマネジメントしていく要となるものが”報連相”です。
それでは、マネージャーから見た「こんな報連相、助かります！」を取り上げていきます。
▶Aさんの場合
情報システムにも入力してくれていますが、"大事なこと"はラインでも送ってくれる点は正直助かります。情報システムを見る時間が取れていないことを理解してくれているのかなと思います。
▶Bさんの場合
報告に間違った点があるとすぐ訂正してくれるので、報告に"誠実さ"を感じるんです。
▶Cさんの場合
大事なことはアポイントを取ってくれるので計画しやすいです。もちろんアポなしでも構わないのです。ただ、時間が取れないので悪いな…と思ってるんです。つい先延ばしにしてしまって迷惑かけてます。
▶Dさんの場合
報告を聞いて、これは課長である私の管理者としての責任問題になるな…と思っていたんですが、部下が自ら部長に「自分が悪いんです」と言いに行ったんです。「余計なことするな」と叱りましたが、本当の気持ち、有難かったですよ。
▶Eさんの場合
報告の時、かなり厳しく事実を問いただしたのです。それに対して「間違いありません、信じて下さい」と言った時の目は真剣でした。疑った自分を反省した次第です。
こういった意見を見ると、部下は部下なりに上司のことを思って考えていることが分かります。上司と部下で報連相にズレが起きて、それが原因で誤解を生むことがありそうです。気をつけたいことです。
「部下の報連相には問題が多い」と思い込んでいると、報告を聞いてもついつい詰めてしまうのかも知れません。
自分自身も経験を積む前のことを思い起こしてみました。
”報告”と言われてもただ自分なりの事実を伝えているに過ぎなかったと思います。それを上司は辛抱強く質問し、笑いを交えて指導し、また真剣に注意もしてくれていたようです。これは多少の違いはあるでしょうが、経験を積んだ人はみんな同じようなことでしょう。
部下によって報連相に質の違いはあると思いますが、それは「部下が伸びている途上」と考えてみましょう。そう見ることによって、部下に次に何をマスターさせるかが見えてきませんか？
例えば、国語力が不十分な部下は、社内でもお客様にも同じ苦労をします。私は、部下に中学生を対象にした本を渡して、焦らずゆっくり読んでみることを勧めたことがあります。社会人に中学生の本を渡すとは人を馬鹿にしているという見方もありますが、国語の力をどうすれば伸びるを本人は知りません。しかも、誰も指摘はしますが”アドバイス”はしないのです。
また、嘘を報告する癖を持つ部下もありえます。この癖は簡単には治りません。こういう時は、「共に同行する、もしくは共に仕事をして見ること」です。部下が抱えている現実は何なのか、それを理解してあげないと悪い癖はおさまりません。嘘で何かを訴えているのではないでしょうか。
決して理想通りには行きませんが、理想通りに行かないから創意工夫するのだと思います。創意工夫をして、結局、自分で何かに気づかされます。
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引用*：https://www.recruit-ms.co.jp/issue/inquiry_report/0000001191/?theme=manager,hrdepartment
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