オンラインで、オフライン以上の成果⁉︎ 社員コミュニケーションを促進する社内イベントを企画（1/2)

こんにちは、チームスピリットCC（コーポレートコミュニケーション）チームのタケダです。

チームスピリットでは、コロナ禍以前には社員の団結やコミュニケーション向上を図る目的、また社員への感謝もかね、年に一回箱根などの人気温泉地に合宿にいく習慣がありました。これにより、会社名、サービス名でもある「チームスピリット」を強めることにも繋がっていました。
ちなみに、2018年8月の上場後には、代表が自ら全社員とその家族を招待し、ハワイ旅行をしていたことも！

さて、そんなチームでの団結　”チームスピリット”　 を大事にしていたチームスピリットですが、2019年1月末から世界的に広がったコロナウィルスの影響で、勤務はほぼ完全リモートとなり、社員全員が集まって交流するアクティビティはほぼ皆無となりました。

全社リモートワークへの移行。それに伴うエンゲージメント低下への懸念
リモートワークへの移行は、数年前から「集中作業や創造性を育むための時間」として週一回在宅を推奨していたこともあり、自社のクラウドサービス「TeamSpirit」を活用し、スムーズに進めることができました。
一方で、出社が減り、社員間の雑談やコミュニケーションが難しくなる中で、エンゲージメントの低下が危惧されるようになりました。
この課題、コロナ禍の急なリモートワークの移行で似た悩みを抱えている企業も少なくないのでは？
チームスピリットでは、リモートワーク下であっても、 
・各部署内では密にmtgを実施する
・コロナ禍に入社した新入社員に対しては、毎日オンラインで1on1を行う
・雑談やちょっとした質問をしやすいよう定期的にリモートでもオンライン会議室テムを繋ぎっぱなしにする
など、各チーム毎に、積極的案思考を凝らした取り組みが行われています。

また、全社mtgでは、月に一回は全社がオンラインで集まって経営層のメッセージや考え、会社の現状を知るための、All-Hands mtgも実施されています。

しかし、そんな中でもフルリモート状態の中で、今まで当たり前にできていたオフィスですれ違い時やランチ時の他部署メンバーとの何気ない雑談の機会はなくなり、100〜150人規模のチームスピリットであっても、他部署の場合は新入社員名前は愚か、顔を覚えることも難しい状態になっていました。

実際に、チームスピリットが実施したリモートワークに関する社内アンケートでは、コミュニケーションが足りていないと感じる社内の対象について聞いてみたところによると、
「部門間」が第一位としてあげられ、次いで「経営層と社員間」と、仕事で関わることの少ない他部門や上層部とのコミュニケーション不足を感じている社員が多くいるという結果になりました。

全社員がコミュニケーションを取り合える企画を。
チームスピリットでは、コアバリューの一つに、『Customer Valueカスタマーバリュー（お客様自身気づいていない価値の創造にこだわります。）』を掲げていますが、お客様により良いサービスを提供するためには、社員が日々楽しく満足して働ける環境を提供することが欠かせません。

そこで、実際に社内から寄せられるコミュニケーションの課題を解決すべく、コーポレートコミュニケーションチーム（CCチーム）が中心となり、社員がコミュニケーションを取れる企画を実施することにしました。

企画が始まったのは2021年11月ごろでした。12月に何らかの全社員が参加できるイベントをおこなうことになったのですが、コロナの感染者数も減ってきて落ち着き出していた頃なので、当初は最新の注意をしつつオフィスで実施しようと動き出しました。

企画メンバー集め
最初に行ったのは、一緒に企画してくれるメンバーを集めることでした。
CCチームは、3人しかおらずアイディアの幅もかぎられてしまうこと、また他部署のメンバーも巻き込んだ方が、より各部署のメンバーも興味を持ってイベントに参加してくれる可能性が上がるという考えより、他部署でイベントなどに積極的に関わってくれそうな新旧幅広いメンバーに声をかけてみました。

結果、繁忙期につき参加を辞退した人ももちろん何名かいたものの、最終的には9人の有志が各部署から集まってくれて、トータル12人でイベントの企画をスタートしました。

コロナ感染者の急な増加による企画の変更
企画を立てる前提として、コミュニケーションを高めたいという思いがあったので、コミュニケーションを測りやすいと思われる、リアルでのイベントを想定していました。しかし12月初旬ごろから、再びコロナ感染者の増加の可能性が高まるにつれ、何度もチーム内で開催形式について話合いをすることに。

「できるだけリアルで」、という声も上がっていたものの、最終的には安全性を最優先し、最終的に、基本オンラインでの開催として、仕事の関係で出社している社員のみリアル参加、のオンラインとリアル参加のハイブリッドで企画することになりました。

オンラインとリアル。ハイブリッドで工数を掛けすぎず楽しめる企画とは？
オンラインとリアルで参加するメンバーが楽しめる企画について、企画チームで話し合いました。
結果最初に候補に上がったのは、主に以下の4つ。
・ビンゴ
・クイズ
・動画
・ケーキ入刀
しかし最終的に、ビンゴは、オンラインの各家庭へビンゴの紙の配送や、もしくは専用のシステムを使わなくてはならず、手間が多くかかってしまうことからキャンセルに、
またケーキも、リアルの一部の人しか楽しめない可能性があるので、今回はキャンセルとなり、最終的に、
・クイズ
・動画
の2つをメインのコンテンツとしました。

各コンテンツは、チームを分けて企画を実施しました。クイズ企画チームはクイズ企画チームで、動画チームは動画チームで、その他チーム分けのためのチームも作り、それぞれが必要に応じてオンラインmtgを実施し、調整をすすめました。

全社員が楽しめるクイズとは？
クイズ企画チームは、オンラインとオフライン全社員が楽しめるクイズとして、
・社員を問題の中に入れる
・入社年月の長い社員から浅い社員まで程よくクイズに入れる
・リアル出社予定の社員もうまく絡めるように、オフィスに関する問題をいれる
と工夫をこらしたクイズを作成しました。

クイズは、事後のアンケートでも最も好評なコンテンツの一つで、工夫を凝らした内容は、最終的に社員の交流を促進した重要な要素となりました。

クイズのチーム分け問題
クイズはチーム戦で行う形式としたため、チーム分けも重要でした。チームは、
・当日その場でZoomの機能を使ってランダムに分ける
・入社年月の長い社員から浅い社員まで、部署も考慮し事前に分けておく
の2つで案がわれましたが、最終的に、「部署の垣根を超えてコミュニケーションを深めてほしい」という思いに立ち帰り、最終的に後者にしました。

チームは、9人前後のメンバーで作り、事前に取ったアンケートから、オンライン参加者と、オフライン参加者が必ず混じる、また部署や役職も程よく混じる構成で、社歴の長い社員（企画メンバー）が中心となり調整してくれました。
また、チームにはぞれぞれ事前にリーダーを決めて、当日発表という形をとることにしました。

景品って大事？
クイズの正解に合わせ、景品を準備するかについても話合いました。年末のクリスマスパーティーということもあり、せっかくなら
「何かみんなが欲しくなる大きなプレゼントを」
という声もあった一方で
「プレゼントやお金で釣るのはちょっと意図とは違うのでは」
という声もでていました。

話し合った結果、「コミュニケーションを大事にする」ということに立ち帰り、商品は、ランキングに合わせて予算の違うチーム毎のオンラインランチとすることにしました。

また、追加で役員から寄付していただいたお金は、上位3チームにアマゾンギフト券を送る費用として使わせていただきました。

役員に対して、社員が親しみを持ってもらう動画
事前のコミュニケーション課題として挙げられていた「役員と社員の距離」を縮めるため、CCチームのリーダーである荻島将平が先導を取り、役員にユニークなことをしてもらう動画を制作しました。周りは、「そんなこと本当に役員のあの人たちがやってくれるのか・・・」と心配していましたが、依頼された役員は思いの他ノリノリで動画撮影のためにコスプレや演技をしてくれました。

宅配ケータリングを使おう
バラバラの場所から参加する形式なので、「せめて何かの形で一体感を作りたい」という目的から、離れていても同じ時間にみんなで同じものを食べることに重きを置き、宅配のケータリングを利用することにしました。

今回私たちが使ったケータリングは、自身で、最終好きなコースと配達日、住所をフォームに入力してもらうものを選択しました。

トラブルとして、事前に社内で事前に行った参加可否による参加予定人数より、実際にケータリングをシステムから申し込んだ人数が増えてしまい最終調整が大変だったものの、最終的にはケータリングも多くの参加者に喜んでもらえることができました。

また、ケータリングには、「格付けチェックボックス」という、味だけで食材を当てるクイズができるセットがついていたのでこちらもチーム対抗クイズの質問の中に加え、各自盛り上がってくれたようです。

さて次回は、チームスピリットが初めて行った、オンラインとリアル出社のメンバーが混ざり合う、ハイブリッドクリスマスパーティーオの開催の様子をご紹介します！
お楽しみに！