メールの書き方【②知ってて当然編】
今回はメールの書き方【②知ってて当然編】です。
もはや当たり前すぎて誰にも教えてもらえなかったり、研修でも省かれたりします。いわゆるビジネス現場の「暗黙知」というものですね。
これらについて具体的に書かれた資料や記事はあまり見たことがありません。また昨今、世の中のビジネスマナーについてあれこれ言われすぎていて、何を信じたらいいかわからないという人もいると思います。
このnoteに書いていることは、私が最大手企業たちと10年超にわたって仕事をしてきていて「問題ない」と思っているものばかりです。少なくとも大きく間違ってはないんだろうなぁと思ってます。
ただ「全部が全部100％正解！」ってわけじゃないと思うので、うまくご自身に取り入れてみてください。
▼即レスは正義🚄
よく言われる「即レス」ですが、返信は早ければ早いに越したことはありません。
様々な業界で見てきた優秀な人、ハイパフォーマーの人はもれなく即レスです。これに例外はありません。
これがもう本当に早い。常にチャットみたいな感覚でレスが返ってきます。
チャットの場合は遅くても1時間以内に既読がつきます。半日放置はまずありえません。土日も連絡がとれます。
「いつ連絡しても返ってくる」という安心感を感じながら、一緒に仕事をしているのはとても気持ちがいいものです。
特に、すぐ返事がほしいもの（日程調整、困った時の質問、資料の再送付依頼、トラブル時など）は、1分1秒でも早いレスが相手に喜ばれます。
＃すぐに返せないとき
社内確認が必要ですぐに返答できない、いまどうしても返信を書く時間がない、などの場合ももちろんあるでしょう。その時は「メール見たよ！の1次返信」をするという手があります。
超一般的な定型文を以下に記載しておきます。
お世話になっております。リバーグループ株式会社の宮川です。
メール内容を確認いたしました。社内にも確認の上、おって返信いたします。
以上、メール拝受のご連絡のみとなり恐縮ですが、
引き続きどうぞよろしくお願いします。
※ 拝受…はちょっと堅い表現ですが、かっこいいので昔からよく使ってました。
ふつうに「メール受領」とかの言葉で問題ありません。
なおこの1次返信は、受信後数時間〜24時間以内くらいまでは効果的です。
数日たってこのレスがきたら「お、返信きたか → 確認しただけかい！」と受け取られる可能性があがります。注意しましょう。
（参考）7秒で返す
「7秒以内で完結する仕事は、手をとめてでも即対応すべき」とどこかで誰かに教えてもらったことがあります。
すべてのメールを7秒で返せるとは思いませんが、30秒〜1分以内で返せる内容なら、後回しにせずにサクッと送ったほうが健全でしょう。
▼メールの送り方あれこれ📤
＃絶対に「全員返信」
個人的にはこれをしない人が、一番罪が深いです。
とにもかくにも「100％全てのメールを全員返信」と覚えてもらって問題ありません。
自分にとって何か不都合があるのかわかりませんが、個別返信でひっそりと仕事を進める人、隠れてやりとりしてごまかす人、こういった人たちは全員もれなく「仕事ができない」人です。
情報共有が漏れるので不信感を生みますし、不正の温床にもなります。
これをしている同僚を見つけたら叱ってあげてください。
＃送る時間を考える
即レスは正義といったものの、深夜3時に即レスが返ってきたら「ちょっと怖い」と思われそうです。こんな時代なので、あまりに遅い時間帯のメールやり取りはオススメしません。
個人的には、時間帯別に以下のような感覚です。
相手に抱かせる印象を自らコントロールしましょう。
5時台：朝早すぎてスゴイ（こんな時間から仕事してるんですか…？と引かれる可能性も）
6時台：朝早い（朝型なのかなぁと思われる）
7時台：早い
8時台：ふつう
9時台：ふつう
20時台：ふつう
21時台：ちょっと遅い
22時台：けっこう遅い（激務なのか？と思われ始めるギリギリライン）
23時台：遅い
24時台：かなり遅い（気を遣われるレベル）
25時以降：ちょっとヤバい
26時以降：明らかにヤバい（心配されるレベル）
業界業種や仕事内容、頻度にもよりますが、22時以降はビジネスメールを送らないのが無難でしょう。相手に不要な気を遣わせることは、良きビジネスマンとは言えないと思います。
（参考）意図して早朝や深夜に送るケース
あきらかに当日対応できない無茶振りへの対応など、あえてこちらが頑張った印象を演出するため、夜遅くや早朝に送るケースもあります。
しょっちゅうやると恩着せがましいですが、適切に顧客をコントロールするといった意味でも、送る時間は調節しましょう。
＃予約送信
送る時間を調節するといっても、いま送信ボタン押しちゃいたい…という時はあると思います。あとで送ろうとおもって忘れてしまうのが一番最悪です。
そんなときは予約送信を使いましょう。送信するタイミングを予約設定できます。
高頻度で使う場合、常に「◯時00分着」だと機械的すぎて変なので、多少は散らしましょう。
具体的な予約送信の使い方はググってください。
（なお私はこの機能を使ったことがありません。自分で送信ボタンを押さないと逆に不安でして…。）
#自動返信
有給や体調不良で休む日、長期休暇などの期間は、自動返信設定をしておくのが無難です。「休みの日もレスしたい！」って人はそれでもいいですが、基本的には自動返信でOKです。
以下は文面の一例です。
設定方法は使用するメールサービスによって異なると思うので、ググってください。
※ このメールは自動返信によって送信されています。
ご連絡ありがとうございます。
大変恐縮ながら、【◯月◯日～◯月◯日】まで長期休暇をいただいております。
お急ぎのご要件がございましたら、弊社◯◯までご連絡いただければ幸いです。
▼宛先のあれこれ👤
＃宛先に入れるメールアドレス順
このあたりはあまり言い過ぎると「マナー警察」がわいて出てきそうですが、できれば配慮しておきたいです。特に大手企業相手だと、きちんとできていることで信頼感が増す（と勝手に思ってやってます）でしょう。
私の場合、宛先に記入するメールアドレスの順番は以下にしています。
顧客/先方（役職が高い順）
関係者（協力会社や支援パートナー等）
自社（役職が高い順）
メーリスなどの共有用アドレス
とはいえ、アドレス順までわざわざ見ていない方が大半だと思います。
もし順番がバラバラだったからといって、そこまでマイナス印象にもなりません。
ただこういった細部に気を遣えてこそ、一流のビジネスパーソンなのかなとも思います。
※ 偉い順がわからない場合
諦めてあいうえお順にするとか、とくに気にせず予想や感覚でいれてます。
※ 業界別の話
財閥系大手は必須（先方がやってくるので）、大手〜中堅もやっておくと無難、ベンチャーやIT系はあまり気にしない（そもそもメールやり取りが少ない…）、という感覚です。
※ 相手が経営者の場合
若手でこうしたことがちゃんとできていると「良い教育を受けているな」「ちゃんとしているな」と思ってもらえるかもしれません。
＃宛名
株式会社◯◯ ◯◯様
このメール文頭のこれ。
会社名を入れる人、入れない人がいます。私個人的には「入れない派」です。
これは昔、誤送信が社内で流行っていた（ただ事故が多かった笑）ときに、「社名を書かないようにしておけば、事故ったときの被害が少ない」と先輩に教えてもらい、私はいまだにこれを実践しています。
前株（株式会社◯◯）や後株（◯◯株式会社）、を調べるのも手間がかかりますし、何より間違えたときの方が失礼です。
メールの宛名に社名がなくても別に失礼にはならないですし、誤送信やミスのリスクを一切減らすために、私は社名を入れない派です。
＃相手の名前（漢字）がわからないとき
漢字がわからないときはカタカナで書いて送りましょう。特に失礼はないかと思います。
名前の漢字はぜったいに間違えたくありません。
高（ふつうの高い）と髙（はしごだか）、斉藤の「さい」や、渡辺の「なべ」など。これらは十分に注意しましょう。
ミスるとダサいですし、相手のことを気にかけていないのだなとマイナス印象になります。
※ なお私の名前、雄一朗の「朗」は、「郎」とよく間違われます。
なんとも思わないですが、ずっと続くと「あぁ興味ないんだなー」と少ししょんぼりします。
▼コレ良いの？🤔
#絵文字つかっていい ？
やめておきましょう。例：😁👍🙆
当たり前ですが、顔文字もやめましょう。例：m(_ _)m
たまにこのゴメン？を意味しているのか、文末に「ｍｍ」をつけるひとがいます。
どこで覚えたのか全く意味不明ですが、最悪です。メールを送ってる相手は友達ではありません。やめましょう。
#ビックリマークは ？
相手との距離感をつめる場合に、使うケースもあります。
逆に相手が使ってきた場合、温度感をあわせるためにあえて使うときもあります。
普通の句読点が無難ですが、そこまで気にせず使っていいと思います。
#リアクションボタンは ？
メールではなくチャットツールにおいてですが、昨今はこのリアクションボタンが便利です。既読したよのサインにもなりますし、かわいい絵文字を押すと、殺伐とした仕事のなかに多少は安らぎが生まれますよね。
「でもこのリアクションボタン、クライントとのやり取りで多用していいの？」
結論OKでしょう。私も失礼にならない範囲で使っています。もちろん関係性やいわゆるTPOを見極めて…となりますがビジネスシーンでは一般的になっています。
▼その他コラム📚
＃どっちから終わる？
「必ず最後はこちらからレスをして終わるように！」と若いときに教わりましたよね。基本的にこの考え方でOKです。ただ向こうも同じことを考えていると、一生メールの往来が終わりません。
タイミングを見て自分から身を引く…ということもあります。しかし相手が目上の方、クライアントなどの場合はこちらが最後のレスをして終わるように、意識を持っておくと良いかと思います。
＃フォントどうする？
基本的に初期設定でいいと思います。
たまに明朝体の人とかもいますが、いじらずいきましょう。
＃メールの装飾、どこまでOK？
HTMLを使って装飾（ハイライトなど）をする場合があります。
長文メールで目立たせたり、この点は絶対に見落としてほしくない！というときなどに強調表示を使うケースがあります。
個人的には以下で完結できると思います。これ以上の装飾は、見にくかったり、一般的でないため違和感が出てきます。
赤字、青字
太字
蛍光ハイライト（黄色）
これについては、また次回以降のメールの書き方「ライティング編」でも触れようと思います。
👇この記事を書いた人
リバーグループ株式会社 代表取締役 宮川雄一朗
「AI時代だからこそのビジネス基礎力」
新卒や第2新卒などの若手、経営幹部候補生に向けて、ビジネスマンとして必要な基礎スキルやノウハウなどを書きためていってます。
職歴：マクロミル→三井不動産→ワンキャリア→起業。DXの会社やってます。営業経験10年超。全世界のトップティア企業数百社と仕事をしてきた経験が強み。その他経歴詳細を知りたい方はWantedlyやXまで。