TDの仕事マニュアル
久々にnoteを書きます。
先日Gemini Cupにご参加いただいた方、ありがとうございました。初TDだったんですが、無事終えることができてホッとしています。
引継書を書いていたんですが、気づいたらどの大会にも当てはまるTD業務マニュアルになっていたので、一部編集した上で公開することにしました。
主にコミ・TD未経験者向けのものですが、大会ごとに細かい点は異なる場合があります。ざっくりこんなもんだよ、っていうのがわかるような記事にできればと思っています。特に、同期でTD経験者がまだ少ない時期での初TDだったので、過去の例など知らず、自分の中で効率が良いと思うものを試行錯誤しながら作った大会です。その分TDに責任が伴いますが、TDはやりたいことができる役職でもあります。自信を持って取り組んでいただければと思います。
なおTDを務めた大会がGemini Cupだったので、JPDU大会の運営という程で進めてきます。また特に記載がない限り「今大会」は "Gemini Cup 2023" を指しています。
0: 規約を確認する
JPDUが定める規約は、必ず一読しておきましょう。なお2023年度議会で、規約が一部改正される予定なので、最新版はJPDU側に問い合わせてください。
JPDU Tournament 規約 2020年度 （以下「JPDUT規約」とする。）
JPDUエクイティ規約 原文
1: 大会前
a: 会場の選定
TDに就任して最初に決めたのが、会場です。直前のJPDUTである春TでTDを務めたJPDU会長さんによって、成蹊大学を紹介してくれました。借りやすい大学と全く借りられない大学があるので、JPDUや有識者から情報を得られると良いです。
b: 開催日の決定
Gemini Cup 2023は9月に開催しました。9月は多くのディベートイベントが集中しており、かつ夏休みという時期だったので、開催日の選択肢があまり多く用意できませんでした。
成蹊大学の方と連絡を取り、貸出可能日のカレンダーと照らし合わせ、開催可能な日程を選びました。使用可能な教室数とOR用の教室を確保できる日程を選択した結果、9月9日〜10日しか空いていなかったため、この日程を選択しています。
とにかく徹底的に、その時期に開催される（可能性が高い）大会について、関連インステや関係者に聞くことが大切です。海外大会については、Global Debating SpreadsheetやFacebook情報を参考に、メジャーな大会を最低限考慮すれば大丈夫だと思います（今回はABPを避けるように考慮しました）。
※8月〜9月のディベートイベント
8月26日〜27日：
K Cup （結果的にインビテ後に中止となったが、噂で日程が出ていた）
9月2日〜3日：
JPDU Summer Seminar（夏セミ。開催宣言時、日程未公表だが、開催の話あり。）
9月9日〜10日：
Gemini Cup 2023
9月18日：
Twitter Debate Open vol. 3
9月22日〜28日：
Malaysia ABP 2023
9月30日〜10月1日：
Umeko Cup（先方から日程を優先して欲しい旨、事前に連絡あり。）
（他にもGemini Cup開催宣言発表時には、Sun Sun Cup・Japan Womxn’s Cupなど、10月開催の大会についての噂もありました。基本的には出したモノ勝ちかつJPDU大会が優先順位的に勝てることが多いので、移動を含む関東外の大会が被らなければ良いんじゃないかなと。）
c: 大会公式SNSの開設
PDMLよりも情報を早くリーチさせるために、SNSアカウントを開設しました。どの大会もFacebookページのみ開設することが多いですが、時代の流れもありTwitterを使うディベーターの方が多いので、Twitterアカウントも開設しました。ちなみに夏セミや秋Tはインスタも活用しています。書きそびれましたが、SNS開設前に大会用Googleアカウントを作成しましょう。
d: 開催宣言を配信する
ここまでできたら、開催宣言を配信します。同時に、コミ公募についても配信しました。内容は、以下を確認してもらえればと思います。
e: 人事の決定
ここから人事に関する説明が、運営委員（コミ）・審査委員長（CA）・審査委員（DCA）と3つあります。後述しますが、JPDU議会の承認を得なければ人事を公開することができない上、作業を進めることもできないため、早めに取り掛かることをおすすめします。
また人事公開の時期について、Gemini Cup 2023は以下の通りで行いました。特に決まりはないですが、ACメンバーを見て大会を選ぶディベーターもいるため、1st Phase ApplicationのタイミングでCAを公開できると良いです。
コミ・CA：1st Phase Application配信時
DCA：2nd Phase Application配信時
1: 運営委員（コミ）
①運営委員（コミ）の募集
コミは全て公募する必要はありませんし、公募することは義務ではありません。公募をしないのであれば、個人的に声かけをしていく形になるかと思います。自分で担うことができるものについては、兼任した方が楽な場合もあります。僕は今回FDを兼任しましたが、これはFDだけ応募者がいなかったことが理由です。
Tabulation Directorは、一番集まりません。Tabulation DirectorはTabを操作できることが求められるため、個人的に声をかけた方が見つかりやすいです。また直近に大会を控えていると断られるケースがあります。Tabの人材育成を目的に、Traineeを設置することも良いと思います。
とにかく公募の際には、大会運営が魅力的に見えるよう、大会紹介やコミの仕事内容を書くと応募者が増えると思います。
②コミリスト・承認フォームの作成
JPDUT規約に記載されている通り、運営委員の承認を議会で得る必要があります。そのために「コミリスト」というものを作成します。具体的には、どのような方法で運営委員を選出したのかを説明し、具体的な運営委員の一覧表を作成します。といいつつ大会によっては、役職と名前しか並べていないものもありました。
承認フォームについては、コミ候補の名前と「信任・不信任」を並べるだけで大丈夫です。
③JPDU議会の承認
作成したコミリストは承認フォームとともに、JPDU総務に送付します。TD就任のメールを送った方が窓口となるので、その方宛に送れば対応してもらえます。なお以降の作業でも同様ですが、JPDUの方にメールを送ってもしばらく気づかれないパターンがあるので、できれば他の手段で送付した旨を伝えると素早く対応してもらえます。僕はJPDU会長に伝えたり、役員だったこともあるので連絡網を通して連絡したりしました。
JPDU議会に承認を投げる作業は総務の担当者がやってもらえるので気にしなくて良いです。JPDUT規約にある通り、承認にはJPDU議会の過半数が必要で、承認期間は3日間以上の期間を設ける必要があります。
2: Chief Adjudicator（CA: 審査委員長）
①CA候補を挙げる
普通の大会だと5人くらい挙げるケースが多いそうです。Gemini Cupの場合は、例年3年生がCAを務めるケースが多いそうで、その慣習に沿って声をかけてみました。
特に気をつける点として、JPDUT規約を参照しながら候補を挙げてください。ジャッジ実績やCA連続選出の禁止など、複数決まりがあります。また公平性の観点から、インステやジェンダーなどのバランスを考えることも大切です。十分に候補者が集まらない場合にはこの限りではないですが、後の混乱を避けるために事前に先方にも伝えておくことをおすすめします。また規約だけでは不明瞭ですが、直近3大会でDCAを務めた方がCAを務めることは認められています。
また、大会開催日から直近3ヶ月以内にACを務める予定の方は避けた方が良いです。ぼくは早めに声をかけ始めたためにあまり問題はありませんでしたが、前述の通り、ディベート関連イベントが多い9月は、CAの奪い合いとなりがちらしいです。
最も重要なこととして、TDとCAは大会運営が終了するまで緊密に連携を取る必要があるため、自分と関わりが近い方や他のコミメンバーと仲の良さそうな方を選ぶとやりやすいです。今回のCAは、春先のザカンで関西同期に紹介された時に軽く挨拶程度しかしたことはありませんでしたが、コミ内にいた先輩方と親交がある方だったので、少し頼りつつ一緒に仕事をすることができました。
②CA候補へ依頼文を送る
以下のGoogleドキュメントを参考に、各候補者に依頼文を送ります。なお過去に起きた事例として「CAリストに掲載されること」が「CA確定」と誤認されていたためトラブルが起きたということがありました。CAリストの存在が認知されていないが故に起きる誤解なので、その点をしっかり明記することが大切です。
③CAリストの作成
CAに推薦したい方を数名リストアップして、JPDU議会に諮問するプロセスがあります。記載する事項は、以下の4つです。
推薦方法
推薦者の名前・所属インステ
Debater / Judge / Adjudication Core 実績一覧（最大5つ）
各推薦者に対する推薦理由
3. にある “CV” については、推薦を引き受けてもらった方からもらったものを記入し、これを元に推薦理由を書き上げます。リストは、推薦したい優先順に並べます。
④JPDU議会の承認
運営委員の議会承認と同様の手順を踏んで、CAの承認をもらいます。JPDUT規約にある通り、承認にはJPDU議会の過半数が必要で、承認期間は3日間以上の期間を設ける必要があります。
3: Deputy Chief Adjudicator（DCA: 審査委員）
DCAについても、CAと同様の形で選出します。基本的にはDCAに複数人就任するため、順位付けをする必要はありません。DCAリストの作成も必要ですが、全てCAに委任していただいて構いません。
4: Equity Officer（EO）
大会当日から2週間前を期限として、1週間の期間を設けて公募します。2人選出すれば良いです。ただどの大会も立候補される方が少ないため、個人的に声をかけることになります。今回も立候補される方はおらず、そのためVTDを中心に声をかけてもらいました。2人のうち片方は、予算削減のためにコミ内から選出しました。
JPDUT規約にある通り、EOの決定にはJPDU議会の承認が必要になります。Google Form上で、EOに選出したい方の名前と所属インステを併記し、信任・不信任を問います。EOに関しては、推薦理由などのような長々とした文章を書く必要はありません。承認期間に関する規定はありませんが、他の人事承認と同じような期間を設ければ良いです。また信任される割合についても規定はなぜかなく、逆に不信任になったケースを聞いたことはないですが、過半数の信任を得られれば良いはずです。
5: Shadow（シャドー） / On the Day Committee（当コミ）
必要であれば、EO同様大会当日から2週間前を期限として募集します。当コミは、予算削減のために募集は行いませんでした。
シャドーは、参加チーム数が奇数のときや当日欠席に対応させるために募集した方が良いです。今大会は19チームの参加予定だったため、シャドーを用意しました。最終的には直前キャンセルがあったためチーム数が偶数となり、かつ当日欠員もなかったため、当日は当コミとして動いてもらいました。
当コミの方々には、大会を通して主に写真撮影を行ったり、試合の進行状況や各日の撤収作業など、正規コミの作業に手伝っていただいたりしました。いずれにせよ、とても頼りになる存在です。
f: Discordのセットアップ
大会連絡網として、Discordを使用しました。LINE Openchatを使用する大会もありましたが、ここ1年間はほぼ全ての大会でDiscordを使用しています。
Discordのチャンネルは、他の大会を参考にしてセットアップしました。もしDiscordに不慣れな場合は、他のコミの方に作業を押し付けても大丈夫です。コミ・AC・Equity・当コミのチャンネルは、他の参加者がアクセスできないよう、忘れずに設定してください。
1つ工夫した点として、ロールを選択してユーザー名を変更しないと、論題や対戦表を流すチャンネルにアクセスできないようにしました。個人的な理由ではありますが、コミから連絡しやすいようにさせるためです。あくまでも工夫なので踏襲する必要はないですが、おかげさまで必要な連絡をスムーズに行うことができました。また個人的なおすすめとして、重要連絡や論題・対戦表を流すチャンネルにはコミ・AC以外メッセージを遅れない設定にしました。
g: コミ会議
運営期間中、コミ会議は3回開催しました。諸事情により、第1回と第2回の間隔が短かったです。大体3回ぐらい開催しているイメージですが、必要に応じて開催する形で良いかと思います。
（本記事ではコミ会議の詳細を省略しますが）個人的に気になった点としては、どうしてもTDだけが話す感じになってしまうので、うん、どうしようもないですが…。第2回以降は、頑張って他のコミにも説明してもらえるように工夫したりしました。
h: 予算案の作成
FDを中心に予算案を作成します。作成方法はFDの引継書にて記載しますが、必要な物品一覧をTDから指示しておいた方が良いかと思います。今大会では、VTDがトロフィー・楯を、MDが賞状の台紙を、TabがTabを注文しました。
ちなみにGemini Cup 2023でネームタグを100枚購入し、今後のJPDU大会で使いまわせるようにしてあるので、必要であればどこかにあるはずです。
i: 1st Phase Applicationの配信
CDに書き上げてもらい、TDとCAでチェックします。
1st Phase Applicationに入れておけばよかった点として、遠方から参加する人向けの移動費補助希望者について、希望を取っておけばよかったなと思いました。これについては完全に失念していたため、もし移動費補助を組み込みたいのであれば、FDと相談した上で入れておくことをおすすめします。なお移動費補助の設定については義務ではないものの、JPUDT規約には「大会開催地から遠方と考えられる参加者の参加費を、他の参加者より低く設定できないか考慮しなくてはならない」と定められており、その取り組みの一環として設定しているものです。
7月17日に配信したため、提出期間は3週間ほど、提出期限は大会当日から1ヶ月前にしました。この時期ぐらいに設定すると、作業がとてもしやすいかなと思います。1st Phase Applicationの結果を元に、FDには参加費・提供ジャッジ免除費の決定、VTDにはハイブリッドチームのキャップ数などを確認しました。ここで一番重要なことは、参加チーム数のおおよそを確定し、参加費・提供ジャッジ免除費を確定させることです。ここら辺はFDの引継書に記載しておくので、そちらもご参照いただければと思います。
j: 2nd Phase Applicationの配信
こちらも1st Phase Applicationと同様、CDに書き上げてもらい、TDとCAでチェックします。
1st Phase Applicationの締切から2-3日後に配信し、提出期限は大会当日から3週間前に設定しました。提出期間はおおよそ1週間でした。2nd Phase Applicationから参加申し込みされる方もいるため、CDには常にメールボックスを確認してもらいました。最終結果を踏まえて、予算案を確定させ物品の発注を始め、ACとは表彰ラインを決定させました。
k: 各種Briefingの作成
MDにスライドのテンプレートを作成してもらっていると思うので、それを元に各種Briefingを作成します。TDの方から各役職に作成を依頼しました。直前連絡に貼り付けるため、配信する2日前を目処に作成してもらいました。
General Briefing: TD or VTD（今回はVTDに任せました）
Debater / Judge Briefing: AC
Tabulation Briefing: Tab
Equity Briefing: EO
※Gemini Cup 2023のBriefingはこちらから確認できます
→https://drive.google.com/drive/folders/1BVjYIZ0iTOa9LJMJ1CZnLyWqaDj80Ugp?usp=sharing
l: 直前連絡の配信
これまでと同様、直前連絡もCDに作成してもらい、TDの方で確認した後に配信しました。
m: 当日マニュアルの作成
大会当日に会場到着後から完全撤収までになにをするか、時系列順にマニュアルを作成しました。対面大会が初めてのコミという方もいたため作成しました。かなり作成に時間がかかるので、必要であれば作成してください。
n: 表彰
前述の通り、チームプライズやスピーカープライズについてはACと協議しながら確定させますが、チームプレートプライズやチームネームプライズなどはコミで表彰を決めました。聞いた話によると、Gemini Cupを以って引退する2年生も少なくなく、そのためにたくさん表彰してあげようという想いがあるそうです。JPDUT規約によってチームプライズやスピーカープライズは表彰ラインが決まっていますが、もっと賞を渡せるようにしました。もしやりたかったらやってみてください。
2: 大会当日
詳細は「1: 大会準備 l: 当日マニュアル作成」に掲載した当日マニュアルをご参照ください。基本的にはマニュアル通り進行させることができました。
スケジュールについてですが、かなり余裕を持って進行できました。参加者がORに戻り始めてから次の試合の論題が発表されるまでに、約30分ぐらい休憩の時間が設けられたと思います。ACもゆっくりジャロケを組むことができるぐらい余裕があり、最終的には予定よりも30分ほど繰り上げてBreak AnnouncementやClosing Ceremonyを始め、各日の撤収時間も早めることができました。直近に開催されたAsian Parliamentary形式の大会「Nagoya Debate Open 2023」で時間に余裕を持って運営されていたことを見ていたので、そちらを参考にしました。直近の大会の運営状況などを参考にしながら、当日計画やスケジュールを組むことをおすすめします。
ラウンドの配信について、Gemini Cup 2023では決勝ラウンドのみ配信しました。モデルディベートとOpen Quarter Finalsがアーカイブとして残っていますが、Open Semi Finalsもライブ配信し非公開にしてあります。レジのフォームでライブ配信の可否について調査し、配信可能 or アーカイブとして残しても良いかを聞きました。
配信は、JPDU Channel（JPDU Channel - YouTube）を通して行いました。僕がたまたまJPDU広報役員だったのでチャンネルを操作できましたが、できるだけJPDU Channelで統一して配信したいJPDU側の思惑もあります。そこら辺は、JPDU会長や広報役員などと相談してください。
1年生も多く参加する大会であったため、モデルディベートを開催しました。普段、先輩方のスピーチを聞く機会はあまりないので、大会でたくさん頑張ったご褒美（？）的な意味も込めて行いました。元々、CAとDCAにやっていただく予定でしたが、Open Grand Finalのアロケの都合上、CAをIAの方と入れ替わってもらい開催しました。とても好評だったと思います。
チームネームプライズの廃止についてですが、カメラマンによる写真撮影があったためです。JPDUでホームページのリニューアルを行っており、宣材写真を必要としたために2日目のみ撮影が行われました。この際、できるだけ不適切なチーム名が写真に写り込まないようにするため、全チームを「インステ名＋アルファベット」で統一させました。チーム名を統一するか否かについては、TDの裁量に任されています。（個人的には、JPDU大会ぐらいインステ大会だからインステ名背負わせてもいいんじゃねって思ってたり。）
3: 大会後
a: 引継書の作成
こういうやつです。ちなみにTDの引継書はめっちゃ長くなっていますが、こんなに書く必要はないです。もっと簡潔にまとめてしまって大丈夫です。
b: アンケートの実施
Google Formでアンケートを作成し、参加者からの感想をもらいました。
c: 謝礼の振込
具体的にはFDがやりますが、そういうことをしなければならないということだけ記載しておきます。
d: 決算書の作成
JPDUに提出する決算書を、FDが作成し提出します。収入・支出・収益の3つのセクションと、各セクションに科目名と実際の支払額を記載すれば良いとのことでした。
4: TDとしての振り返り
初めてTDを担当した割には、トラブルが全くなくすんなり進めることができました。むしろ、詰まりが全くなくてびっくりしています。コミやACとも緊密に連携をすることができ、成功へと導くことができました。
5: 大会全体としての講評
おおむね参加者の皆さんからも好評だったのかなと思います。特にご批判・クレーム・Equity Complaintなどもなく、楽しそうに参加してくれていたと思います。ORでは音楽を大音量でかけていましたが、次々とプレイリストに曲が追加されていき、歌ったり踊ったりする人もいました。他の大会と比較して参加費が割高だったかなと思いましたが、アンケートからも特にこれを問題視する方は少数派でした。
6: 最後に
長い記事となってしまいましたが、最後までお付き合いいただきありがとうございました。細かい手順を真面目に書いていますが、最も大事なことは「コミを楽しむ」ということです！コミがコミを楽しむことで、参加者にとっても楽しい大会が作り上げられます。事前の準備は時間に追われることもありとても大変ですが、大変さはどの大会のコミも経験していることです。TDなんて精々1回経験するかしないかぐらいの立役者なので、全力を振り絞って取り組んでもらえればと思います！
そして何よりも大切なのが、全て自分で抱えるのではなく、他のコミに適切に仕事を割り振ることです。個人的な話ですが、自分は仕事ができる方なので、なんでも自分でやってしまう人でした。なので仕事を分配させることがとても苦手で、割り振るぐらいなら自分でやっちゃいたいとすごい思っていました。それを我慢して、コミ全員が運営に取り組める環境作りに徹しました。この環境作りも、TDをするにあたってとても大切なことだと感じています。
いずれにせよ、一番重要なことは「もっと気楽に取り組むこと」です。TDって割と堅いイメージを持たれがちですが、それは肩書がゴツいだけで、自分にプレッシャーを与えすぎていることにあります。もっと自分の中で気楽になり、コミにコミットしてもらえればと思います！開催成功をお祈りしております。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？