会社の会議って意味ある？

どーも、まさきです。

仕事をしていると、日々色んな会議が開かれていますよね。
定例会議なんて無駄な会議をしていませんか？
諸外国と比べて日本は生産性が低いと言われ続けてどれくらいの時がたったのでしょうか。
仕事の生産性は上がっていますか？
長時間労働は減っていますか？
残業や休暇にばかり注目が集まりますが、実は私たち、会議にかなりの時間を費やしています。
平社員で、一週間平均３時間、係長クラスで６時間、部長クラスで８時間も会議をしていると言われています。
会議という名のもとに集まって、意味のないおしゃべりをして、結論も出さずに終わっていませんか？
そんな無駄な会議を紐解いていきましょう。

目的が無い、または会議が目的

議題が無くても「定例会議」開かれていませんか？
誰かが何曜日の何時は「定例会議」と決めたから、ただただなんとなく繰り返されている、、、
これって、会議を開くことに意味があって、それ以外に意味がありませんね。
報告会議も同様です。今の時代社内チャットなどで、情報共有すればいいのです。
会議に費やされる時間と労力が本当に無駄な例です。そもそも集まるべきではない会議です。

時間を守らない

始業時間や会議の開始時間にはとってもうるさい日本の会社。しかし終了時間にはかなりルーズ。海外では残業する人間は、時間内に仕事が終わらせられない無能な奴と思われます。
議論が下手な日本人は、あっちこっちにテーマが脱線したり、話が盛り上がりすぎたり、、、
会議がだらだら続くのは、会議の時間割が決まっていないから。
どこまでの結論に達したら次の議題に行くなり終了するなり、事前に決めておくことが重要です。

ただの進捗状況の報告や確認の場所

部下から上司が報告を聞くだけ、逆に上司から部下への連絡を聞くだけ。
さらに資料をひたすら読み上げるだけの会議、意味ないですよね。会議でやる必要ありません。
会議とは本来、情報や意見交換の場所です。
ただただ本読みを聞かされているような会議は、集まった人たちのエネルギーを吸い取るだけです。

やたらと資料が多い

会議の目的が明確でない場合、多めに資料を集めてきてしまいます。
人数分コピーしたり、クリップしたり、事前準備も大変です。
ダメな資料の代表的なものは、正しいデータや論拠ではなく「意見が書かれた資料」です。客観的なデータなどが書かれていない会議資料は、説得力がありません。
そして「報告だけの資料」です。
過去の事ばかり会議中に話しても意味がありません。
今後の対策や、議題の解決法など、前向きな会議資料は意味があります。
さらに、資料を作った人にしかわからない「自己満足の資料」です。
作成者こだわりのレイアウトや色付け、訳の分からない文章など、周りの人間は置いてけぼりです。資料を読み込むには、時間や労力を使います。資料が見る人のために作りましょう。そしてなるべくシンプルに、無駄な情報は省きましょう。

参加する必要のない人がいる

参加人数が多いと、一人当たりの発言する機会が少なくなってしまいます。そしてよく発言する人はだいたい2､３人に絞られます。発言できていないメンバーは、この議題に関して答えられないから発言できていないのか、ただた引っ込み思案で発言できていないのか、見極める必要があります。
議題に関係のない人は、その会議にでる必要のない人。通常業務に戻ってもらったほうがいいです。
内向的で発言できない人は、少人数であれば発言するかもしれません。ここで進行役の方が、参加者全員に意見を言いやすいように会議を回す、これができれば活発に意見交換ができます。

会議のゴールがない

議論が盛り上がることはいいことです。しかしそもそも何を決めたいのか分からない会議は時間の無駄。
結局何も決まらず「次の会議で続きを協議しましょう」で終わってしまう。
会議の初めに、参加者に「終了条件」を具体的に説明して、そこに向かって進行するのが良い会議です。
ゴールが決まれば次に「した方がいい事」「したい事」なども提示します。
このように終了条件を設定すれば、話が脱線することもなく、質の高い議論が展開されるでしょう。

アイデアは一人で考えると出てくるもの

ブレインストーミングという言葉を聞いたことがありますか？
会議の手法の一つで、みんなでアイデアを出し合い刺激しあい、創造的な発想を生むのが目的です。
しかしこの方法、実は意外とアイデアが生まれないそうです。
アイデアは一人でじっくり感がて生まれてくるもの。会議はそのアイデアを発表する場に適しています。会議でアイデアが生まれない理由は、他者からの評価が不安だから。
それを払拭するためにも、無記名の紙に事前にアイデアを記入してもらって、会議の際にそれらをみんなで精査するのが、実はベストな方法なんです。

職場内の仲間意識を大切に考えてきた日本の企業文化ですが、そろそろ転換期にきています。もちろんチームの結束は重要です。しかし「みんなで話すこと」「ただ集まること」に意味はありません。思い切って「会議を開かない」という選択肢もありかもしれません。
無駄な会議を無くして、生産性をあげていきましょう。

それでは、また！