53 システム開発 スコープ変更を防ぐための戦略と深堀りしつもん（掘り下げ質問）の活用法

こんにちは！TechCommitメンバーの友季子です。
プロジェクト管理において、スコープ変更は納期遅延や追加コストの原因となるため、事前に対策を講じることが極めて重要ですよね・・・
しかし、現実にはスコープの変更が避けられない場合も多く、どのように対処すべきか悩むこともあります。

本記事では、スコープ変更を防ぐための具体的な取り組みと、それに関連する深堀しつもん（掘り下げ質問）の活用法について学んだことをシェアします。

前提

プロジェクト終盤でのスコープ変更は、納期の遅延を引き起こす原因となり得ます。そのため、スコープの変更を最小限に抑えることが重要です。以下に、スコープ変更を防ぐための取り組みと、具体的な深堀しつもんの例を示します。これらを活用することで、プロジェクトの成功に向けた道を切り開くことができます。

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スコープ変更を防ぐための取り組み

1. 要求の明確化と文書化

①詳細な要件定義: 初期段階で要求をできるだけ詳細に文書化し、依頼者と合意を取ることが重要です。これにより、プロジェクトの目標と範囲を明確にし、後々の変更を最小限に抑えることができます。

②背景情報の収集: 要求が発生する背景やビジネス上の目的を理解し、それに基づいて要件を明確にすることが求められます。これにより、要求が実際のビジネスニーズに合致することを確認できます。

③確認プロセス: 要件の文書化後に依頼者からの確認を得るプロセスを確立することが重要です。これにより、双方の認識のズレを防ぎます。

2. リスク管理と予防策

①リスクの特定と評価: プロジェクトの初期段階でリスクを洗い出し、それに対する対策を計画します。リスクを事前に把握し、対応策を講じることで、スコープ変更の可能性を低減できます。

②変更管理プロセス: スコープ変更が発生した場合の管理プロセスを整備し、変更の影響を評価することが必要です。変更管理プロセスを明確にすることで、スムーズな対応が可能となります。

3. コミュニケーションの強化

①定期的なレビュー: プロジェクトの進行状況を定期的にレビューし、スコープや要求の変更について早期に発見します。これにより、問題が大きくなる前に対応することができます。

②関係者との連携: チーム内外の関係者との連携を強化し、認識のズレを防ぎます。コミュニケーションの強化は、スコープ変更の防止に効果的です。

4. 契約や合意の取り決め

①契約書の明確化: スコープの変更に関する取り決めを契約書に明記し、変更が必要な場合の条件やプロセスを定めることが重要です。契約書により、スコープ変更に関するルールを明確にすることができます。

②合意の文書化: スコープ変更についての合意内容を文書として残し、双方が確認できる状態にします。これにより、後々のトラブルを防ぐことができます。

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深堀り質問の具体例

1.要求の詳細化に関する質問

質問: 「この機能の具体的な要件はどのように決定されたのか、その過程や基準について詳しく教えてください。」

• 意図: 要求の決定過程や基準を理解し、要件が明確であることを確認するため。

2.背景や目的に関する質問

• 質問: 「この変更が必要になった背景や目的について、どのようなビジネス上の理由がありますか？」

• 意図: 変更の根本的な理由を把握し、スコープ変更の妥当性を評価するため。

3.リスクと影響の評価に関する質問

• 質問: 「このスコープ変更がプロジェクト全体に与える影響やリスクについて、どのように評価していますか？」

• 意図: 変更の影響を事前に把握し、適切な対策を講じるため。

4.変更管理プロセスに関する質問

• 質問: 「スコープ変更が発生した場合、どのようなプロセスで対応していますか？変更の承認や実施の手順について教えてください。」

• 意図: 変更管理プロセスを理解し、スムーズな対応を確保するため。

5.依頼者との信頼関係の構築に関する質問

• 質問: 「依頼者との信頼関係を築くために、どのような取り組みを行っていますか？信頼関係がプロジェクトに与える影響についてどう考えていますか？」

• 意図: 依頼者との関係を強化し、スコープ変更に対する理解と支持を得るため。

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スコープ変更が発生した場合の対策

1.影響分析と調整

スコープ変更の影響を詳細に分析し、スケジュールやリソースへの影響を評価します。その上で、調整案を提案し、依頼者と合意を取ります。

2.追加コストの交渉
スコープ変更による追加コストを見積もり、依頼者に説明します。その後、追加コストについて依頼者と交渉し、合意を取ります。

3.再スケジュールの提案
スコープ変更に基づき、納期の再設定を提案し、依頼者と調整します。

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スコープの変更を防ぐためには、初期段階での明確な要件定義と文書化、リスク管理、効果的なコミュニケーションが鍵となると思います。

また、スコープ変更が発生した場合には、影響分析や追加コストの交渉を通じて、プロジェクトの安定性を保つことが重要です。深堀しつもんを活用し、問題の本質を理解することで、より効果的なプロジェクト管理が可能になります。

おわりに

プロジェクトの安定性を確保し、スムーズな進行を実現するための手助けになれば幸いです。

プロジェクト管理におけるスコープ変更のリスクを最小限に抑えるための知識を深めていきましょうね！