「アルファ室品質」を担保する「プロジェクト標準化」施策
こんにちは。DMM.com アルファ室 入社7ヶ月のすずりです。
🌸自己紹介
情シス、ITコンサルなど様々なIT業界での経験を経て30歳でDMMにジョインしました。
アルファ室においては、全社システム運用案件、DMMオンラインクリニック案件、動画コンテンツ関連案件など、分野に縛られず色々な案件を経験させてもらってきました。
フルリモートの環境を活かして仕事前にランニングし、気合を高めるのがルーティンです。
入社の経緯と当初の課題
もっと活き活きと働ける環境を探したい！と思ったのが転職活動のきっかけでした。
そんな中アルファ室の求人に出会い、応募して一次面接で話を聞く中で、傾聴の姿勢と論理性がとても素晴らしい面接官の方に感動し、自分もそんな人材になりたい！と思ったのが入社の決め手となりました。
元々の経歴がIT業界といっても、様々なステークホルダーとコミュニケーションを取りながら課題を解決するということは日常的に行っていたため、PMとして必要なコミュニケーションの取り方に関してはある程度理解しているつもりでした。
ただ、分野問わず様々な案件に取り組む中で、メンバーに伝わりやすい適切な言葉やドキュメントでプロジェクトを「プロジェクトらしく」回す、という点においては、PMとしての経験が殆どなかったため不安要素がありました。
そんな入社当時の不安を拭ってくれたのが、アルファ室の「プロジェクト標準化」の取り組みです。
今回は、「PMの仕事に興味があるけれど、自分に務まるのかわからない…」という方向けに、この「プロジェクト標準化」の取り組みをご紹介したいと思います。
✨「プロジェクト標準化」とは
アルファ室での「プロジェクト標準化」とは、ざっくり言うと、プロジェクト工程・ドキュメントを体系化・標準化することで社歴やPM経験をカバーし、良質なPM経験者を増やすというものです。
プロジェクト標準化は主に3つの標準化で構成されています。
①プロジェクト工程の標準化
一言でいうと、「XXをお願いします！」と言われても何から手を付けたらよいかわからないので、「この手順に沿って進めてください！という進め方のガイドラインを用意しましょう」という話です。
プロジェクトの進行における全体の「流れ」を体系的に可視化し、DMMの経験がないメンバーでも迷わずにプロジェクトの開始から終了までを不足なく進行できる段取りを雛形化するというものです。
流れ(工程)だけでなく、その工程を完了させるために必要な手段に関しても関連付けを行い、スムーズに進行ができる状態を目指しています。
どのステークホルダーに確認すればよいのか
何のインプットを参考にすればよいのか
どのようなアウトプットを作成すればよいのか
などといったことがドキュメント化され、全員にわかりやすく展開されています。
②ドキュメントの体系化・標準化
各種計画書、要求定義などのドキュメントに対してテンプレートを作成・配布するというものです。
これにより、どのドキュメントも一定のフォーマットと構造に従うことになり、情報の一貫性と整合性が確保されるとともに、ドキュメント作成の作業負荷も軽減します。
また、新たにチームに参加するメンバーがすぐに現状を把握できるように、ハンドオフの時間短縮にも効果的です。
さらに、アルファ室ではドキュメントのアップデートと保守にも注力しています。これはコンフィグレーションマネジメントとも呼ばれ、すべてのドキュメントが最新の状態を反映し、常に必要な情報が各人に確実に伝わるようにすることで、組織全体の生産性と効率性を向上させることを目指しています。
総じて、この施策によって業務の透明性が高まり、組織全体としてのコミュニケーションと生産性を向上させることができます。
③プロジェクト評価の標準化
これはプロジェクトの成功や失敗、学び等を共有し、その経験を未来のプロジェクトにつなげていくための振り返りをプロセス化するというものです。
プロジェクトが終了した際にそのプロジェクトを評価し、成功点と課題点を明確にすることで、その経験を次のプロジェクトに生かすことができます。これにより、組織全体としての学習と成長が加速され、より優れたプロジェクトマネジメントと結果の向上が実現されます。
この「プロジェクト評価」が標準化されていることから、アルファ室においては、プロジェクトが完了すると必ずメンバー全員を巻き込んで「振り返り」を実施し、更に振り返りの結果をサマライズして全体に共有するという取り組みを行っています。
プロジェクトが完了したらそれで終わりではなく、振り返りから学びを得ることで、全体のノウハウの蓄積や手法の改善に繋げ、後続のプロジェクトをより優れた形で遂行する、というサイクルが実現されていると言えます。
✨プロジェクト標準化施策の恩恵
プロジェクト標準化施策の恩恵として、以下の3点を挙げたいと思います。
✔ 入社後間もないメンバーであっても、プロジェクトにおいてアルファ室としての品質を発揮できる
✔ 必要なアウトプットのレベル感がわかる
✔ 先の予測が立てやすくなる
プロジェクト標準化施策は、アルファ室のプロジェクト対応の品質を高め、アルファ室が全社的に信頼される安定したパフォーマンスを出せる組織に近づくことに寄与しています。
実際に自分も、PMとしての経験は乏しいながらも、迷った時には標準化されたプロセスやドキュメントに立ち返ることで、誰になにをどう相談して進めていけばよいのかの「道しるべ」を得ることができ、どうにかプロジェクトを前に進めることができています。
最後に、プロジェクト標準化は一部の人が頑張るものではなく、全員で創り上げていくものとしてアルファ室内で浸透しています。
標準化されたプロセスを活用し、活用したプロセスを振り返りによって組織に還元するという工程が当たり前のものとして定着しているのです。
こうした取り組みによって、一人ひとりが別々の案件を担当していても、協働で組織に貢献し、自分の仕事が一過性のものではなく将来につながっていくものであることを自覚しながら働くことができています。
👓さいごに
アルファ室では一緒に働く仲間を募集しています。
カジュアル面談も受け付けておりますので、60事業以上を展開するDMMでPMとして挑戦することに興味がある方はぜひご応募ください！
