簡単4ステップ！忙しさを楽しいに変える、あなただけの時短術
「時間が足りない！なんで1日は24時間なんだ！！」
冒頭からお許しを。これは私が毎日叫んでいた言葉です。
朝起きて、出社して、仕事して。帰宅して、ご飯を作って食べて、入浴して。気づくと1日が終わっている。そんな経験はありませんか？
今は昔に比べて、はるかに効率的で便利な方法が増えたはずです。それでもなぜ、「時間が足りない」と感じるのでしょうか？
実はそれ、自分にあった時短術を取り入れていないからかもしれません。
私は自分だけの時短術を取り入れることで、毎日2時間の時短に成功しました！
この記事では、たった4つのステップでできる方法をご紹介します。あなただけの効果的な時短術を見つけてみませんか？
1日を可視化する
第1のステップは、あなたの1日を可視化することです。どの時間帯にどの作業を行っているのか。個々の作業にどれくらいの時間を費やしているのか。それらを見える化してみます。
手帳やGoogleカレンダーなどのアプリを活用します。必ずしもストップウォッチを使う必要はありません。各作業の開始時間と終了時間を記録するだけで十分です。
この作業は3日間ほど行うことをおすすめします。平日だけでも効果がありますよ。
下の写真は、私自身が実際に行った例です。この作業を通じて、私はメール一通送るのに最大で30分かかっていることに気づき、驚きました。
面倒かもしれませんが、1日の過ごし方を明らかにすることで、自分の時間の使い方を理解する手助けになりますよ。
時短したいタスクを決める
第2のステップでは、先ほど可視化した情報から、具体的にどの部分を時短したいかを選びます。以下の2つの観点を考慮します。
① 自分がコントロールできることか
時短したいタスクは、あなた自身がコントロールできるものであることが重要です。例えば、会議の長さは自分で決めることが難しいですよね。しかし、自身の作業方法やタイミングは調整できます。自分の手で効果的な時短が可能なタスクを選んでみましょう。
② 本当に時短したいものか
本当に時短が必要なタスクを優先しましょう。
例えば、睡眠。やりたいことがあるから睡眠を削る、という方もいるでしょう。しかし、私はできるだけ寝ていたいので、睡眠は時短はしませんでした。
これらの観点を踏まえて、第1のステップで得られた記録を見直します。
私の場合、「メールの作成」が時短できそうだと思いました。自分自身で作業時間を管理できるうえに、時短できたら嬉しいものだったからです。
時間がかかっている理由を考える
第3のステップは、第2のステップで決めた「時短したいこと」が、なぜ時間がかかっているのか、を考えることです。このステップがしっかり行われないと、根本的な部分を時短することが難しくなります。そうならないためにも、このステップを大切にしてみましょう。
例を挙げて説明します。
メールの作成に時間がかかっていた理由は、メールの文面を一から考えていたためです。私は上司に送るメールの言葉遣いや表現に気を使い、それらを調べながらメールを書いていました。こうした状況が、メール一通に30分もかかってしまう原因となっていました。
根本的な理由を把握することで、次の効果的な時短方法を見つけ出す手助けになります。
時短する方法を考える
さあ、いよいよ最後のステップです！
第4のステップは、時短する方法を具体的に考えることです。第3のステップで、時間がかかっている根本的な理由が明らかになりました。それに対する解決策を考えましょう。
メールの例を挙げてみます。時間がかかっていた理由は、「文面を一から考えていた」ことでした。これを解決するために、「メールのテンプレート」を作成しました。
過去のメールを振り返ると、上司とのやり取りで頻繁に使う表現があることに気付きました。これらの表現をまとめてメモ帳に残し、似たようなメールの際にはすぐに利用できるようにしたのです。この方法により、メール作成にかかる時間を最大25分短縮することに成功したのです。
以上が、4つのステップを踏んで実現できる、あなただけの効果的な時短術の見つけ方です。ただし、ステップを進める前に注意すべき重要なポイントがあります。
時短で得た時間でしたいことはなんですか？
ステップを進める前の重要なポイントは、「時短で得た時間をどのように使いたいか」をしっかり決めておくことです。
急に時間ができたとき、何をしようか迷った経験はありませんか？結局何もせずに過ごしてしまうこともありますよね。最初からその時間を有意義に使うためには、計画を立てておくことが重要です。
あなたは、その時間をどのように過ごしたいですか？休息をとるのも良し、読書や趣味に没頭することもできます。
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