オンラインイベントや打ち合わせ、ヒアリング議事メモに役立つ！？GoogleDOCSイベント・ヒアリングメモフォーマット

なんで作ろうと思ったか？

コロナ渦というか３月以降オンラインイベントが増えましたね。Wi-Fi環境でお仕事やアクティビティをする方が増えたのではないでしょうか？

こだわりのあるプロジェクト立ち上げとかそのお話を聞いたり、一緒にするのは好きなのですが、なにかやりたい人はテンプレとマニュアル作りは好きじゃないのに時間をかけなくていいと思うので、フリー素材を公開していこうと思います。

そういう方々にはGoogleDOCS（≒ワード）やGoogleスプレッドシート（≒エクセル）、Googleスライド（≒パワーポイント）の活用がおすすめ。それについて語るのはまた別の機会として、GoogleDOCS（≒ワード）フォーマットを使ったヒアリングメモテンプレート（テンプレ）です。

※テンプレートについて説明を加えていきたいですが、おいおいとさせてください💦聞きたいことをそのまま言葉にして、ぐぐるのがおすすめです（言い訳してすみません）。

このフォーマットが役に立つと思われるシーン

・オンラインイベントに参加してメモを取りたい
・打ち合わせで議事メモ係になった

※本当に大事な会議やセミナーメモなら、音声を聞いて、しっかりメモを生かすほうがいいですが、そこまでの時間もなく、精度が求められていないときにお使いください。

※自分のDOCSで上げることで「ノートがなくなった！」「メモがどこかいった」「PCのメモリがぱんぱんになった」を防げます。通常のワードフォーマットとして使っていただいても構いません。

Step1：以下のフォーマットにアクセスして、GoogleDOCSのコピーを作成してください。

オンラインイベント／ヒアリングメモ

コピーしないとご自身のメモがリンクを知る方全員に見えてしまうのでご注意くださいね。

※ワードなどでご自身のPCにダウンロードもできます。通常のフォーマットとして使っていただいても構いません。

Step2：タイトル、日付など書き換えてください。目的やアジェンダも書いておくと後が楽です。

タイトル、日時、議事メモの場合は後で忘れそうな場合とか重要な場合、参加者もを書いてください。タイトルと日付を書いておけば後で思い出して書いてもいいのですが、タイトルと日付を書いておかないと後でわからなくなるので、未来の自分のために書いておきましょう。

目的やアジェンダは書いておくと発言録を書く上で迷子にならなくなります。

※フォーマットでは構成（もくじ）を決めていたりするので（左側で出るようになってます）、範囲ごとコピーするのがおすすめです。コピー無理だ！ってときは、範囲を選択して、左から7番目の標準テキストをクリックしてもくじ１とかを選ぶとすぐ反映できるんですけど、マニアックですよね…はい…

Step3：本番は発言録から書いていく

シートに発言録から書きます。1名の講義や説明なら最初だけ書いて後は書かなくて不要。質疑応答なら識別できるように書いておくとよいでしょう。後で一括返還で置換できますので！
組織によっては「誰が言ったか」が大事だったりしますよね。「誰が言ったか」と「それが決まったのか、決まらなかったか」は書いておきましょう。（決まったか、決まったかわからないふわっとしたものもありますけすけどね）

Step4：終了直後、余韻が頭にあるうちに最低限整える。

可能なら終了直後の余韻が頭に残っているうちに、発言録を見直して、めっちゃ誤字などは直しましょう。後で「えーなんのことだっけ？」になるのをを防げます。

そして決まったことも書いておきましょう（後で案外抜ける）。ポイントもすぐ書ければいいですが、ちょっと時間を置いて寝かせるほうが私はかけたりします。
この辺りのところ、インプットは音がいいか、字から入るか、図式がはいるか、そもそもメモを取るほうがいいかとらないほうがいいかは個人差が合うので自分にしっくりくるやり方が一番です。

過程をいろいろいってくる人がいるかもしれません。納期についてと議事録の内容にFBはちゃんと受けるべきかと思いますが、過程については「つるの機織り」といいますか、ブラックボックスつまり「しったこっちゃない」でいいと思います。

Step5：ポイントを書き、全項目を再確認し、誤字脱字を整える

そのまま派もいったん眠らせる派も…完全に薄れないときにポイントを書き、誤字脱字を整えて関係者に（事務局→講演者など）出しちゃいましょう。（チェックする方が求めるレベルや組織文化によりますが）ただ、議事メモなどについては「早さが正義」な面もあります。時がたつと消えゆく記憶…精度が低くても早かったで許してもらいましょう。（一般公開については別の話です。意思決定者がOKならそれでいいでしょう）いろいろいうけど「複数の目を通す」のも大事です。細かいミスを偉そうにいうより、複数の目を通せばいいよという方と新しことはやりましょう。

議事メモですが、ZOOMやMEETだと動画で録画もできるので、可能であれば、参加していなくて内容を知りたい人のために録画可能なら取っておくと詳しくはそこでみていただければいいとおもいます。

Step6：同じテーマのメモはその上から書く

議事メモ管理に1回1回取っておく社内規定などのルールがない場合、同じテーマのメモは同じファイルにあるほうが管理が楽ですので、上にどんどん書いていくのがおすすめです。GoogleDOCSなら、Googleでそのファイルの名前を入れるとそのファイルが出てくるようになります（ショートカット的）

まだまだ、更新していきます

説明を入れてみると結構あらがありますね。少しずつ更新してまいります。

以上、お役に立つと嬉しいです。