Teams から開くOfficeファイルを閲覧モード既定にする！
こんにちは！ぽぽです。
みなさんは Teams から Officeファイルを開くときに自動で保存されて困ったことはありませんか？
ちょっとファイルを確認しただけなのに、いつの間にか最終更新者が自分になっていたなんてことがよくあるかと思います。
更新者が自分になっているだけならよいのですが、意図しない編集が行われてしまっているか心配ですよね。
今回はそんなお困りごとを解決するために、規定で編集モードとなっているOfficeファイルを閲覧専用で開くようにする方法をご紹介します！
閲覧モードを既定にするには
既定で閲覧モードで開くと意気込みましたが、残念ながら全体の設定としてデフォルトを閲覧モードとする機能はありません。
そのため、ファイル一つ一つに閲覧モードを既定とする設定を行っていかなければなりません。
その設定というのが「文書の保護」機能です。
偶発的な変更を防ぐための「文書の保護」を設定
この機能はTeamsから開くだけでなく、クライアントアプリやブラウザから開くときにも読み取り専用で開くようになります。
設定方法は以下の通りです。
【Web版の設定方法】
① [ファイル] > [情報] を開く
② [文書の保護] を設定
【クライアントアプリ版の設定方法】
① [ファイル] > [情報] を開く
② [文書の保護] > [常に読み取り専用で開く] を設定
設定は以上です！
これで誰がどこから開いても読み取り専用で開きます！…といいたいところですが、いくつか注意点があります。
「文書の保護」の注意点
こちらの「文書の保護」はExcelの場合、Teams上で開く分に問題ありませんが、ブラウザで開くとなぜかブックが保護されず、編集モードで開いてしまいます。
そのため、Teamsからファイルを開くときの既定を「ブラウザ」に設定している場合はこの機能が利用できません。
また、お気づきかと思いますが、「文書の保護」の設定はアプリではなくファイルそのものの設定となるため、他のユーザーがアップロードした「文書の保護」設定になっていないファイルはもれなく 編集モード で開いてしまいます。
既定で開くようには設定できませんが、確実に読み取り専用で開くには以下の方法を使用します。
「プレビュー」表示
他のユーザーがアップロードしたファイルに「文書の保護」が設定されていないファイルは編集モードで開いてしまいます。
この「プレビュー」表示はそんなファイルを読み取り専用で開いてくれます。
①「…」をクリックする
②「プレビュー」をクリックする
通常の開き方に比べてワンステップ操作が多くなりますが、「プレビュー」表示であればどんなファイルも読み取り専用で開いてくれるため、誤った編集を確実に防いでくれます。
最後に
今回は「Teamsから開くOfficeファイルを閲覧モードで開く方法」についてご紹介しました。
「文書の保護」を使用した方法ではファイル単位の設定のため、社内でのルール作りが必要になり、「プレビュー」機能での表示では既定で開けず操作もワンステップ多くなってしまうなど、残念ながらばっちり決まる良い方法がありませんでした。
デフォルトで「プレビュー」表示に設定できるなど、アプリ単位で設定できる機能があればよかったのですが…今後のアップデートに期待ですね！
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