タスク管理をWrikeに乗り換えました。今まで利用したタスク管理ツールも振り返ってみます。
こんにちは、小森です。総務人事情シス周りの業務をしています。金魚の画像に意味はありません。
タスク管理ツールは社会人になって2社目の会社から仕事/プライベートどちらも利用しています。ここ最近、今まで使っていたTrelloがなんかこうもう一歩足りない気がしていて、色々と試した結果Wrikeに乗り換えることにしました。現時点で2週間程度利用していますが、将来的には有料版に乗り換えてもいいくらい使い勝手が良いです。
今回は今までのタスク管理ツールの利用歴史とWrikeの良いところを紹介したいと思います。
Toodledo
Toodledoは転職で教育系の会社で社内SEっぽいことをやり始めた時に利用開始した記憶があります。それ以前は常駐型SEをやっていたので、RedmineだとかTracをプロジェクト単位で使っていました。
Toodledoは去年の10月頃まで使っていたので、7年くらいは使っていたんじゃないかなと思います。Toodledoはなんといってもシンプルにリストでタスク管理できる所が良かったです。Toodledoの他にGoogleカレンダーのTodo（ちょっと機能が貧弱）、Remember the milk（真剣に比較してなかった）など候補に上げてましたが、シンプルさでToodledoにしたと記憶しています
新規タスクの追加は、Taskのすぐ下にある「Quick Add Task」をクリックするとテキストボックスになっていて、文字入力→Enterで即反映なのでその手軽さも魅力的でした。
そんな長年使っていたToodledoですが、チーム（といっても実質2人ですが）でタスク管理したくなったのでTrelloに乗り換えることにしました。Toodledoは一応複数人で利用できるようですが、Pro版（有料）を利用する必要がある、日本語対応していないのでとっつきにくい等あったので周りでも利用してたTrelloを利用開始してみました。
Trelloの神々
Trelloはボード（かんばん）方式でタスクを管理することができるツールです。
簡単に用語説明。カード：1つのタスク、リスト：列、ボード：列の集まり
最初のうちはリストに2人分のカードを入れていたんですが、絞り込むまでの操作が、右側のボードメニュを表示→カードを絞り込み→ある程度下にスクロールして名前選択、という長い動作が必要で諦めました。もしかしたらアドオンを入れれば楽になるのかもしれませんがその時は諦めて、人数分のリストを用意しました。
このサイトでTrelloを3年間使った感想が書いてあって参考になります。https://www.workersresort.com/jp/technology/using_trello/
Trelloはその後人数が増えても同じように使っていたのですが、な〜んか今一つだなと思って課題点を挙げてみました。
管理部門の性質上、プロジェクトで動く業務、スポットで動く業務が並走しているが、この管理が上手くできていない
ちょうどプロジェクトで動きたい業務があったのでリストを増やしてそこで管理してみたのですが、複数のリストでタスク管理していると一体どれが優先なのかよくわからなくなってきてしまいました。ラベルで分けるという手もあるのですが、上述したように絞り込むのに一手間かかるのでストレスです。
複数人で実施しているタスクの扱いがうまくいかない
1つのタスク（カード）に担当者を複数人紐付けることはTrelloでは可能ですが、リストを個人毎に作成しているので見逃しが発生していました。運用上は自分の分が完了したら相手のリストにカードを入れる、というのをやっていましたが、忘れることもあるので改善ポイントでした。
そしてWrikeへ...
なんか他のツールないかな〜、と思って色々見てみました。社内ではBacklogをわりと利用いているので見てみたのですが、タスク登録が「課題の追加」となっていて、Theプロジェクト管理ツールだなと思いたじろいでしまいました。。。とりあえず少人数で使うから無料で良いのないかな〜と思って行き着いたのがWrikeでした。
結局はプロジェクト管理とタスク管理が程よくできるものを求めていたのですが、今の所Wrikeはどちらも満たしてくれています。他のサイトで見た比較だと有料版の値段もあると思いますが「大規模向け」となっていたので候補からは外れそうだったのですが、使ってみてとても満足しています。簡単に機能を紹介します。
こちら実際使っている画面です。左側の方はフォルダ構造になっているのがわかると思いますが、Wrikeではプロジェクトorフォルダと呼びます。プロジェクトとフォルダの違いですが期間を設定できるかどうかの違いだけで使える機能は一緒です。また、後でプロジェクト→フォルダ、フォルダ→プロジェクト切り替えは可能です。私は全部プロジェクトにしてしまっています。1つのタスクは複数のプロジェクト（フォルダ）に属することができます。いわゆるタグ機能です。
上の画像では「03.情報システム」というプロジェクトを選択している状態ですが、右側の画面で全体の説明をwiki的に記述することが可能です。この画面はタスクを選択した時もほぼ同じ画面です。チェックボックスとかもつかえるので、無料版では利用できないサブタスクの代替になります。
ほぼ一緒と言ったのは、プロジェクトを選択した画面だと右上の方にSlackのアイコンが表示されています。これはSlackの特定チャンネルに通知するかどうかを選択するボタンになっています。プロジェクト単位で通知設定可能なので便利です。
こちら同じプロジェクトの画面なのですが、ボード（カンバン）表示も可能です。有料版にすると、このステータスを色々とカスタマイズできるとのこと（ワークフロー）。カンバンメインならTrelloを使い続ける方が良いと思うんですけどね。
さらにテーブル（一覧？）表示も可能です。タスク名や日付などこの画面から修正可能です。
シチュエーションに応じて色々な見た目で利用できるのは素敵です。もっともあまり他のプロジェクト管理ツールは使ったことがないのでWrikeだけの機能ではないと思いますが。。。
選定にあたって、タスクの入力を素早くできるのか、も見ていました。
すばやい！！クリック→入力→Enterでタスク登録完了です。厳密にいうと担当者登録をする必要があるので詳細画面からさらに入力する必要はありますが
プロジェクトからのタスク登録：担当者無し、プロジェクトは該当のもの
マイ・ワークからのタスク登録：担当者自分、プロジェクトなし
というように状況に応じた設定が行われます。
プロジェクト単位で管理できるのはわかったと。じゃあ自分のタスクは？って部分ですが、それが「マイ・ワーク」と「受信トレイ」を利用します。
マイ・ワークには自分のタスクのみが表示されます。当日・明日・今週・来週を分けて表示してくれるのもナイスです。例えば当日分でもさらに優先させたい時もあると思いますが、そんな時はドラッグすれば移動可能です。
つづいて受信トレイです。モザイクばかりで分かりづらいですが、ここには自分に割り当てられたタスク、メンションが飛んできたタスクが表示されます。Trelloだとメンションがあってもイマイチどのカードか分かりづらいですが、Wrikeの通知はとてもわかりやすいです。「受信トレイ」の部分に通知分は赤丸数字で表示されます。
あと、私はSlackとZapier（http://zapier.com）を連動させて、Slackのメッセージにスターを付ける→Zapier経由でWrikeのタスクを自動登録、をやっています。メール→Zapier→Wrikeとかもできるんじゃないのかなと思います。完全無料のIFTTT（https://ifttt.com/）の方を利用したいのですが、IFTTTがトリガーをSlackに指定することができず。。。残念。
Wrikeは5人までなら無料でできる超いい感じのプロジェクト（タスク）管理ツールでした！人数が増えてきても有料版にしてそのまま使いたくなるような高機能なので、是非無料版で試してみてください。
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