気をつけるリスト！【移動編】

秘書に突然任命されたその日から、諸先輩秘書から教わること、学ぶことの連続でした。

教わったり、学んだりしながら作った「気をつけるリスト」を1項目ずつココにまとめていこうと思います。

第1弾は
【移動（出張・外出）のリスト】

【詳細】
①移動手段、ボスごとのお気に入りの席を確保
②google mapで現地移動経路検索
③飛行機、新幹線がダメなら、船
④パスポートの期限の管理
⑤常に14分早めでスケジュール組み
⑥席順、誰と移動するか
⑦フライトの時間設定

①詳細
3.5人それぞれ好みの移動手段があります。
1人はタクシーが好き、1人は公共の交通手段が好き、1人は少し時間に余裕を見て出発→2駅分くらい歩きたい、などなど。
好みと前後のスケジュールに合わせ移動手段を提案します。
また、それぞれ飛行機、新幹線とも、通路側・窓側、前方・真ん中・後方、どの席がいいか、好みがハッキリしています。
秘書業務開始初期段階で、ボスごとに好みを確認し、自分の中で整理しておくと日々の手配がとても楽です。

②詳細
到着駅から会場までの経路をGoogle mapで何パターンもシュミレーションしベストな経路を割り出します！
プライベートの旅行でも訪れたことのない場所って不安なものです。ましてや仕事、しかも1秒も無駄にしたくないほど忙しいボス達なので、出来る限りスッと移動→現地到着できるよう調べまくります。

③詳細
まだ1度だけですが。。
変更に次ぐ変更のため、あまりにもタイトな出張スケジュールだったボス②。飛行機、新幹線、タクシーを駆使しても翌日の会議開始時間に間に合わない…
「もう、無理！！！怒」と投げかけた瞬間、閃きました！船？と

その出張時ボス②は、飛行機、新幹線、タクシー、電車、走る（笑）、フェリーとありとあらゆる手段を使い、無事に会議へ出席。
本当に色々なことが起こります。。笑

④詳細
これはそのままです。パスポートの期限は常に気にしています。

⑤詳細
3.5人の中でも特出して忙しいボス③。
忙しいプラス、常にギリギリまで会議、接客、などしたいタイプです。毎回どうやって現地へオンタイムで到着させよう？と頭フル回転です。
そこで、色々と試してみて常に14分前倒しのスケジュールを渡すことにしています。10分では短すぎ、20分だとボス自身がコレ時間おかしくない？と気づいてしまうので、14分がベストだと今は思っています。

⑥詳細
同じカンファレンスやフォーラムへ参加する、他の役員、部下の中から、誰と、どの手段で移動するか。
新幹線が同じ時間なら、隣合わせのシートがいいのか、まったく車両も別がいいのか。
飛行機が同じ便なら、役職の上下関係も考慮し、誰が何番目のシートなのかなど調整します。

⑦詳細
若干⑥と類似する項目ですが、こちらはどちらかと言うと、同じカンファレンスやフォーラムへ参加される社外（当社からみてお客様）と同じフライトにできるだけならないよう移動のゴールデンタイムを避けます。
お客様、当方、両者から見て、同じ便になる事により起こりうるリスクを回避するためです。

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と、移動に関してはザックリとこの様なことに気をつけながら日々業務にあたっています。

２時間サスペンスドラマを作れるのではないか？と思うほど時刻表と睨めっこする日々。
なかなか時間もかかり誰でも出来る作業ですが、とても大切な作業でもあります。

普段常に人に囲まれ過ごしているボス達。
出張の場合、１時間半〜３時間半くらいの移動時間が多く、自分のことだけに集中するのに丁度よく、貴重な時間だったりする様です。

資料作成、読みかけの本を読む、ちょっと仮眠を取る、など。
少しでもストレスフリーで移動してもらえるよう、これからも頑張りたいと思います٩(๑❛ᴗ❛๑)۶

皆さまは移動に関してどのような事を気を付けていらっしゃいますでしょうか？
こんな事気を付けているよ！と言うことをお教えいただけたら嬉しいです😊

◆自粛緩和などの話もでておりますが、引き続き気持ちは緩めず、皆んなで一緒に頑張りましょう！

◆最後まで読んでいただきありがとうございます。いいね、スキ、コメントなど頂けたらとても嬉しいです♡