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情報の管理は適切に

皆様こんにちは。TOKYO BEST OFFICEです。

皆さま、「プライバシーマーク制度(通称Pマーク)」をご存知でしょうか?
「プライバシーマーク制度」は、企業や団体など(事業者)の個人情報保護の体制や運用の状況が適切であることを、消費者のみなさんに“プライバシーマーク”というロゴマークを用いてわかりやすく示す制度です。

簡単に言うと、Pマークを取得している企業、団体は個人情報保護を適切に管理しているよ!ということを示しています。

このPマークを取得するには書類申請をした後審査があります。
Pマークを所得しようとする企業、団体には個人情報を適切に扱うため
事業所内にも色々な規定が設けられます。

例えば、

①デスクの上に個人情報がわかるもの(取引先の名刺、顧客の個人情報が書かれている書類 など)は放置しない。
⇒鍵のかかるキャビネットの中に保管、保存しておく。
②ラップトップのパソコンは終業後は同じく鍵のかかるデスク、若しくはキャビネットの中にしまう。
⇒それが難しい場合はセキュリティワイヤーで持ち運びができないようにする。
③キャビネットは原則施錠できるものを用意する。
④お客様や入室できるエリアと執務スペースは施錠する(⇒関係者以外の入室を防ぐ)
などなど。

もちろん弊社もPマークは取得しているので応接室と執務スペースは
区切られていて施錠されています。
ラップトップはセキュリティワイヤーで連結されている(社外に持ち出す場合は都度解錠してます)。
デスク上にも基本的に個人情報(電話番号や住所が書かれたメモ、契約書等)は放置しません。

また顧客情報や機密情報が書かれた書類も基本的には出しっぱなしにはしないですし、処分するときは書類の溶解処理ができる業者に定期的にまとめて処分をしてもらってます。

こうした審査を無事通過すると見事Pマークが取得できます。

Pマークを取得すれば、
官公庁の入札案件に参加するための条件をクリアできますし
顧客や取引先に対しても個人情報を適切に扱ってる企業、団体ですよとアピールできるようになります。
営業ツールや企業アピールの一つの武器となります。
こういった企業の信頼性を高めることができるメリットがあります。

取得に際して必要なことは
①有効期限が2年間なので2年毎に取り直さなければならない、
②新規申請、再申請のたびに諸費用が掛かる、
③1年に1度アルバイトを含む全従業員に対して個人情報保護に対する教育をする必要がある。

くらいですが、2015年(平成27年)10月から施工されたマイナンバー制度の影響もあり、個人情報保護の重要性が叫ばれるこのご時世で、もし漏洩したときのリスクや実損害に比べたら大した負担ではありません。
ですからまだ未取得な方(法人)がいれば是非とも取得したほうがいいでしょう。

上で少し話しましたがPマークの取得には応接スペースと執務スペースとをきちんと区切ってさらに扉も施錠できるものにする必要があります。

ですからそういった観点でレイアウトを考えたり、パーテーションなどの選定をする必要があります。

これから事務所のご移転や分室、支店などの拡張をご検討されている方は弊社に是非ご相談ください。弊社では事務所のご提案だけでなく、レイアウトのご相談や内装工事なども承っております。

皆様からのお問い合わせをお待ちしております。

(STAFF A)

参考サイト
https://privacymark.jp/index.html

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