接客業が夜勤のためにNotionでチェックリストを作ってみた。プラットフォームを選ばず利用可能な万能ToDoメモアプリ
皆さまこんにちは、スキモノチャンネルです。
私は接客業でナイト勤務(夜勤)をしています。夜勤以外の時間は、撮影に行ったり別の仕事をしています。
私の夜勤では細かい事務作業が沢山ありますが、中でも会計処理のためのチェック項目が多いです。ここでミスしてしまうと、会計全体のバランスが合わなくなってしまうので、非常に重要な作業です。
初めはエクセルで表を作って書き込んでいましたが、Notionという素晴らしいアプリに出会ったので、これを主な使用目的とするために現在併用している最中です。
コンプライアンス上の問題がありますので、オリジナルではなく今回のnote用に修正したものを使って紹介させていただこうと思っています。
まず、出勤時のチェック項目です。
出勤時間・体温・天気などをチェック、記入していきます。出勤時に関わりのある社員については、Todo Listを利用してチェックします。社員名の横には電話番号を記載しておき、緊急連絡が必要な場合にすぐに確認が取れるようにしています。必要なときに限って社員名簿などが見つからないことが多いからです。
Notionでは、日誌の元となる雛形を作っておき、テンプレート登録してあります。これをクリックすると当日用に日記が一つできるので、日付を修正してから書き出すことができます。いちいちオリジナルをコピーして名前を修正してなんてことがなくなるので、この機能は大変便利ですね。
引継ぎ事項ももれなく記載しておきます。細かく記入すればするほど、後から検索しやすくなり、便利に使えるようになるからです。
次に各部門の売上を入力していきますが、Notionはワークシートとかスプレッドシートのような機能＝Table機能があるため、これを利用します。ここで簡単な集計やグループ分けなども行うことができます。手書きで行っている作業と併用すればクロスチェックとなり、ミスが少なくなり正確性が増します。
その他にやらなければいけない仕事はTodoでは数が多すぎて見渡すのが大変なので、少しずつに分類して、Board機能というカンバン方式のTASK機能を使います。ステータスでいくつかに分けることができるので、私は「バッチ前」、「バッチ後」、「終了」としておき、バッチ前に行う作業を「終了」ステータスに変更しながら作業していけば、バッチ作業に入ることができます。
バッチ作業と関係ない事務作業や、夜勤中に起きた出来事などは、箇条書きで要点をメモしておきます。先程も書きましたが、データベース機能も持ち合わせているので、後から検索しやすくなります。
Notionの良いところですが、使うプラットフォームを選ばず、色々なデバイスから使えますし、台数制限もありませんので、本当に便利に使えます。私は、ipad、iPhone、WindowsPCx2台から接続できるようになっていて、いつでも情報を引き出して使えるようにしています。
作業中はiPadやiPhoneが便利ですし、このようなブログを書くときなどはノートPCが大変便利です。
無料で使える上、修正変更はほぼ即座に更新され、すぐに別のデバイスから新しい情報を見ることが可能です。
先程のBoard機能(カンバン機能)を使いますと、やり残している作業がひと目で分かりますので、便利です。最後にテキストで出来事や感想のまとめを書いておけば、ナイト日誌が完了します。
私は夜勤についての例を交えて説明させていただきましたが、他にも施設案内や周辺地域の情報などをまとめてデータベース化しています。私が勤務している職場からあの施設までは車で何分だとか、営業時間やwebアドレス、電話番号などがリンクされていますので、スマホからのアクセスですと、すぐに確認の電話も取ることができます。
今後はデータベースの内容を充実させ、正確にアップデートしていくことですね。また、社員感で連携できるようにしていきたいです。プライベートとビジネスでワークスペースを分けることができるのも、このNotionの魅力でもありますね。
次回は、Notionと手帳との連携や使い方についてご紹介していきたいと思います。ロルバーンやA５サイズの手帳、メモ用紙などどのように組み合わせると便利なのかを考察します。また、ルーズリーフも便利なので、オリジナルリフィルを交えながらお話します。ミニサイズの電卓も便利なので、組み合わせもご紹介したいです。
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