Division C Directorの振り返り：COTの実績入力

大したテーマではないのだが、夏と冬のClub Officer Training（クラブ役員研修、COT）への参加実績の入力はDivision Directorの役目になっている。（この記事のカバー画像になっているのは、その入力の際に使用したスプレッドシートの一部のスクリーンショットだ。）

これは、各クラブの充実度の指標としてToastmasters Internationalが管理しているDistinguished Club Program（DCP）で10ある項目の一つ、Trainingで各クラブがポイントを獲得できるかに関わることなので、単純な確認・入力作業ではあるが確実に行う必要がある。

今回、僕は各クラブの役員の参加状況をかなり細かく確認していた。前の記事でもCOTの重要性に触れたが、一人でも多くの役員にCOTに出てほしかったし、DCPでも一つでも多くのポイントを獲得して欲しいと思っていた。DCPはたかが数字ということもできるが、5ポイント以上を獲得することで得られるDistinguished Clubリボン、7ポイント以上で得られるSelect Distinguished Clubリボン、9ポイント以上で得られるPresident's Distingusihed Clubリボンの効果は無視できないと思っている。おおくのクラブではこれらのリボンをクラブのBanner（旗）に縫い付けている。Bannerは毎回のミーティングで会員の目に入るところに掲げることが多いので、会員はリボンのたくさん縫い付けられているBannerを見て自分のクラブが効果的なミーティングを実施してきた歴史に誇りを持つことができるからだ。（たかがリボン、されどリボン）

今回、具体的に何を行ったか？

今回は各Division毎に登録フォームが作成され、その管理画面へのアクセスが全Division Directorに与えられていたので、随時登録状況を確認していた。Division CのCOTは6/24に実施したので早々に出席者の確認はできていたが、次期が早かったために日程調整ができず他のDivisionが担当するCOTに参加するクラブ役員もそれなりの数に上ることが期待されたからだ。

他のDivisionが担当するCOTの登録フォームを随時確認しながら、クラブ毎に何人の役員が参加登録を行っているかを確認し、4人以上の登録がないクラブに対してはArea Directorを通して登録を促してもらった。中には4人の参加がかなわなかったクラブもあったが、８割のクラブで４人以上の役員が参加してくれた。

登録しても実際に出席として扱われるためには、COTの中で共有されるフィードバック用のオンラインフォームのリンクから回答を送信する必要がある。今回は各COTのフィードバックフォームの管理画面へのアクセスが全Division Directorに与えられていたので、他の９Divisionが行うCOTに関してもフィードバックフォームの送信状況を随時確認し、送信が送れているクラブ役員には個別に連絡を取って送信を促した。

自分の所属していないDistrictのCOTへの参加でも参加として認められる仕組みのために、事前に他のDistrictでのCOTに参加予定の役員を把握してその確認も行った。冒頭にも書いたが、その際に使ったスプレッドシートのスクリーンショットをこの記事のカバー画像にしてある。１つの行はあるクラブのある役員の登録・参加状況を表している。Div. C列にはDivision Cの担当したCOTに登録しているかどうかが表示されていて、登録していればYesと表示されるように関数を組んである。これはDivision CのCOTの登録フォームからの回答が自動的に反映されている。Others列には他のDivisionが担当するCOTに登録されている人の情報を一つひとつ拾ってきてて入力してある。その横の
Rgstr列はDiv. C列かOthers列に文字列が入力されていればGoodが表示され、去れていなければ何も表示されないようになっている。つまり、どこかのCOTに登録しているかどうかを一覧できるようにした列ということ。中央にあるDiv. という列は、その役員がDivision CのCOTのフォードバックフォームを送信しているかを、フォームから自動生成されたスプレッドシートを参照して自動的に引っ張ってきている。提出済みなら１と表示される。Otheと見えている列は他のDivision担当のCOTのフィードバックフォームの提出があったかどうかを調べて、提出されていた場合にそのCOTを担当したDivisionの名前を手入力している。Conf.列はDiv列とOthe列のどちらかに文字列があればGoodと表示される仕組み。この表全体がクラブごとにまとめられているので、それぞれのクラブの役員が何人COTに参加したかが一目瞭然になっている。

こんな説明を読みたい人がいるのか？と言われると疑問は大いにあるが(笑)、まぁ、District全体で2回のCOTに少なくとも4人の役員が参加したクラブの割合が50％なのに対してDivision Cでは72.0%（夏のCOTだけだと80％）とかなり高く、District全体で2位だった（1位のDivision Aは72.2%）裏にはこういうからくりがあったというのを今後のDivision Directorが参考にしてもらえたら嬉しいなという淡い淡い期待を込めて書いてみた（そもそもこの記事の存在に気づいてくれる可能性が極めて低いわけでね、、、）