イベントの開き方

※ 本記事は、へくとぱ氏主催の「ふるよに Advent Calendar 2019」14日目の記事です。

こんにちは。初めましての方は、初めまして。かよーだです。
メガミ解説やプレイングに関する内容が多いAdvent Calendar記事ですが、私は少し趣向を変え、イベントの開き方(正確には、自分がどのようにイベントを企画しているか)について書いてみました。ざっくりした内容で恐縮ですが、主催に興味がある方や、やってみたいイベントがある方の参考になれば幸いです。
(注1)本記事で言う「イベント」とは、ボードゲーム『桜降る代に決闘を』に関する催し事(公認大会、フリープレイ会、初心者体験会、etc...)を指します。
(注2)上の画像のトコヨちゃんは本記事の内容とは全く関係ありません。

1. 会場確保

イベントを開きたいと思ったら、まずは会場を押さえます。イベントの内容を考えるのは後回しです。どんなに素晴らしいイベントを企画しても、それを実施する会場がなければアイデアが水の泡になってしまうからです。
会場と言っても広さも利用料もさまざまで、どんなところを選べばよいか悩んでしまいがちなところですが、個人的には自宅近くの公民館または貸会議室をおすすめします。理由は以下の通り。
・参加費を比較的安く設定でき、参加の敷居を下げられる
・自宅近くなので自分が行きやすく、交通費も安く抑えられる
せっかくの楽しいイベントなのに主催の自分が苦労してしまっては意味がないので、無理なく行けて利用料も手頃な会場を選びましょう。

[会場を予約する際の注意点]
・万一参加者が集まらなかった場合や中止にせざるを得ない場合に備えて、キャンセル方法とキャンセル料はあらかじめ調べておくか、予約の際に確認しましょう。
・利用目的をほぼ確実に聞かれますが、正直に答えましょう。ごまかしたり、嘘をついたりすると後でトラブルになることがあります。施設によっては、ふるよにの大会のように不特定の人間が集まる目的での利用を禁止しています。
・予約に成功したら、その会場名と予約の仕方を覚えておきましょう。その会場は今後も予約できる可能性が高いです。次回以降会場を探す手間が省けます。

[会場について確認すること]
・会議室であれば椅子と机が確実にありますが、和室やパーティールーム等の場合はふるよにに適した椅子と机がない可能性がありますので、必要な物品が揃っているかは確認しましょう。私は和室を予約したら茶道向けの部屋で机がほとんどなかったという失敗をしたことがあります。
・冷暖房の有無は確認しましょう。エアコンはあっても時期によっては利用を禁止している場合があります。人が多く集まるとどうしても熱くなってしまいますし、近隣住民へ迷惑がかからないよう窓の開閉を禁止している場合がほとんどですので、暑い時期は特に注意が必要です。
・飲食が可能かどうかはよく聞かれるところですので、これも予め確認しておきましょう。一切禁止、軽食程度ならOKなど、場所によりルールが異なります。会場を汚さなければいいだろうと勝手に判断するとトラブルのもととなりますので注意しましょう。

2. 参加費設定

会場確保と並んで悩ましいのが、この参加費設定です。ボードゲームカフェ等、参加費は会場の利用料に準ずる場合であれば気にしなくてよいのですが、会議室等を借りて開催する場合は自分で設定する必要があります。高すぎると参加の敷居が上がってしまいますし、安すぎると参加者が少なかった場合に赤字になってしまいます。
ここは意見が割れやすいところですのであくまで私見ですが、以下のように考えています。
・少なくとも会場利用料は回収しましょう。自分が損をしてしまうと次からイベントを開くのが苦痛になってしまいますし、周囲の人にも「主催って自己犠牲の精神がないとやっていけないんだな」と思われてしまいます。
・ボードゲームカフェで1日フリープレイで遊ぶ料金がだいたい2,000円前後(ドリンク代等除く)であることを考えると、500～1,000円程度であれば多くの方は納得できる金額だと思います。
・黒字を出しすぎるのは気が引けるという場合は、もらいすぎた分をその場で参加者に返金するか、次回以降のイベントで差し入れや景品等に充て、還元するとよいと思います。

3. イベントの内容決め

会場確保と参加費設定という大変な仕事が終わったところで、イベントの内容を考えます。考えるといっても何も難しいことはなく、大会でもフリープレイ会でも、自分がやりたいと思うものに決めるだけです。
通常の大会やフリープレイ会とは異なるルールでイベントを行いたい場合、とりあえず申請してみましょう。「ふるよにで遊べる(当然ですが)」「ふるよにのゲーム性を大きく改変していない」「公序良俗に反する内容でない」の条件が満たされていれば、たいていのイベントは許可されます(経験上)。ちなみに私も、オリジナルルールでの大乱闘大会、ドラフト大会、ふるよにTRPGの成長システムを用いたPvP大会など、公式レギュレーションにないルールで何度も大会をやっています。

4. イベントの告知、募集

参加者を増やすために大切なのがこの告知です。公式webサイトで申請してイベント情報に載せてもらう、普段参加しているイベントで宣伝する等の方法がありますが、最もおすすめで楽なのはやはりtwitterで定期的につぶやくことです。単純に多くの人にイベントの存在を知ってもらうことが参加者増加につながります。
ちなみに私はいつもtwitterのbotを利用して告知しています。ある程度自由に使いたかったのでPHPでコードを書いて自宅のサーバで動かしていますが、わざわざそんなことしなくても無料のサービスがいろいろありますので、必要に応じて活用しましょう。
募集にはtwipla等の出欠確認ツールが使われることが多いですが、自分が出席者を確実に確認できる方法であれば何でもよいと思います。最低限必要な情報は、日時、会場、参加費、定員、イベント内容です。あとは注意事項等を丁寧に書くと親切ですが、ここで苦労すると主催が面倒になってしまいますので、他のイベントからコピペするなどして楽しましょう(ただし、コピペした内容が自分のイベントにも当てはまるかは必ず確認すること！)。

イベント当日までにやることは以上です。あとはたくさんの方が来てくれることを祈りながら会場に行きましょう。常識と服さえ身に着けていれば何とかなります(もちろん自分のふるよにを忘れずに！)。

5. おわりに

ちなみに今はこんなイベントを企画していますのでよかったら来てください！(告知は大事！)

【12/22(日) 団体戦】
https://twipla.jp/events/419235

【12/28(土) 忘年会】
https://twipla.jp/events/422340
※普通のボードゲーム会です。もちろんふるよにでも遊べます！

【1/4(土) 新年会】
https://twipla.jp/events/425595
※普通のボードゲーム会です。もちろんふるよにでも遊べます！

【1/5(日) ロチェスター・ドラフト大会】
https://twipla.jp/events/425601