バーチャルオフィスの料金は「家賃」なの？

ユナイテッドオフィスのバーチャルオフィスへ新規入会を検討している方からは、しばしば「バーチャルオフィスの会費や利用料の勘定科目」について質問を受けることがあります。

まず大原則なのですが、バーチャルオフィスは賃貸借契約による賃貸物件ではありません。
従って、勘定科目にバーチャルオフィスの会費を「地代家賃」として記載することは、不適切とされています。

では、どのような勘定科目になるのでしょうか。

税理士さん他、様々な方の見解をまとめると、一般的には「支払手数料」とするのが適切とされています。

しかし、バーチャルオフィスが提供しているサービスは、「住所利用」だけではありません。

厳密に言えば、転送電話通話料や郵便転送費については「通信費」、貸会議室利用料金については「会議費」、秘書代行サービスについては「外注費」ということになります。

ただ、バーチャルオフィスは、こうした全てのサービスをワンストップで提供している関係上、原則として1枚のご請求書に全てのサービスをまとめて記載するのが一般的。

また、ユナイテッドオフィスでは、ご提供サービスのうち、転送電話通話料・電話代行サービスと郵便転送費については、予めデポジット（預り金）をお預け頂いているので、明細やマイページ（ご利用明細とデポジット残額を確認できる会員専用ページ）から「通信費」「会議費」「外注費」を振り分けるのは、かなり面倒かも知れません。

では、どうすればよいのでしょう。
厳密なルールがあるわけではないのですが、これらのサービスをまとめて「支払手数料」として記載できるとの見解が一般的です。

一方、「勘定科目」は、さらに細かく分類できる「補助科目」を設定することが可能で、会計ソフトなどにも予め「補助科目」が組み込まれている例が多いのではないでしょうか。
「勘定科目」としては「支払手数料」で処理し、「補助科目」で「通信費」「会議費」「外注費」を振り分ておけば、自社のコストコントロールに役立つかも知れません。

何れにしても、全ての会計基準には「継続性の原則」というものがあるので、一旦決めた「勘定科目」は継続することが重要です。

　ユナイテッドオフィス スタッフ