秘書が求められるものは1億通り。

何だか大袈裟なタイトルになってしまいましたが、本当にそのくらい秘書に求められるものはさまざまです。

前回の「秘書とは？」の自分なりの答えは
◆常に最高のバランスでボスにシンクロし動く存在。

もう少し細かく言うと、
◆ボスが自身の業務に最大限で専念できるよう、出来る限りのことを行う。
究極、ボスが自身の業務以外のことは何も考えなくても会社がちゃんと回る状況をつくる存在。

ではボス達はどの様な状況にあると自身の業務にのみ専念できるのでしょうか？
そうです、答えが1億通りになるポイントはまさにココです。

私の3.5人の担当ボスに①〜④の番号をふって2つほど実例をあげてみようと思います。
（※ボスのストレス度合いを、○、△、✖️で表示）

【例1：出張手配（飛行機移動の場合）】
私：再来月のご出張手配完了いたしました。
と、声がけと同時に下記箇条書きのような詳細を口頭、紙ベースで連携します。
　　・当日のフライト詳細（eチケット）
　　・到着後の移動詳細（出迎えの有無など）
　　・出張中のスケジュール表
　　・予約ホテル情報
　　・手土産の有無確認
　　・服装（社章有無、スーツの色味など）

するとボス①〜④の反応はこうです
ボス①：ありがとう、また次の手配もよろしくね。→○
私：よしよし、1つ業務ぶじ完了。

ボス②：ありがとう、でも紙ベースでの連携は今後なしでいいよ。→△
私：次回以降は口頭とメールでの詳細連携にしよう。そうだった、ペーパレス推奨派だった、、と反省する。

ボス③：ありがとう、でも手配するのまだ早くない？ちょっと自分でもフライト見てみる。都度連携していこう。→✖️
私：手配はして欲しいけど、自分が決定に関わりたいと、厄介なやつ。笑

ボス④：ありがとう、でももう自分で手配しちゃった。→ある意味○、ある意味✖️
私：むむむ。。。様子を見ながら対応していこう、と猛反省。

【例2：PCのマウス手配】
発注後にこれ好みじゃない…となったら最悪です。
そこで、発注前に5種類くらい提案物のまとめを渡しボスに選んでもらいます。
ボス①：この中に好みのものがないから、自分で探していい？→×
ボス②：適当なのでいいよ（提案不要）。→×
ボス③：小さめならどんなのでも大丈夫。アッ！でもカチカチ音がするやつがいい。→△
ボス④：この中から大きめのものならなんでも。→○

私：ヤレヤレ皆んな同じものじゃダメなのか、、一先ず提案した5つでは計り知れないマウス、ボス③の「カチカチ音のするやつ」を探すネットの旅にでよう。。となります。笑

上記2つの例をとっても、すんなり○の結果になかなかたどり着きません。そして、側から見たら「えっ？何だかどーでもいいことばかりじゃない？？」と思われるようなことがほとんどだと思います。
それストレスに感じる？というようなことばかり。
でも、そのどーでもいい事がすんなり○の状態になることにより、無意識の内にストレスは軽減されるものだと考えます。

【他に、いろいろな項目でみる秘書に求められるもの詳細（ほんの一部）】
・ボスは常に近くで寄り添いシンクロして欲しいと思うタイプなのか、放っておいて欲しいタイプなのか
・秘書の服装、雰囲気、言葉使いを気にするのか
・会食先・手土産の好みは？
・資料の形式（ホッチキスの位置、数、2in1・両面印刷、フォントの好みなど）
・プライベートなことも対応して欲しいと思うのか、そうでないのか

結局「秘書に求められるもの」の明確な正解はなく、日々ボスが何を求め、秘書として自分がどこを目指すのかに尽きるのだと。
ボスの数だけ、秘書の数だけ答えがあることとなります。

こうして求められるものは1億通りになっていきます。笑

そこで次は、私が個人的に業務の内容別秘書として気をつけているポイントをまとめてみようと思います。
第1弾は【移動】について気を付けていること。

◆カレンダー通りだとGWもあと1日ですね。皆さま、ひきつづき健やかに楽しくお過ごしくださいませ。

◆最後まで読んでいただきありがとうございます。いいね、スキ、コメントなど頂けたらとても嬉しいです♡