「ライター交流会」のやり方　02

前回、「『ライター交流会』のやり方　01」を書きましたが、おさらいとして、

・参加規模の調査・把握
・集まりやすい場所の選定（価格・広さ・設備・規約）
・テーマ（交流だけ・スキルアップ・悩み相談・ゲストを呼ぶ、etc.）

を、まずどんなもんか調べてみましょうというところまでしました。

今回はもう少し細かいところを。

「そこそこの人数規模が集まりそう」となったら、会場の選定となりますが、交流会がどんな時間帯にはじまって、どんなタイムスケジュールで、どうやって後片付けをして帰るか、を紙に書いたりしてみましょう。抑えた時間がわかれば会場代もわかってくるかと思います。

会場が飲食持ち込み可能であれば、ケータリングやドリンクの用意を。これは、その街によって業者さんも違うと思うので、配送可能な酒屋さん（カクヤス的な）に聞いてみましょう。さらに、夜に開催するのであれば軽食を、午後イチであればお菓子をドン・キホーテなどに買い出しといった具合で。

あと、大事なのが「誰が主催なのか」という立ち位置について。みなさんいい大人かと思いますので、言うまでもないのですが、主催者が、手伝ってくれるスタッフに何を任せて、ゲストにどういう条件で何をお願いするのか、お願いする側の立場と責任を意識すること。会場費や飲食物代を立て替えなければならないこともあり、チケットを購入した人がドタキャンすれば、さらに赤字に陥ることも考えられます。

スタッフが複数人いる場合、意見をまとめることも大事ですが、迷ったときに「今回はこうしましょう。今回できなかったことは次回チャレンジしてみましょう」と決めることも大事です。あれもこれもコンテンツを詰め込むと時間が足りなかったり、会自体がフワフワします。

もし、主催ではなく、サポートする側に立ったとして、意見が通らなければ違う機会に自分で主催してみれば良いだけです。意見をもらった側も冷静に会が良くなることを意識して、耳を傾けてみましょう。そのとおりじゃなくても良いところに着地点を見つけるのも、良いものですよ。あと不安要素があるときは、主催者といえども協力してくれるスタッフに相談することだと思います。

「お金」について。
会場費・飲み物代・お菓子代・ゲスト謝礼（これは次回）など、お金がかかりますよね。これら経費を合計して、参加人数で割ると、なんとなくチケット代が見えてくると思います。会場に入れる人数（広くなるほど高くなるのは必然）から規模感が見えてくるかと思います。

余ったら、
・飲み会に回す（コース代が下がり感謝されます）
・スタッフのギャラとして分配（次回開催への予算として使ったり）
・ゲストへの報酬を上乗せ　などなど色々使いみちはあると思います。

これ、個人でやられている方は事業ではないので、立て替えたり、お釣りを用意したりと、ドキドキするかもしれません。手書きの領収書がほしい参加者もいます。これはまた次回以降に。

ということで今回は
・タイムスケジュールのシミュレーション（テーマどおりいくかどうか）
・飲食物の準備が必要かどうか（業者の調査）
・主催として人にお願いすること（責任）
・規模や経費からチケット価格を設定すること
（01）
・参加規模の調査・把握
・集まりやすい場所の選定（価格・広さ・設備・規約）
・テーマ（交流だけ・スキルアップ・悩み相談・ゲストを呼ぶ、etc.）

といった点について書いてみました。
まだ続きますのでお楽しみに！