求められている以上の成果を出す、どこでも活躍する力を身につける日報活用術

リアルな現場の情報の共有ツールとして便利な日報。とはいえ、どんな内容を書いたら良いのか…と悩むこともあると思います。そんなとき、ふとある人が思い浮かびます。

夏秋明日香さん。

社内外問わず、多くの人から頼りにされています。クライアントからの信頼も厚く、「うちの採用のことを誰よりも考えてくれている」といった言葉をもらったことも、１度や２度ではありません。そんな夏秋さんの日報は、いつも「いいね」や「お気に入り」がたくさんついています。社内には「商談や取材の準備で、いつも夏秋さんの日報を参考にしている」という人も少なくありません。

どうしたら夏秋さんみたいになれるのか知りたくて、夏秋さんの日報活用術について、教えていただきました。

［プロフィール］夏秋明日香
スマホやパソコン、Wi-Fiなどを扱う商社で、事務や営業を経験。
2012年にエン・ジャパンにアシスタントとして中途入社。
その後、『エン転職』の取材担当であるディレクター組織の立ち上げメンバーに抜擢。
ディレクターとして、マネジメントに挑戦したり、数々の社内賞を受賞したりする。
現在は『エン転職』の営業担当として、顧客の採用課題に向き合っている。

意外と知られていない？日報のメリット

― まずは、日報を活用し始めたきっかけを教えてもらえますか？

最初は、インプットのために日報を読んでいたんです。1000人くらいが毎日書いているので、調べたらなんでも出てくるだろうと思って。寝る前や移動中などの空き時間を使って、業務に活かせるノウハウや、他の部署の人たちがどんなことをしているのか…っていうことをチェック。役立ちそうな情報は、お気に入り登録してストックしていましたね。

というのも、企業から悩みを相談されても、何も答えられなかった時期があったからなんです。感じ良く対応してその場はなんとかなるのですが、アドバイスらしいことはできず…。でも、なんだかそれって、仕事をするパートナーとして、無責任だなって。企業が困っているときに、解決策を提案できるようになりたい。頼れるパートナーになりたい。そんな気持ちが日報活用のきっかけでした。

マーケットの動向も、いち早くチェックできる

― 日報は、具体的にどのように活用しているんですか？

日報には、現場情報がたくさん詰まっているんです。だから、マーケットの動向などをいち早く掴むことができます。企業から業界や市況について質問されることも多いので、そういう時に役立ちますよ。ディレクターから営業に異動した今でも、情報を集めたり、現場で聞いた内容をアウトプットしたりするのに日報を活用しています。業界動向について勉強したり、競合の動きをチェックしたり。特に今は採用どころでない企業も少なくないので、経営に関する相談も受けられるパートナーになるためにも、日報での情報収集は積極的に行なっています。

求人広告制作のための取材を行なうディレクター時代は、実務に置き換えやすい日報をよく見ていましたね。この業界知識は取材で役に立ちそうだなぁとか、こうやって企業と関係構築したらいいのか！とか、こうやって伝えたら分かりやすいとか。日報で学んだことを、次の日に仕事で使ってみて、自分なりに改良していく。そうして自分の中にスキルを蓄積していく、というようなこともやっていました。

上司と部下のコミュニケーションツールにも

日報はインプットだけじゃなくて、自分がアウトプットする場でもありますよね。前提として知ってほしいなと思っているのは、上司や先輩にとって日報はメンバーのことを知るのに、とっても重要なツールであるということ。現場ではどんなことが起きているのか、メンバーがどんなことを考えて仕事をしているのか…というのは、マネジメントを行なう上で非常に大切です。本当は毎日30分とかミーティングができたらいいのですが、なかなか現実的ではないですよね。それに、新しい施策や方針は現場の声をもとに作られるもの。そういった意味でも現場の声をあげることが大切だということを、知ってほしいです。

誰かへの手紙だと思って、日報を書く

― 夏秋さんの日報は情報量もさることながら、とても読みやすいですよね。その証拠に、いいねランキングやお気に入りランキングに度々ランクインしています。日報を書く際気をつけていることはありますか？

日報を書く時は、どんな人が読むのか想定して書いています。特に、マネジメントをするようになってからは、メンバーに向けてどんな内容を発信したらいいか考えていましたね。日報で、業界動向やノウハウなどを書いてみようと思ったのは、実はマネジメントの経験を経てからなんです。プレイヤーだったときは、正直「誰かのために」という点はそこまで意識していませんでした。

もともとハイプレイヤー気質だったので、チームの未達は自分がカバーすればいいと思っていたんです。でも、短期的に業績はクリアするものの、メンバーは全然育ってなくて‥これはチームリーダーとしてはダメだなって、そのときはじめて気づきました。メンバーを育てるために、何をしよう…と考えたどり着いたのが、メンバーのためになる情報を発信すること。自分がこれまでインプットしてきた情報、作成したツール、成功体験や失敗体験、自分の意見…などを、メンバーに向けて日報でアウトプットするようにしたんです。

大切なのは、だれが読んでも分かりやすいこと

その際に気をつけていたのは、誰が読んでも分かりやすい表現にするということ。エントリーキャリアの人が見ても理解できるか、書いては読み返し、分かりにくいところがあれば補足し、表現を変え…と試行錯誤していました。インプットした情報を、どうしたら自分やメンバーの業務に活かせるかっていう視点で考えてみて、その考えた内容を先輩や企業にぶつけてみる。そして、その反応をまた日報に書いて…っていうことをひたすら毎日繰り返していました。実は当時の上司からは、論理性が高くないとフィードバックされていたのですが、日報でのアウトプットは論理性を高めるトレーニングの一環にもなっていましたね（笑）

案外身近なところにある、日報のネタ

―でも毎日何を書いたら良いの？という悩みもあると思います。まずはここからはじめてみよう、というポイントを教えてください。

気になる情報をネットで収集して、日報で発信して…っていうのを繰り返すのが良いと思います。実は日報のネタになりそうな情報は、世の中にたくさんあって。たとえば、エン転職だけじゃなくて、他社の転職サイトを見て掲載の傾向やトレンドを把握したり。競合のコーポレートサイトをチェックして、新サービスのリリースや調査レポートを読んでみたり…その情報を、仕事にどう活かすのかを考えて、日報に書いていくんです。

最近は、noteなどのオウンドメディアも情報を調べるのに便利ですよね。あとは、気になるキーワードを登録すると、そのキーワードに関連する記事が毎日送られてくるGoogleアラートも活用しています。最新情報をいつでも知れるので、オススメです。

まずは難しく考えすぎず、企業からよく質問されることを自分で調べてみて、企業にどうですか？って聞いてみる。そして返ってきた反応や内容を日報でまとめる。はじめは、これを続けるだけでも良いと思うんです。調べたことや聞いたことを日報に書いてみると、自然と自分の頭の中も整理されていきます。そうして身につけた知識や能力は、どこにいっても自分を助けてくれると思いますよ！

多くの人から慕われ、頼られている夏秋さん。日報でのインプットとアウトプットを繰り返して得たもの。それは、知識だけでなく、どこでも活躍できる力なのかもしれません。

＜編集後記＞

社内の営業やディレクターだけでなく、お客様からも「いつも楽しそうに働いているね」と言われることが多いという夏秋さん。一方で、「仕事のつらさや悔しさは、仕事で返す」「どこにいっても活躍できる人になりたい。求められている以上の成果を出したい」といった強いマインドを持った方でもあります。そんな仕事への姿勢こそが、関わった人をファンにしてしまう理由なのかもしれません。

そんな夏秋さんが行なわれているインプット・アウトプットの方法は、誰でも今日から取り組めるもの。仕事に向き合っていると、ついつい後回しにしてしまいがちなところですが、まずは日報のお気に入りリストや、Googleアラートで最近気になるキーワード登録を行なうことからはじめてみてはいかがでしょうか。