休みの連絡は電話でないとだめなのか？

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昭和世代 vs 令和世代、みたいな比較の分かりやすい例としていろいろなところで見かけるこの話題について私見を述べてみようと思います。
私は昭和の晩年世代で、社会人になったときにスマホはまだありませんでした。

休みの連絡は電話でないとだめなのか？

結論、別に電話でなくてもよいと思います。
正直なところ、そもそもツールが問題になる話題ではないと思っています。

休みの連絡で問題になるのは？

では、何が問題になるのか、ですが、私は「適切な人に適切な時に伝えられるかどうか」だと思います。
そのために電話がその目的を果たすのに最適であれば電話で連絡すべきですし、LINEがベストならLINEで、slackが最善ならslackで連絡するのがよいと思います。

適切な人？適切な時？

では、誰が適切な人で、いつが適切な時か、ですが、これは、一緒に仕事をしている人が何の連絡もなく不在だった場合、どういうことが生じるのか、を考えてみると分かりやすいのではないかと思います。

例えば、オフィス勤務で朝定時に来ていない人がいる場合、単純に心配になります。通勤途中でトラブルがあったのかもしれませんし、その人が一人暮らしであれば家で倒れてる、という可能性も考えられます。
普通はそんな事件はそうそう起きませんので、まあ寝坊かなと思いつつ、気にはかかるものです。

そして、そういう心配事は仕事のパフォーマンスによい影響を与えることはありません。
ですので、「定時の始業前」というのはほとんどの場合に「適切な時」に当たると思います。

上記の場合、理屈で言うと、同じオフィスで働く人全員が「あなたの不在には理由がありトラブルはない」ことを知る必要があります。が、当然、全員に連絡をするというのは愚直すぎます。状況によってはむしろ少し迷惑です。
ですので、上司もしくは管理部署などが「適切な人」になる可能性が高いです。

その上で手段ですが、これは環境により様々です。
いくつか例を挙げてみます。

業務中にチャットツールを使わない環境

１．「適切な人」は業務外にチャットツールで連絡が取れる
→LINEやslackなどその人が業務開始前に確実に確認するツールで早めに連絡し、既読を確認する
→既読がつかなかったり返信がない場合は、朝一で電話をする

２．「適切な人」は業務外にチャットツールで連絡が取れない
● 休みの連絡に加え、緊急の伝達事項もある場合で、深夜等不適切すぎる時間帯でなければ早めに電話をする
● 休みの連絡のみの場合や、時間帯が不適切な場合は、朝一で電話をする

業務中にチャットツールを使う環境だが「適切な人」はリアルタイムでメッセージチェックをしない人

● 休みの連絡に加え、緊急の伝達事項もある場合で、深夜等不適切すぎる時間帯でなければ早めに電話をする
● 休みの連絡のみの場合や、時間帯が不適切な場合は、朝一で電話をする

業務中にチャットツールを使う環境で「適切な人」はリアルタイムでメッセージチェックする人

１．「適切な人」は業務外もチャットツールで連絡が取れる
→LINEやslackなどその人が業務開始前に確実に確認するツールで早めに連絡し、既読を確認する
→既読がつかなかったり返信がない場合は、朝一再度メッセージを送信する
→それでも既読がつかなかったり返信がない場合は電話をする

２．「適切な人」は業務外にはチャットツールで連絡が取れない
● 休みの連絡に加え、緊急の伝達事項もある場合で、深夜等不適切すぎる時間帯でなければ早めに電話をする
● 休みの連絡のみの場合や、時間帯が不適切な場合は、朝一で電話をする

自分が休むことで出る影響を予測し、なるべく業務に支障が出ない方法を選択する

言うまでもなく、状況は事例で挙げきることができないほど多種多様です。
自分の業務内容、自分の業務上の立場・役割、そのときの職場の状況、連絡すべき事項の分量などを鑑み、誰にいつ連絡をすれば業務への影響を最小限に抑えられるかを考えれば、必要な連絡手段は自ずと決定されると思います。

休みの連絡は電話でないとだめなのか、について、あたかもYesやNoの答えがあるかのように楽しむのは一興ですが、実際の仕事の場面では、せっかくある数々の便利ツールを一番賢く使うために、よく考えるのがよいのではないかなと思います。

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