チェックリスト活用について

実は昨年、業務でとんでもないミスをしてしまいました。
その時の反省を生かすために、備忘録としてチェックリストの活用について書いていきます。
参考は以下の2個のサイトと自身の体験も踏まえて、作成と運用の各ポイントを紹介します。

実はとても強力なツール　チェックシート | 【NOC】誰も知らない教えてくれないアウトソーシングBPO

なぜチェックリストは誰も使わなくなるのか？｜生きたチェックリスト、死んだチェックリスト | あなたのファイナンス用心棒　吉澤大ブログ

<チェックリストとは>

業務品質を保ち、抜け漏れがないようにするためのツールです。
どんな業務でも活用できますが、ミスが許されない業務や、毎日ではないが定期的に発生する業務で活用されます。

＜チェックリストを活用するメリット＞

・ミスの低減

・やるべき事を明確にする事で効率が上がる

・業務の属人化の防止

業務を行うにあたり、慣れてくると、うっかりミスが発生が発生しやすいです。そういったミスを減らすことで結果的に効率良く作業を進められます。
また、その業務を担当者以外が行う場合も、リストに沿って作業を進める事が出来るので、仕事が滞ることがなくなります。

＜作成のポイント＞

・作業は１つ１つ分けて記入

・チェック項目は簡潔に書く

・実施したあとに見直して、修正を行う

チェックすることが長々しく買いてあると、一体どこを確認すればいいのか分かりにくくなります。そのため１つの作業につき１つのチェック項目、というに作成していきます。
また作業を行っていく内に、実際の作業の流れの中で無駄な項目が見つかる事もあります。効率化のために業務後にリストの見直しも行いましょう。
成果物の質が高いものを求められている場合ほど、チェック項目の数は多くなります。求められている質によって項目の数を調整しましょう。

＜運用のポイント＞

・必ずチェックリストに沿って作業を行う

・指差し確認でチェックしていく

・作業後必ずリストから漏れてしまった項目がないか確認

当たり前のことですが作って終わりではなく、使ってこそのリストです！
業務に慣れて来た時こそ、うっかりミスが発生しやすいため必ずリストに沿って行うことを意識しましょう。
また目視での確認は意外と漏れが発生する事もあります。
画面を指差し確認して手も動かすことが重要です。
作業後、もう一度リスト全体を見て抜けてしまっている箇所がないかを確認しましょう。


「チェックリストを作る時間が手間ではないか」という人もいるかもしれませんが、有るのと無いのとでは心理的な安心感が違います。
特に私の場合は、早とちりして普通なら起こさないミスをしてしまう事が多々ありました。
遠回りに思える事でも、チェックリストの活用を習慣付けて効率的に仕事をこなしていきましょう。