事業部の週次定例会をウィンセッションに変えたら素敵になった話
初投稿になります！普段は主にアイミツSaaSというサービスの開発を担当しており、小早川が三打席連続ホームランを打った頃からのヤクルトファンです。執筆時点の10/14ではマジック8で優勝に王手がかかっており、ドキドキの毎日を送っています。二村です。
私の所属はシステム部なのですが、担当サービスはアイミツSaaSということもあり、普段からアイミツSaaS推進室の事業部メンバーと連携を取りつつ、仕事を進めています。
今回のこのnoteでは、アイミツSaaS推進室で毎週行われている週次定例会のやり方をウィンセッションというやり方に変えたよというお話と、変えてどうなったかというお話をさせて頂ければと思います。
ウィンセッションをやりたい！
まずは、ウィンセッションを始める前の、もともとやっていた週次定例会の流れはこのような感じでした。ユニラボでは、ごく一般的な定例会のスタイルです。
室長、Bizメンバー、マーケティングメンバー、開発メンバー（計9人）
毎週金曜日18:00〜19:00
1. 事前に各セクション（Biz、マーケ、開発）毎に、定例資料に今週の進捗（課題含む）を記載してくる
2. 定例資料に沿って、各セクションのリーダーが発表していく
3. 気になったことや、もっと知りたいことがあれば随時質問していく
4. 時間があれば、全員一言ずつ、今週の振り返りを発表していく
私がウィンセッションをやりたいなと感じたのは、まさに緊急事態宣言下で、ユニラボでもフルリモート体制が敷かれ、コミュニケーション量の低減を感じていたタイミングでした。
アイミツSaaSは新規事業ということもあり、やることが変わるなども日常茶飯事で、こまめなコミュニケーションをとっていかないと、力が分散されてしまいうまく前進できないのではという課題感を持っていました。
コミュニケーションの質と量を高め、一丸となって最速でアイミツSaaSの達成したいビジョンに向かっていきたいという想いから、事業部のメンバーが全員集まる週次定例会をウィンセッションのような形式に変えてみてはどうかと提案させて頂きました。
ちなみに、ウィンセッションとは何かというと...
引用元：https://resily.com/blog/14222
ウィンセッション(Win-session)とは「従業員の進捗を互いに褒め合う会」
日本語ではウィンセッションは、「勝者のセッション」と訳されます。通常は週の終わり、つまり金曜日の夕方に開催されます。
ウィンセッションでは会社が従業員の好きな食べ物や飲み物を提供することも。ウィンセッションで出される飲食物は、お酒や甘いものが一般的です。
ウィンセッションにおいて大事なのは、どんなに小さな進捗でも発表し、他人はそれを褒めること。例えばエンジニアならコード、営業なら成約に至った顧客、デザイナーならモックを進捗として紹介します。
ウィンセッション提案後、チームメンバーと色々と話し合い最終的にはこのような形で落ち着きつつあります。
参加メンバー、開催時間に変更なし
1. 定例会前日に各セクション（Biz、マーケ、開発）毎に、定例資料に今週の進捗（課題含む）を記載する
2. 定例会当日に、前日に記載した内容を読み込んで、気になる事やもっと知りたい事があれば資料にコメントを記載する。良かった事や感謝コメントもあり
3. 定例会までに、もらったコメントに対する回答を記載しておく
--- ここまで事前準備
4. （進捗共有パート）定例資料に沿って、各セクションのリーダーが発表していく（既に各自読み込んでいる前提なので簡潔に）
5. （ウィンセッションパート）お酒やジュースを片手に、順番に「今週のやったった」を発表していく
ウィンセッションの導入と同時に、進捗共有の時間を圧縮するために、各自事前に資料を読み込んできて、定例会が始まる時点で質疑応答もほぼ完了している状態を目指しました。
2ヶ月運用してみてわかったこと
初めてのウィンセッションが8/20だったので、運用開始してから2ヶ月ほど経ちました。細かなチューニングはいくつかありましたが、最近は安定してきています。
参加者からのフィードバックをご紹介
・小さなことでも賞賛してもらえるので、気持ちよく週末を迎えることができるようになった
・リーダー以外の人がどのようなことをやっているのか見えるようになったので、セクションを跨ぐような連携がとりやすくなった
・「今週のやったった」の発表を意識することで、いつもより一歩前に足を踏み出すことができるようになった
・ウィンセッションが待ち遠しく感じている自分がいる！
全体的にポジティブな印象を持っていただいている人が多く、発案者として嬉しい限りなのですが、ただ楽しかったというだけでなく、仕事に対するモチベーションアップにも繋がっていることが素敵だなと感じました。
そして、実は想定外の副次的な効果もありました。ウィンセッションの時間を確保するために、事前に進捗共有資料を読み込む形にしたことで、質問やコメントなどをじっくり考える事ができるようになり、以前の形に比べて質問の量と質が格段に増えました。私自身も開発以外のセクションに関しては、一度発表を聞いてその場で質問を考えるのは難しかったので、結果的に良い取り組みになったなと実感しています。
おわりに
実はウィンセッションを提案したその日に早速やってみようということで、準備もなく、ほぼ見切り発車の状態でスタートしました。ユニラボでは、この、とりあえずやってみて出てきた課題を潰していきつつ、より良いものを形作っていくというスタイルが好結果につながる事が多く、私はとても気に入っています。
ユニラボは、「課題感が大きく打ち手があるなら、まずはやってみよう」「良くない状態をそのまま放置せずカイゼンしていこう」というアジャイルなマインドを持っている人が多く、チャレンジングで刺激的な環境です。
このnoteが多くの人に届いて、ウィンセッションの「今週のやったった」となりますように
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