slackTips：メッセージ管理

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slackは流れる、というのはslackユーザーなら一度は感じることだと思います。それを回避するための方法として、slackには「あとで」機能や「canvas」機能がありますが、ここでは「下書き」機能を使った方法を紹介したいと思います。

この方法、実は私が発案者というわけではなく、とある会社に勤務していた際にスタッフが使っていた方法がもとになっています。
いろいろな方に紹介して好評を博しているので、こちらでも。

そもそもの発端

slackはメッセージツールですので、基本的には非同期で業務できるところにメリットがあると思っています。
ときどき「slackは即レス」ルールをお持ちの方がいらっしゃいますが、その場合、その方はだいぶ暇なのか、もしくは常軌を逸して忙しいのだと思っています。

非同期で確認し返信するとはいえ、メッセージがちらっと見えて気になったり、返信するには少し調査が必要だったり、と後で確実に再確認したい場面があります。
そういう場合にslackの「あとで」機能が使えるわけですが、この「あとで」に大量にメッセージがたまってくると、必要なメッセージを探すのが困難になってきます。

そういう状況になったときに件のスタッフにちょっと聞いてみたところ、下記運用をしています！ということでした。

• あとで：ナレッジや参考できるものなど、後で好きな時に見返すもの

• 下書き：返信が必要なもの（とりあえず「あ」とか何でもいいのでスレッドに文字を入力しておく）

下書きの活用例

なんてかしこい！と思ってさっそく取り入れました。
私の場合は、返信すべきものが相当数溜まる状況だったので、下書きには簡単に下記を記載し、見返したときに探しやすいようにしました。

• 返信期限+簡単な内容

• 返信のために調べる必要がありそうなことメモ

• そのときにいったん思いついたアイディアメモ

• 返信後に想定されるアクション

つまり、例えば下記のように書いておきます。

2/1：有給設定について
・システム現状確認
・手計算エクセル分の反映がまだかも？
・調査後、社労士様に連携（期日も伝える）

これによって、将来それに取りかかる際、最初にメッセージを見た瞬間に戻ることができます。
つまり、改めてメッセージを読み返したり、同じ思考を繰り返す必要がなくなり、かつ、そこから改めて補足できるので業務の精度も上がるのです。
もちろん、メッセージを探すのもかなり楽になりますので、時間削減効果はかなりのものです。

この方法が向かないかもしれない人

これまでそれで実際に運用してみて、本当にとてもよい方法なのですが、向かない人もいると思います。
例えば、スタートアップ初期のCEOの場合、ほぼすべての確認事項を一手に引き受けていますので、下書き機能にひたすら蓄積されるだけ、ということにもなりかねません。

そうなると、いくらメモしているとはいえ、探すのにはどうしても時間を要する事態になります。
そういう場合には、slackのメッセージ機能だけで管理するのはあきらめて、canvasでもドキュメントやスプレッドシートでも、場合によってはタスク管理ツールでも使いやすいものに整理しなおす作業が必要かと思います。

流れとしては例えば下記のようなやり方が考えられるかと思います。
少しでもslackメッセージ管理の役に立てれば幸いです。

①業務中は適宜、下書きにためる→返信する
②業務終了前に返信できるものは返信してしまう
③翌日中に解消できるものは下書きに残す
④翌日以降に持ち越しそうなものは別途ツールに転記
　・slackのリンク
　・slack下書きにメモした内容
⑤日々、下書きと転記したツールを確認し対応していく

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